使用Access和Excel之間的選擇理由
在很多學習Access的新手都是從學習Excel轉過來的。有的人是因為當Excel數據量大，會卡頓，想更換更好的工具；有的即因為有些問題excel處理不了，而選擇Access。從表面上，它們都是可以存儲數據，且在表格中輸入數據，所以這兩個程序看起來很相似。所以也有很多人會直接把Access當Excel用。
而事實並不是這樣的。excel和Access有本質上的區別。當你確定應使用Access還是excel的時候。應該先考慮一個問題：您需要將數據組織成關係數據結構還是平面數據結構？
可能你會覺得這些術語艱澀難懂，但是不要被它們嚇倒。確定結構並不難，後面會介紹如何在這兩種類型之間選擇：
Access是為處理關係數據而設計的，而Excel最適於平面數據結構。
關係數據結構將信息劃分為邏輯塊，並將每個塊放在單獨的表中。例如，銷售資料庫通常將客戶相關信息（他們的姓名、地址和其他重要事實）放在一個表中，將客戶購買相關信息放在另一個表中。按這種方式組織數據可讓數據功能強大。
關係數據結構具有許多優點：
通過它，您可以回答重要的業務問題，如上周購買產品最多（或最少）的人員。此外，使用單獨的表，您可以更輕鬆地管理數據，因為每個表只包含部分信息。最後，關係結構幫助保持信息準確，因為您可以防止用戶在錯誤的表中輸入數據。
與關係數據結構相反，平面數據結構是一個與其他數據無關的簡單列表。例如，雜貨列表是一個平面文件，您的親朋好友列表也是一個平面文件。只要信息量不大，平面數據結構很容易創建，也很容易維護。
簡單列表在Excel中非常適宜。事實上，Excel是為創建和維護平面文件而設計的。
提醒一下，關係結構中的每個表也是平面文件。例如，在典型的銷售資料庫中，一個表包含客戶列表，另一個表包含訂單列表。結構類型之間的唯一真正差異是：對於平面文件，您不需要將一個列表中的數據與另一列表中的數據相關。每個列表自身也非常有用。
如何判斷是否需要關係結構呢？方法是再回答幾個問題：
第一，是否有許多重複數據？例如，是否需要不斷輸入城市或省份的名稱？如果是這樣，您可以將這些重複數據放在另一個表中，並創建關係結構。這樣做可以節省時間和工作量，因為不必在每次創建新記錄時重新輸入相同信息。
第二，是否想要跟蹤操作或活動？例如，是否想要跟蹤銷售或客戶投訴？每當您需要跟蹤操作時，關係數據結構通常最為適宜。如果對於這些類型的問題，您的答案是「否」，或者您的數據量較小，並不介意查看重複信息，那麼請使用平面結構。雖然數據結構很重要，但是它們並不是選擇Access或Excel的唯一理由。
還有一些問題可幫助您在這兩個程序之間進行選擇：
第一，需要存儲和管理數據，還是需要分析數據？如果存儲是主要目標，請使用Access；如果要進行分析，請使用Excel。
第二，是否有很多數據？例如，Excel工作表是否太大，難以使用？如果是這樣，即使您有平面數據，Access也可以讓您的信息更易於查找。
數據主要是文本還是數字？Access可以在單個資料庫中存儲大量文本，可達2GB，而Excel是為存儲數字並對這些數字執行複雜計算而設計的。
以下是使用Access或者Excel的其他一些理由：
是否需要幫助用戶輸入數據？例如，有些用戶在單元格網格中輸入數據時感到困難。使用Access，您可以通過以下方式解決該問題：創建數據輸入窗體，使準確地輸入數據更容易。
用戶是否需要報表？使用Access，您可以創建用戶隨時可以運行的報表。
當您需要讓多個用戶同時處理數據時，Access也是更好的選擇。多個用戶可以處理相同數據，因為當某個用戶更改某個記錄時，Access僅會鎖定該記錄。您可以與多個用戶共享Excel工作簿，但是當用戶在不同的時間更改Excel中的數據時，該過程最為適宜。
如果需要連接到多個數據源，並且直接在這些數據源中編輯數據，則Access是最佳選擇。您可以使用Excel查看外部數據，但不能更改該數據。
什麼時候適合使用Excel呢？處理數字的時候！您可以運行複雜的假設分析模型和成本效益分析，而在Access中無法實現。
是否需要數據透視表？數據透視表是指您可以在其中旋轉行和列並查看不同的數據匯總的互動式表。通過Excel，您可以更輕鬆地處理數據透視表以及基於這些表的數據透視圖。
是否需要使用圖表或數據條直觀地傳達信息？Excel是理想工具。
最後，並非所有人都有Access，並且並非所有人都知道如何使用它。您的同事可能更喜歡Excel。
Access和Excel很多時候都可以代替使用，很多功能大家都可以互相做到。但是我們選擇的是最方便處理的
更多文章請查看：www.office-cn.net
TAG:Access交流 |