如何更能節約團拜會所需時間和資金

如今很多企業都很注重對外的形象，因為對於外在的事情非常重視，而年會更能體現。因此成都年會策劃公司應塑造主辦方的親和力，使得企業與員工和社會各界等方面的溝通變得更加暢通了。但是舉辦一個年會需要多少資金是很多年會主辦方通常比較在乎的一個問題。這個數目是沒有絕對的，年會策劃的策劃成本取決於年會檔次的高低和年會現場所需用品的多少。需要的年會用品越多，策劃成本也隨之上漲，然後就是在年會策劃成本也與年會現場所需要的主持、禮儀、模特及其演員等人員有關。如果年會現場所需禮儀小姐較多的話、或年會的表演節目較多，那麼相應的策劃策劃成本也是會相應的增加。所以作為有經驗的成都年會策劃公司員工，認為企業在選擇年會策劃公司時應該避免以下方面增加成本：

一、盲目選擇所謂的知名策劃公司：據我所知有很多企業在選擇策劃公司時，只選所謂的知名策劃公司，比如那些在全國各地都有分公司的年會策劃公司，但是這些策劃公司只要一有名氣，就會出現問題，因為年會策劃公司與那些傳統的廣告公司、公關公司不一樣，是屬於策略型公司，因為公司越大，所以需要的策劃資源不能充分提供，這些名氣大的策劃公司的模式通常是：用幾套模板，讓員工填空，成了流水線，根本就沒有特色，所以，主辦方要學會選擇最適合的年會策劃公司才是最關鍵的，而不是盲目的看所謂的名氣。

二、成都年會策劃公司認為專業的策劃公司應該把策劃方向劃分為年會策劃和年會執行兩個部分。比如成都年會策劃公司的運作模式一般是這樣的：首先是相關的成都年會策劃人員負責和主辦方進行溝通，了解所需要表達額年會主旨和大體的內容。而所謂年會執行就是是由相關的執行人員默契的現場布置與配合來完成年會舉辦的所有流程。

然後就是關於年會活動的相關演藝部分，包括歌舞團配置、樂器類的報價。這些具體的價格清單都會在成都年會策劃公司的策劃策劃清單中體現出來。各個明細部分也會呈現出來的。價格雖然是列出來了，但是年會現場的相關服務卻也不會差的。比如在舉行的年會的現場，成都年會策劃公司一定會安排專人負責邀請嘉賓的接待服務工作。

此外在策劃成本中佔據比例較大的一項就是年會舞台的搭建了，然而搭建一個成功的年會現場並沒有想像中那麼簡單，在搭建和聯繫到燈光音響設備前需要做很多各種各樣的準備：考慮搭建什麼類型的年會是首當其衝的，是會展公司的，研討公司的，銷售公司的，房地產公司的，還是某產品的新品發布會等。有了所要搭建的年會現場的類型後，隨之就要聯繫燈光音響設備租賃方了，接下來就得想到舞台、桁架、背景板的該怎麼布置了。就像該 選哪類舞台音箱，舞檯燈光的選擇，視頻的選擇，桌椅的選擇，遮陽傘的選擇等。

最後成都年會策劃公司為了方便年會主辦方節約時間和資金，建議主辦方們還是把年會交給專業的年會策劃公司來策劃和安排，因為專業的年會策劃公司更清楚需要年會現場需要哪些用品、年會執行有哪些程序，成都年會策劃人員也比較的清楚，同時還能提前讓成都年會策劃公司做一個年會舉辦的具體策劃成本清單作為企業的預算。

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