ERP系統下會計處理的常見誤區

最快速的個人價值提升

最應當了解的行業知識

最熱門的管理會計動態

最新的考試資訊

關注我們

CMA

微 信 號：chinacma

小編微信號：cma9012

一：ERP就是無紙化，不需要單據？

Erp下是否意味著企業任何憑據無紙化呢？筆者曾接觸的erp企業，實施半年了，供應鏈環節的都沒有單據。問銷售出庫單是否有保存回簽的客戶簽收單，出庫人員說:「erp下都是無紙化辦公啊，系統中的明細非常清楚，哪天發貨的，發票信息，物流信息，條形碼等等，一查就知道。」我心想可是沒有紙質單據回簽回來，哪天客戶不認賬咋辦？後來不就果然幾家客戶就發生了不認賬的情況，而企業又拿不出出庫回簽單。如果說出庫單人員沒有單據意識，是因為沒有認識到單據的重要性，但是結果發現財務人員也沒有單據意識。除了日常的發票外，其他的單據完全依靠系統單據，且會計憑證下後面沒有附任何單據，說是都在系統里。

erp下單據的問題，和一些erp企業財務溝通過，大家普遍不太重視單據。不管是上市公司還是非上市公司都存在單據不完善的問題。比如隨便檢索了一家上市公司涉及erp系統下單據的整改報告，新疆金鳳科技股份有限公司，關於中國證監會新疆監管局現場巡檢意見的整改報告。（ 2010 年 03 月 04 日）問題：2、 存在核算依據不充分、記賬憑證未附原始憑證的不規範情況。如公司全資子公司北京金風科創有限公司預提費用未附原始憑證， 2008-2009 年 6 月原材料入庫、自製半成品出入庫等均未附原始出入庫單，僅在公司 ERP 系統中進行登記。公司本部 2008 年 8 月 1264 號憑證委託外單位加工物資，金額 6593 萬元，未附出庫單、加工合同及審批程序等原始憑證；2008年 8 月 1283 及 1284 號憑證，研發部門領用材料未附出庫單等任何原始憑據。北京天潤投資有限公司部分報銷原始憑證使用鉛筆。整改：2、 公司部分記賬憑證未附原始憑證，多為 ERP 倉存系統中物料的入庫、領出等相關單據，財務人員在倉存系統中生成機制憑證時，由於附件張數太多，系統中有相應單據，財務人員未及時列印粘貼，造成原始憑證不完整，目前上述會計憑證後未附附件及調賬說明等事項已更正，今後公司將加強財務人員日常工作管理，規範原始憑證的處理，保證原始憑證的及時性和完整性。

二：會計處理按照模板來不是按準則來？

在erp系統下，日常的會計分錄都可以過模板設置，實現自動化生成。其處理機制就是供應鏈各環節，在每一個環節上，根據實際業務輸入/下推相關單據，然後憑證模板設置抓取各類單據在會計上需要的關鍵信息，最後分錄就自動生成了。因此在erp系統下，會計處理是否準確存在兩個關鍵點，一個是各供應鏈環節在單據輸入的準確性，也就是如何將業務準確的翻譯並輸入系統設置的單據中以便憑證模板準確取數，二是會計分錄模板在設置的時候，如何準確的設置抓取各類單據數據，形成符合要求的分錄。實務中存在的問題除了以上兩點常見的單據輸入錯誤導致憑證錯誤，或者憑證模板設置錯誤導致分錄錯誤之外。還有致命的一點，那就是對於剛接觸系統，對於系統不熟悉的會計人員，存在主觀認為ERP下的會計處理就是智能化處理，或者erp下的會計處理就是標準的處理。從而忽視了會計做賬最根本的要求，也就是做賬的基本法則，會計準則。不管我們以前是手工帳，還是電算化，還是erp，還以後的機器人智能化記賬，都不能離開會計準則的規定，脫離了準則的會計處理那是沒有根源的賬務。

