掌握七個小技巧,做好電話溝通!給領導留下個好印象!
在職場中,不管哪個行業,什麼崗位,都離不開溝通二字!尤其在快節奏的今天,很多問題都通過電話處理,那麼,電話溝通的處理技巧顯得尤為重要!那麼,你知道如何溝通嗎?
反正,我經常處於這樣的狀況,掛掉電話,會後悔,說這樣溝通也許效果會更好!每次都是這樣的循環!經過十年的歷練,我終結了一下一個小技巧,希望能夠幫助到你,讓你溝通更加高效!
一、打電話之前一定要打好腹稿
打好腹稿就是要明確電話溝通的目的,對方會有什麼樣的反應,如何應對。
舉個簡單例子,本地有客戶要上門拜訪,上級領導讓你確認對方拜訪的時間,如果你以為真的只是確認時間那麼簡單,那就會給自己留下很多後患。
首先,這次電話溝通的目的不僅僅是確認時間,而是如何順利的讓客戶完成拜訪,確認時間只是其中一部分,對方如果是開車來的話,很有可能會在電話中諮詢如何停車,如果是乘坐公共交通,那麼就會問在哪個站點比較方便。你的每一次電話都代表著公司形象,打好腹稿讓你更有效的完成電話溝通。
二、不要在休息時間打電話
休息時間,他為什麼要接你電話?所有電話溝通,盡量在上班時間完成,休息時間不要打電話,特指中午的休息時間。除非十萬火急,我很少在中午的休息時間打電話。很多公司都有午休的習慣,就算對方沒有在午休,也有可能在吃午飯。無論哪種情況,都是電話溝通非常不好的環境。
三、盡量在五分鐘內完成電話溝通
職場上的通話,講究效率,天馬行空通話時間越長,反而越沒效率。簡言之,大家的時間都很寶貴,對方還有一大堆事,你想浪費時間,人家不一定願意呢。所以,盡量言簡意賅,正確表達訴求。
四、第一聲很重要
標準的第一句通話應該是:「你好,我是XX公司的XX」,你的聲音沒有那麼獨特,不要苛求大家一聽到聲音就知道是你,反正對方也會問,何不在一開始就自報家門?在你啪啦啪啦說了一堆之後,對方再問一句你是誰啊,你前面說過的話等於是白說了。
五、保持愉快的心情
沒有人願意接受負能量,大家都想跟陽光積極的人一起共事。如果你心情不好,請擺正了心態再去打電話或者接電話,畢竟電話僅僅靠聲音交流,你的壞心情會通過電話線傳導到另一端,就算你有很正常的訴求,對方也會打折扣。
六、做好記錄
爛筆頭勝過好記性,電話溝通要做好記錄,尤其是需要後續跟蹤的電話溝通,一定要做好記錄。時間久了,或者忙碌起來,你不一定記得當初電話溝通的內容,做好記錄是個很好的習慣。
七、掛電話的禮貌
講完就掛電話是相當沒禮貌的事情,結束交談時,客氣地講一聲「再見」或者「就這樣吧」,更能體現你的涵養。
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