如何通過英文郵件讓教授愛上你？99%的人沒得到回復的原因竟是....

新聞 04-26

很多小夥伴們在上學期間，郵件里習慣了用各種網路用語和玩笑話，但是這種習慣一旦帶到職場裡面就懵逼了。對於那種寫給教授或者老闆的正式郵件，我們應該如何措辭？有哪些需要注意的細節？今日主頁君為你盤點那些年你寫英文郵件犯下的錯和應該注意的細節！

文｜小曾

From 滬江英語

微信號：hjenglish

之前，主頁君分享過

「如何寫一封標準的英文電郵」

。很多人留言說：

寫給教授的郵件沒收到已讀回執；

向老闆申請經費的郵件得不到回復；

致外商的招標郵件高概率石沉大海

今天，主頁君就和大家分享「寫英文電郵」的進階版，讓大家發出的郵件不但被閱讀，被回復，而且足以解決問題。

教授、老闆每天都會收到數以百計的電子郵件，

如何讓他們在第一時間打開我的郵件——取個好標題！

舉個例子：發簡歷求職郵件的時候，如何寫郵件的標題呢？

大家可能會寫這樣的標題：

1. Resume - Tom
2. Hi, I』m Tom.
3. Tom Smith - Apply for Senior Consultant - Resume Attached

在上面3種表達中，最合適的是第3種，寫清楚了

姓名+應聘職位+簡歷

，這3個信息是簡歷郵件標題必須包含的，可以讓收件人一目了然，知道這封郵件是幹嘛用的。

另外，也可以

添加1-2個加分項

，例如你畢業的名校、崗位所需的核心技能等。

還要一個小細節需要我們注意——

郵箱號碼

。

現在，垃圾郵件、廣告郵件橫飛，大家對於郵箱號碼，以及它的後綴有著天生的辨識力。所以，

千萬不要把郵箱號碼設置成毫無意義的一團亂碼。

不然很可能被收件人判為垃圾郵件...

注意事項

（1）郵件標題想仔細，務必簡明又達意。

（2）郵箱號碼盡量正式，可以用「姓名拼音」，「英文名」 + 「.」或「_」 + 」姓」等格式，例如：liming@xx.xxx / jack_li@xx.xxx

（3）不要用一些很不正式的郵箱去發正式的郵件，比如中國人常用的qq郵箱，完全可以通過申請一個綁定的foxmail郵箱號而變得十分正式。

（4）發郵件之前想清楚郵件性質，並了解清楚對方的常用郵箱，尤其對於你的教授，不要在網上找到一個郵箱就毫不猶豫地發郵件過去。

如果等了很久，確定對方已經打開了郵件，卻沒有收到回復，那可能是出了下面3個問題：

（1）郵件有主要收件人和被抄送人。被抄送人只需大致了解該郵件的內容，沒有回復的義務。

檢查一下是否把希望回復的人放到了抄送人名單。

（2）

招呼語

（Salutation）用錯，有時會導致對方直接關閉郵件。

例如：收件人有A、B、C，而招呼語只寫了Dear A

即便A是這件事的主要負責人，或A的職級最高，但看到這樣的招呼語，B和C關掉郵件或不回復的概率高達80%，所以，收件人多時，盡量用通用的招呼方式。

又例如：收件人是A，而招呼語寫了To whom it may concern

如果A是一個個人郵箱，請不要用上述招呼語，知道A的姓名就用姓名，不知道則用職稱（例：Dear Professor），否則A的感受就是：你給我寫郵件，上來就是：「那誰！」

（3）郵件太長、太冗餘，結構不清晰，目的不明確，對方還沒看完（還沒有勇氣看完）就去處理別的急事了。

注意事項

（1）把希望得到反饋的人放入收件人列表，而非抄送列表。

（2）使用正確的招呼語和稱謂，大部分情況下，Dear XXX不會錯，如果是非常正式的郵件，最好用Dear Mr. / Ms. / Prof. / Dr. + 「對方的姓」；如果不是很正式的郵件，則可以Dear + 「對方的名」或「昵稱」。

（3）郵件內容務必簡明扼要，觀點目的清晰。

（4）來而無往非禮也，自己首先要養成回復他人郵件的習慣，不要覺得我的回復沒有意義，很多時候一句「謝謝」，「收到」就會讓對方的好感大增。

（5）如果無法立即回復郵件，可以設置自動回復，以免給別人留個不好的印象。

如果你已經收到了對方的回復郵件，但對方卻並沒有幫你解決郵件中的相關問題，那你會不會是犯了下面幾項大忌呢？

（1）你的郵件沒有描述事件背景

（2）你大篇幅講了你遇到的問題，卻沒有講你需要對方做什麼

（3）你摻雜了過多自己的主觀判斷、情感，而沒有客觀地描述事物

例如：你想表達Tom在這件事上言行不一，坑了你，你或許會說：

Tom is a liar! （Tom是個騙子）

但這其實是你的主觀情感，對方分分鐘就會懷疑你和Tom之間是否有什麼過節，

在表達問題時，你應當只對事不對人

：

Tom lied to me on XXX issue. He promised XXX, but did XXX. （Tom在這件事上欺騙了我，他承諾了A，但卻做了B。）

注意事項

（1）尋求解決方案的郵件應有的格式：

1.簡單介紹事件背景
2.描述清楚遇到的問題
3.講述需要對方做什麼

（2）客觀地描述事情，不要過多加入自己的判斷，且不告訴對方這只是自己的想法，否則輕則被識破，重則害對方一起倒霉。

（3）如果真的是想讓對方幫我們做事，郵件請禮貌！無論對方是同學、教授、上級或是下級。

（4）如果問題和訴求比較複雜，或者有多個訴求，請在郵件最後總結「需要對方做什麼」。注意，

請明確表達希望對方做什麼，而不是我們想要什麼。

正確例子：Could you please ... / I"d appreciate it a lot if you can ... （您能否...）
錯誤例子：I want ... / I need ... / I hope I can have ... （我想要...）