這個問題筆者曾接觸的情況是，某小企業上ERP半年多了，但是相關人員都從未接觸過erp系統，涉及憑證模板這塊都是最初erp實施顧問進行的設置，企業認為設置好了，之後只要點擊「下一步」自動生成就可以了。筆者檢查企業其他出庫生成的分錄存在嚴重的問題（系統一般的銷售出庫，都是銷售出庫單。對於非銷售出庫的特殊情況，都是通過其他出庫單），一是企業人員對於其他出庫單，單據輸入沒有清晰的認識，這半年非銷售出庫單的單據，都是走的其他出庫，但是其他出庫單這個單據，有十幾項需要勾選的項目，其中涉及的單據類型，涉及的出庫領料部門。企業人員都是默認系統的第一項，而系統默認的第一項是標準出庫單，默認的部門是研發部。如此造成最後生成的分錄都是 借：研發支出 貸：庫存商品/原材料。由此造成的分錄，企業會計人員第一是說自己不熟悉系統，然後說這些都是erp方設置好的，應該不會有問題吧。筆者當時說，這個會計處理根據準則來肯定存在問題的，會計人員說「反正其他出庫單據屬於非標準業務，我們想既然系統默認計入研發支出，所以沒有根據具體業務一單單區分，再說了計入研發支出還能享受加計扣除呢」聽到這話我也是醉了，剛開始我還是以為是會計業務處理不行呢，原來想通過渾水摸魚，享受加計扣除啊。筆者當時強調一定要規範其他出庫單據輸入，以及調整分錄模板。當時會計說：「反正是系統自動生成的分錄，查到了就說我們根據系統出來的賬」這個鍋系統來背？ 扎心了我的erp系統啊。

三：稅務處理也聽erp的？

在erp系統下，一般來說達到了系統處理會計分錄並進行相關稅務處理的功能，比如銷售商品流程：發出商品後，根據銷售訂單下推生產銷售出庫單，分錄為借：發出商品，貸：庫存商品，開具發票後，根據銷售出庫單下推生產應收賬款，分錄為借:應收賬款 貸：主營業務收入 貸：應交稅費-應交增值稅（銷項稅額）同時結轉成本：借：主營業務成本 貸：發出商品 收到款項後，根據應收單下推生產收款單，分錄為借：現金/銀行存款/應收票據 貸：應收賬款 。這是一般的正規業務，相關分錄只要相關單據輸入正確，分錄生產不存在很大的問題。但是對於非標業務，企業存在處理盲點。比如給客戶無償贈送的樣品，在根據銷售訂單下推生產銷售出庫單中，有一個勾選「贈品」設置，勾選贈品後，此贈品不需要輸入價格。於是供應鏈出庫人員，一直按照這個模式輸入，因為其認為既然系統這麼設置了如此操作，這麼操作就對了。然後生產的會計是借：發出商品，貸：庫存商品 。會計人員在檢查此分錄時，有的可能不了解業務，認為這是正常的業務沒有太去關注，有的追溯查詢系統單據或者詢問了解此業務，得知是贈品。可是認為系統既然這麼設置的，那麼肯定稅務處理就不存在問題，如果有問題，那麼ERP系統肯定不會這麼處理，畢竟ERP這麼高級的東西。這麼盲從erp系統的思維肯定是錯誤的，關於這點本人後續與erp方溝通過，他們自己也知道系統對於稅務的很多處理是存在問題的，需要企業根據實際稅務的需求來處理，必要時修改單據或者修改分錄模板。

四：有了erp財會人員專註分析就行？

就筆者接觸的erp系統而言，個人感受erp只會給管理規範的企業錦上添花，不會給管理混亂的企業雪中送炭。那些管理存在嚴重問題的企業，通過上一個系統就給企業帶上管理正道的想法，需要及時糾正。對於erp下的財務人員來說，似乎在erp下，我們分錄不需要輸入了，我們很多取數更加便捷了，很多數據抓取更加方便了，似乎解放了我們所謂的「重複」操作。但是我們不能拋棄我們的會計準則，稅務規定，而依賴系統的自動化。同時我們更要熟悉並熟練掌握erp系統對財務的影響，以及相關的取數邏輯。

