用Excel管理項目進度，用這個模版就夠了！

若遇到一下這個場景，估計大伙兒都不知從何下手：

「小王，我們下周二有個培訓要跟蹤一下，回來要轉化成課程再下周五分享。」

「好的，我記一下。」

「別急，還有呢：下周五要做共創會，國慶回來第二周開全體會議要籌備，第三周要做第一次辦公技能培訓和新人培訓第二次回爐，你記得預留前期時間，別打架。」

啊 ~ 當工作事項很多時，即使記錄到日程記錄表仍然是密密麻麻的一片，還是不知道該哪天開始準備什麼！腦子裡好混亂！

老闆，怎麼辦？

你需要一張甘特圖！

什麼是甘特圖？

就是甘特先森發明的，讓你看一眼就知道哪天該幹什麼的圖，它長這樣：

在推進比較複雜的工作事項、項目工作時，經常會用它來展示每一項工作的進度情況，一頁張表、一頁紙就能俯瞰全局。

那麼問題來了，這種圖怎麼做呢？

經歷過大項目的老司機可能會說用Project，可是不是每個人電腦上都有Project軟體。所以更普遍的情況是直接在Excel表裡製作。

「聽說隔壁小王不會畫甘特圖，然後就……」

「畫？怎麼畫？」

「製作一個框架表，然後插入形狀，然後調整寬度，修改顏色邊框；然後再插入一個形狀調整寬度，調整寬度…難道不是這樣做嗎？」

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用不著自己辛辛苦苦的全部進度畫一遍，在Excel里，你只需要輸入時間節點的數據就可以了，它會自己生成！

下面就帶你看看，如何利用Excel自帶的模版，管理工作進度。甘特圖不用自己做，會用就好！

1.找到模版

不僅是PPT有模版，在Excel2016中，打開軟體，或者點【文件】-【新建】，也能看到一大堆現成的模版。

在新建面板頂部的搜索框內輸入甘特圖，按下Enter進行搜索。就能找到這個模版：

2.創建文件

在搜索結果中，點擊惟一可選的模版，創建 一個Excel表格文件。

在表格中，把標題改成實際的項目名稱：

3.修改活動條目內容

甘特圖是項目管理的利器。把項目分解成合適的步驟是非常關鍵的一步。分解完成後，將內容輸入甘特圖活動列。

4.修改項目起止時間

在這個模板中，只有當月的日期。例如，現在是10月份，第一項工作計劃從 10 月1日開始，用3天完成。那我們只需要在計劃開始時間輸入數字1，在計劃工期中輸入3，模版就會自動生成右邊的進度條。

假如這項工作實際是從10月2日開始，用了4天時間才完成。那就可以在實際開始時間和實際工期中分別輸入數字2和4：

這樣做的好處是，你在製作前，只需要記住關鍵節點的時間，圖形自動生成。生成之後，可以再根據實際情況進行調整。

需要特別留意的是，計劃工期並非指整個項目從計划到實施需要多久，而是指活動本身持續時間。所以使用時，如果是項目內部任務拆解，順勢寫下每個準備項目即可。如果在一個圖內需要體現多個項目，則可以用項目名稱-任務名稱的命名方式，便於任務表的理解。

5.修改項目完成百分比

這個模版特別之處，在於我們可以直接填入完成百分比，在右邊就能看出完成的進度，一目了然。橙色實色顯示的超過計劃完成的部分。

6.修改當前日期

想對比當天的日期，看看進度如何？

點擊周期突出顯示旁邊的數字，從下拉列表選擇一個日期。比如今天是10月8日，選擇數字8，在進度區域就能看到一個縱向、淺橙色突出顯示的列。

哪些落後進度，哪些正在進行，哪些延期，盡在掌握。

7.跨越項目怎麼辦？

你仔細看這個模版，31後面是什麼？是32！...一直到60！

所以這是一份以60天為周期的甘特圖規劃：2個月以內的事，用甘特圖規劃正好。而2個月以外的，考慮到各種實施中的變化，項目複雜度來說，還真不太適合用這個表格來規劃。還是先放在日曆上吧！（我猜Excel是這樣想的）

那既然不是對應日期，你為什麼說9月1日開始的在計劃開始時間填1？

因為方便啊！我們當然也可以在甘特圖中，手動把1、2、3...改為對應的日曆日期，不過，其實不改，也能理解。

怎樣，如果滿分100分，你會給這個模版打幾分？你覺得哪裡能派上用場呢？

總結

其實這個模版給我的最大啟發，並不是它到底實用性有多少，畢竟每個人的工作習慣、應用場景和需求不一樣。但是，從這個模版，人人都能學到：

組合運用Excel的基礎功能，可以讓工作中重複的操作自動化完成，想想你一個一個畫形狀的過程吧。只要你的想像力夠豐富、基本功夠紮實，就能把Excel用得出神入化；

模版的配色看著真舒服，版面乾淨清爽，看起來就很專業啊。哪裡用顏色、哪裡用線框、哪裡不用、配色少但乾淨利落。

除了甘特圖，Excel2016還有很多模版，譬如開學必備課程表，譬如日程表，譬如跑步日誌，理財計劃......都挖出來看一看，這些表格結構是怎麼設計的？怎麼配色的，用到了哪些功能，怎麼把這些功能組合運用，形成整體的自動化模版？拆解一遍，無形中提升了對Excel技巧的全面認知。

而且，很多模版稍微改一改就可以用了呢。

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