（5）最後，如果對方對問題不重視，或想拖延推諉，那該怎麼辦呢？

這時，我們可以在抄送欄中加上雙方的上級，再發一遍，然後坐看對方解不解決問題。

為什麼老外看咱們郵件老是不爽？

（1）郵件中使用表情符號，以及與內容無關的圖片、附件、鏈接。

郵件是正式的文體，請不要用表情符號。為了節省彼此的時間，切勿在郵件裡面添加不相關的圖片、附件、鏈接，否則導致你的郵件不知所云是輕，導致對方誤解了你的意思就更麻煩了。

（2）字太小，字體太丑，亂用顏色，過多拼寫語法錯誤...

如果你不知道該用幾號字，用10.5（五號）+；如果你不知道該用什麼字體，用微軟雅黑；如果你想要突出某句話的重要性，請不要改字的顏色，可以加粗或增加底色；如果你經常有拼寫語法錯誤，請勤檢查。

（3）字太大，亂用大寫字母，感嘆號

剛說完字太小容易讓對方抓狂，字太大也不行，如果你用著全屏三號字，外加各種大寫全拼，然後一溜感嘆號，那你完美地達到了咆哮的效果，來，讓你體驗一下：

NEW IPAD !!! ON SALES !!!

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Only !!! $ 100 !!!

請問你是來推銷的嗎？不是的話請不要這樣寫郵件。

（4）使用了對方不理解的Terms（專有名詞），縮寫，以及有文化背景的詞。

請站在對方角度思考，他是否能理解你領域的專有名詞和單詞縮寫？另外，介於來自不同的國家，你也要考慮到文化差異會導致的一些理解困難問題。

（5）亂用結語Closing。

給老闆的郵件用了Affectionately Yours（親愛的），給朋友的郵件用了Respectfully Yours（尊敬的）...

相信很多童鞋都看過這類的文章：「史上最全，60個結語」。其實即便是老外也絕對不可能用到那麼多，英大建議同學們只要學三個最基本的，就保證不會引起歧義：

1.比較正式的郵件（比如寫給教授、上級或陌生人）
—— Sincerely

2.比較隨意的郵件（比如寫給朋友、同事、關係較好者）
—— Best / Kindly Regards

3.比較親密的郵件（寫給家人、好兄弟）
—— Yours

文末，給大家分享一封有起死回生之效的郵件（以及主頁君的解讀）：

這位同學申請了美國喬治城大學語言學的碩士項目，在收到拒信後發了一封郵件希望學校重審，項目主任竟然親自回復郵件接受重審申請，在大量郵件溝通後，最終該同學獲取Offer。

Dear Professor Zsiga, Professor Mackey and Ms. Pereira,

開篇直接「點名」主審教授、項目主任以及招生辦助理，而非用Dears泛泛開頭，大大增加回復率。

Many thanks for your time on reviewing my application materials, and sending me an initial decision email by the Department of Linguistics. I am writing to request your kind reconsideration of my application based on my updated materials.

雖然被拒，但仍首先感謝教授和招生官認真審核了自己的申請材料，增加好感度。之後開門見山立刻擺明郵件的需求——請求重審，以及請求原因——新增的相關經歷。

With my strong interest and hard work in the field of Applied Linguistics, I have managed to (1) earn a new Research Assistant (RA) contract to work on a project entitled 「Effect Sizes reporting and interpreting practices in Academic Journals in Applied Linguistics」 at Xi』an Jiaotong-Liverpool University (PI: Dr XXX, please feel free to contact him at XXX@xjtlu.edu.cn), and (2) finish co-authoring a paper with Dr XXX based upon the effect size reporting practices in one major journal in Applied Linguistics, after successfully co-presenting the findings at an international conference last November.You might like to take into account my recent endeavors since the submission of my application materials to Georgetown University (last Oct.) before reaching a final decision.

清晰簡明地描述了自己在提交申請後新增的相關經歷——語言學研究、論文、參與相關國際會議，並且非常機智地留下了經歷證明人（自己的教授）、聯繫方式以確保經歷的真實性。

Although I have received the offers respectively from Pennsylvania State University and Rochester University, my love for your prestigious university is burning.

通過描述自己已經獲取了不少其他學校的Offer，來達到兩個目的：1.讓喬治城大學看到學生對自己項目的熱愛，不惜放棄諸多Offer也想前來入讀；2.同時也是低調地展現了自己的實力。

I am tremendously impressed by the academic achievements by Department of Linguistics. My burning passion for conducting researches in the field of Applied Linguistics, constantly urges me to have more practices and deeper study into this field. I trust that my master』s degree education at your department will lay a solid foundation for my pursuing the PhD degree in Applied Linguistics. I hope that I will have the opportunity to pursue that dream at your esteemed university. Your kind consideration of my request will be very much appreciated.

最後一段熱烈示愛，誇讚學校的同時表達自己與該項目的匹配，以及入讀該項目會對自己的人生造成的巨大影響，文末再次強調自己的請願：希望學校給予重審的機會，再一次提高了教授們閱讀後的回復率。

Respectfully,

XXX

使用最正式的結語，向教授以及招生官表達敬意。

本文系授權發布，By 小曾，From 滬江英語，微信號：hjenglish，

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