看似erp下，財務人員的基礎重複勞動得到了解放。而現實是在基礎運行階段，財務人員可能在erp下更加焦頭爛額。具體體現在，每月結賬時財務人員可能面對成百上千的，系統無法結賬的錯誤提示，這些提示需要財務人員追蹤供應鏈上游的各個環節，與供應鏈輸入單據人員溝通具體業務，然後解決問題。同時財務人員平時需要花更多的時間，從採購入庫、研發領料、生產加工、銷售出庫各類單據進行各項數據的核對，對於期初不規範的企業，各個環節人員輸入單據完全按照自己的理解來輸入單據（供應鏈環節人員也存在不知道單據相關信息對財務的影響），未站在整個環節以及對財務數據的影響角度來輸入單據。因為供應鏈每個環節輸入的數據，可能直接影響最後分錄正確與否，直至最終出來的財務報表的準確性與否。

比如採購入庫這個環節，一般是根據採購訂單下推生產採購入庫單，形成的分錄時借:原材料 貸：應付賬款-暫估應付款 ，然後收到採購發票後，根據採購入庫單下推生產應付單，生產的分錄是借： 應付賬款-暫估應付 借：應交稅費-應交增值稅（進項） 貸：應付賬款 ，之前企業根據採購入庫單下推生產應付單，這個操作由採購人員根據收到發票進行操作，而採購人員在輸入應付單時，是根據發票開具日期，勾選應付單上的日期，也就是保持erp系統中應付單的日期與發票開具日期一致，採購人員一直都是「嚴格」操作的。採購人員說：「系統數據要準確嘛，所以和相關單據保持一致」，後來筆者剛去此企業，發現採購人員的「嚴格」處理是錯誤的。比如採購人員2017年9月2日收到的，供應商開具日期為8月29日的發票。此發票財務人員是9月2日掃描認證的。那麼在系統上此發票生產的分錄為借： 應付賬款-暫估應付 借：應交稅費-應交增值稅（進項） 貸：應付賬款 ，由此看出相關稅金計入的是8月份的進項稅額，而實際掃描認證是計入9月份了，由此造成增值稅申報與系統完全不一致。當然採購人員是並不知道此日期輸入會給財務造成的影響，而企業財務人員完全依賴系統，對於相關單據沒有進行檢查。也可能認為基礎重複的數據不需要財務關注，而去忙高段位的財務數據分析去了。試想每個月月增值稅申報和系統完全脫節，財務的基本功能都沒實現，談何數據分析？這類小問題尤其在剛開始運行系統的企業比較多。更多的問題是涉及成本計算方面，如果沒有基礎的成本核算專業知識，以及對成本業務的理解， 完全依賴系統中成本計算的「下一步」，將成本核算準確，那是絕對不現實的。

筆者剛接觸erp成本計算這塊時，算出某個產品後，老闆看完之後說：「給你們買了erp系統，你們怎麼算出來的數據怎麼差異這麼大？」，筆者心想系統計算出來的數據還會出錯。後來追查下去，原來是是生產環節系統BOM版本設置出現了問題，由此導致成本錯誤。這是單據和系統取數方面可能存在的問題，還有一次系統運算出來的產品成本出現了負數，後來ERP方說是系統補丁出現了問題，可能國產ERP本身在成長階段，出現問題你也不要奇怪。所以想準確的實現成本計算，除了成本核算的專業知識，同時也要掌握系統成本計算的取數邏輯。否則計算出來的成本，兩眼一抹黑，完全心裡沒底。嚴重時可能導致公司定價和市場戰略出現問題。 所以，在erp下財務人員更是需要把財務基礎數據打牢，規範各供應鏈的單據輸入的規範性，核查系統取數的邏輯，將非標業務準確翻譯並輸入系統並轉換為系統單據。這些基礎工作做好了，數據準確了之後，然後我們手上的高段位的財務分析工具財務變成利器，否則建立在混亂的數據基礎上的分析，只是「空中樓閣」。

文/左岸金戈

希望小編幫大家建立一個專業的財務人員交流群。

為了滿足大家的需求，小編建立了北京、上海、廣東、江蘇等地的微信群。

現在大家只要掃描下方的二維碼，備註省份，拉你進群哦！

此外，小編會不定期邀請大咖為大家免費講解財務課程，不容錯過哦！

加入全球管理會計精英

喜歡這篇文章嗎？立刻分享出去讓更多人知道吧！

本站內容充實豐富，博大精深，小編精選每日熱門資訊，隨時更新，點擊「搶先收到最新資訊」瀏覽吧！

請您繼續閱讀更多來自 管理會計CMA 的精彩文章: