作為申請材料中最重要的部分，留學文書到底承擔哪些職責，寫文書前需要做哪些準備？
小夥伴們開始構思留學文書了嗎？文書是留學申請成功與否的最關鍵的一環，在文書寫作之前有些準備工作需要我們去做。比如文書都有哪些類型，文書寫作和考試是否要同時進行呢等等這些問題需要我們先去了解。如果你還不清楚，那就要仔細閱讀這篇文章了！
1.什麼是文書？
其實在理解這個問題的時候，大家可以暫時拋開文書的具體定義，我們先從文書的分類上進行一番了解。文書通常可分為：
一般要求：簡歷（Curriculum Vitae/ Resume）、個人陳述（Personal Statement/ Statement of Intent/ Statement of Purpose）、推薦信（三份）(Recommendation Letters)
特殊要求：短文（Essays）、論文樣文（Writing Sample）、研究計劃（Research Plan/Research Proposal）、學習計劃（Study Plan）
2.「文書」與「考試」各司其職
文書的職責是什麼？
要來說明文書的職責是什麼，就必然要提及我們平時所說的「考試成績」，因為只有考試成績與文書的通力合作，才能將申請者成功地推向理想的學校；更因為這些常見考試的考試成績已經展現出我們的某些特質，這就意味著我們在文書寫作時儘可能就不要再重複考試成績中已有所呈現的特質了（即使要展現，它也只能起印證作用）。
考試成績通常包括：
標準化考試成績：語言能力測試：例如TOEFL、IELTS；
研究生入學考試：例如GRE、GMAT、LSAT
在校成績：即GPA
針對去美國讀研究生的學生來說，我們這裡重點來說其中的TOEFL（語言能力測試）和GRE（研究生入學考試）考試成績已經擔負起來的職責（即文書不該【著重】承擔的責任），通過以下的舉例，希望向大家展現出來如何使文書與考試成績各司其職。
語言能力測試舉例：
【TOEFL】考查能力介紹
Evaluate the ability of an individual to use and understand English in an academic setting.（托福考試主要考查測試個體在學術環境下能否正確理解並且使用英語的能力）。根據TOEFL考試所考查的能力要求，我們來看看以下在文書寫作中常見案例的問題出在哪裡？
案例探討：
...
I am able to read important foreign worksonthe social sciences without difficulty. （我閱讀國外的社會科學類重要文獻毫無困難。）
...
I can obtain first-hand foreign scientific and technological material. （我能夠獲取第一手的國外科研材料。）
...
I am able to communicate with foreigners in English, fluently. （我能夠用英語流利地和老外聊天。）
這些句子看上去很平常，可是，如果了解了TOEFL在考查什麼之後，我們就該了解這些恰恰是我們不該【著重】寫的。不要想著在文書裡面，特別是PS裡面去強調自己有能力去閱讀英語文獻或者可以與老外流利地聊天之類的（尤其是托福只考了八十分，而其中口語只有十幾分的同學）。事實上這些內容並不如我們所想像的那麼重要，即使我們姑且認為它很重要，但它也已經在我們的托福成績裡面有所體現，大可不必再贅述了。
入學能力測試舉例：
【GRE】考查能力介紹
The GRE revised General Test measures your verbal reasoning, quantitative reasoning, critical thinking and analytical writing skills — skills that have been developed over a long period of time and are not related to a specific field of study but are important for all.（新GRE測試的是語言推理能力、定量推理能力、全面思考能力和分析性寫作能力——這些能力都是通過長期培養得來，並不與某一個特定的學習領域相關，但是卻對任何領域都至關重要。）
這是ETS官網上對GRE考試的介紹，上面說到GRE考verbal reasoning、quantitative reasoning、critical thinking 和analytical writing，這也就意味著，以上四點內容在我們寫文書的時候，不應該當成段落大意來寫，最多只能作為輔助印證的內容。這樣統一來講，大家可能覺得內容太空，那麼下面我們對GRE所考的內容分別進行闡述：
Verbal reasoning— Measures your ability to analyze and evaluate written material and synthesize information obtained from it, analyze relationships among component parts of sentences and recognize relationships among words and concepts.
大意是說Verbal reasoning所考查的能力就是我們能否從文章的背景去理解字詞、理解句意，即理解整篇文章的能力。換句話說，就是要求我們不僅僅要能夠認識單詞，還需要在文章的背景下去認識單詞的含義，去判斷單詞所應取的含義。
這也就意味著如果我們在文章中寫一大段說：「你知道嗎？那些科學文獻，一般人都讀不懂，只有我可以讀懂，甚至是很高深的、邏輯很複雜的科研文獻，我都可以讀懂。」這樣的內容恐怕是不必寫的，因為我們想要強調的科研閱讀能力，其實已經在我們的GRE考試成績中有所體現。所以我們不要再去嘗試添加兩筆，你的GRE分數可以說明一切。
Quantitative reasoning — Measures problem-solving ability, focusingonbasic concepts of arithmetic, algebra, geometry and data analysis.
其實Quantitative reasoning所考查的就是我們非常基本的數學能力，也就是看我們是否有能力計算出一些東西，這個是比較簡單的，不多做解釋。
Critical thinking, in general, refers to higher-order thinking that questions assumptions. It is a way of deciding whether a claim is true, false, or sometimes true and sometimes false, or partly true and partly false.
這是網路上對於Critical thinking的解釋，未必權威，但大家亦可管中窺豹。對於Critical thinking，需要在這裡著重強調一下。因為在所有考試裡面（當然語言類考試除外），Critical thinking都會一直被反覆多次地強調，比如GRE、GMAT等，甚至包括SAT等在內。而至於到底什麼叫做Critical thinking，我們這裡給出「全面思考」這樣一個定義。
但是如果根據上面兩句話來分別定義的話，那麼前一句（即Critical thinking, in general, refers to a higher-order of thinking to questions assumptions.）就是良好地去質疑，問問題。後一句（即It is a way of deciding whether a claim is true, false, or sometimes true and sometimes false, or partly true and partly false.）我覺得格外重要，它告訴我們Critical thinking是一個論斷，用來確定到底是對還是錯，或者是有時候對還是有時候錯，或者是一部分對、一部分錯的這樣一個論斷。
於是，這也就意味著很多時候，我們很多的同學喜歡在自己的文書裡面寫到：自己的想法非常獨到，對一個問題的看法特別好，在看待一個問題的時候，特別可以看到它的兩面性。但是我在這裡要強調的是，其實Critical thinking在GRE考試中已經涉及到了，因此在文書中進行額外地說明就顯得沒必要了。
這時候會有同學問：「老師，按照你這樣說，我不能在文書中強調Critical thinking的特質，但是我覺得這種特質卻正是我科研能力的體現。」在這裡，需要說明的是，我所說的是我們盡量不在文書裡面強調Critical thinking的「通用能力」，但是卻可以在文書裡面強調我們所具有的Critical thinking的「專業能力」。
什麼意思？我們只要仔細想一下就會發現像GRE、GMAT這些考試，其實它們一直強調不要求考生有任何背景知識，這就意味著它們考查的是我們的通用能力。所以我們可以在文書裡面強調這些通用能力在學科內部的體現，即把這些通用能力轉化為專業能力。這就是我們要額外強調的Tips：
※【Tips 】
如果我們真的想要在文書中突顯自己對某個問題的看法和別人不一樣，那麼這個問題只能是我們所在專業中特別專業的問題，不能是對日常現象的看法。
這就意味著，如果我們對某個問題的看法和他人不一樣，那麼對這個問題的看法也一定是在特定的背景下的，我們的看法特別就是因為我們和他人看待問題所依據的背景不同。
在這裡，要額外補充一些話，就是可能我們中有很多同學都受到ETS考試機構，比如說GRE、TOEFL的摧殘，就一直覺得背景知識不重要。然後可能覺得在寫PS的時候，背景知識也不重要。
那麼到底寫PS的時候要不要涉及背景知識呢？我們不但要在文書裡面涉及專業背景知識，而且要告訴別人我們和他是一個行業裡面的人。因此在文書裡面一定要寫上我們所在專業的專有名詞，除非是那些連自己這個專業里的專業人士都看不懂的專有名詞和那些已經變成專業細分支的縮寫，因為看我們文書的人未必是專業細分支的專業人士，他未必知道某個縮寫。但是一定要有我們大專業裡面的專有名詞，這正是展現我們在這個專業和別人所不同的地方。
以上即為考試成績所承擔起來的責任（同時也是文書不應著重承擔的責任）。簡言之，「通用能力」下的英語能力、數學能力、全面思考問題的能力是考試成績應當承擔的，也是文書該節省篇幅之處，所以文書需要承擔的是：展現考試成績之外的你。這是什麼意思？要如何充分展現呢？
展現考試成績之外的你，主要體現在四個方面：
第一，通過文書展現你們的「性格特質」；
第二，通過文書展現你們的「人生閱歷」；
第三，通過文書展現你們的「目標理想」；
第四，通過文書來印證其他的內容。
對於以上四點，換句話說，就是在組織文書的時候，要不停地問自己：我的性格特質是怎樣的；我經歷過哪些事情；我將來想做什麼事情；我想著重印證我的哪些方面，而不是一味地無病呻吟，也不是盡情地發表感慨。
寫到這裡，很多學生會想問：「哪些性格特質是學校喜歡的？我該寫我的哪些性格特質呢？」這個問題沒有固定的答案和統一的標準，但是有十個特質可以作為參考：
學術美德三枚：
夢想（Dream）
勤勉（Diligence）
團隊（Team）
聖經美德七枚：
團隊（Team）
希望（Hope）
慈善（Charity）
正義（Justice）
勇敢（Fortitude）
節制（Temperance）
寬容（Prudence）
如上即是從標準化考試成績的角度來說明文書寫作的不建議寫作之處，接下來在進入單獨的篇章之前，需要廣大的準備動筆寫文書的讀者朋友們先來理清自己的思路，勇於做剪刀手。
3.勇於做剪刀手
細想我們從出生到現在的這些年歲，我們一直在過著繁繁簡簡不停循環的日子，在這些日子中，做好一個剪刀手毋庸置疑可以使我們走得更堅定。
從我們無法自己做決定的呱呱墜地開始算起，那對我們來說恐怕是人生中最簡單的決定，因為那根本不需要我們決定，那是父母的決定；到天真爛漫、無憂無慮的童年，我們所度過的依然是簡單明媚的日子；可是到了初中時代、高一、高二時代，我們開始情竇初開，開始為自己的思緒紛飛而煩惱，我們終於進入了第一個可以稱之為繁瑣的階段；然而眼看著高考在不久的將來向我們招手，我們必須勇於做一個剪刀手，把我們紛飛的思想剪掉，全力以赴，只為高考，心中只裝著一個簡單到單調的目標：高考。
一路剪來剪去、跌跌撞撞地，我們進入了大學時光。現在，想必是進入了再繁的階段，因為可能你在猶豫是否要出國，可能你在猶豫要去哪個國家，可能你在猶豫是考TOEFL還是IELTS，可能你在猶豫是否要再考一次TOEFL或GRE或GMAT，可能你在猶豫是否要找中介，可能你在猶豫要找哪個中介……
當你被這些繁瑣困擾時，你便進入了我們本書中關於整個申請過程中你可能經歷的幾個階段。而在這幾個階段中，能不能做一個好的剪刀手，在某種程度上將直接影響著你為自己拍的這部電影是否精彩。
先簡：我們從你確定要出國這一步說起：這是第一個「先簡」（至於在這一個「簡」字之前你經歷了多久的掙扎，不在本書討論的範圍之內）。
後繁：確定出國後，你開始思考去哪個國家或者地區——這是「後繁」。每個人選擇國家的理由不一樣，然而只需找到根源，問題便可迎刃而解，根源在於出國的動機。如果出國僅僅是為了所謂的鍍金，那麼任何一個中國之外的國家，都可以幫助你實現這個目標；如果出國是為了在你所專註的領域學有所成，那麼在該領域做得最強的國家，就是你應該選擇的國家。
再簡：確定了去哪一個國家之後，開始根據該國家所要求的標準化考試著手準備，這些標準化考試包括但不限於TOEFL、IELTS、GRE以及GMAT，其他所有思想的枝枝蔓蔓都交給自己手中的剪刀，剪掉不必要的負擔，全心全意，拿出當年備戰高考的精神頭，相信自己吧，沒有攻克不下來的堡壘，更何況區區這麼幾個標準化考試呢？
再繁：為了標準化考試成績而「頭懸樑，錐刺股」的階段過去之後，開始有心情和時間去思考了。人類一思考，各種繁瑣的事情就會湧入頭腦，比如說要找中介還是DIY？選擇哪個中介？DIY的時候有哪些流程要走？心裡這麼沒底，敢不敢去挑戰DIY？撇開這些我無法給你答案的問題不談，單說本篇的重點——文書寫作。
「再繁」階段需要你做的就是把所有的過往發生的事情不懼繁瑣地一件一件列出來、寫出來，有多少寫多少。
我們不妨坐下來，給自己列一個list：剛進大學時做了什麼事情？熟悉了大學生活後又做了什麼事情？大二開始如何全方位地發展自己？進入大三，專業課終於進入正軌，自己的大學生活是否發展到了頂峰？大四曾經有過什麼設想？為之努力了多少？這些都是「再繁」階段大家可以回憶並且記錄下來的經歷，花上哪怕一整天的獨處時間將自己的故事理順，這個過程是必不可少的。
最後簡：當自己的故事在電腦里存了許多之後，我們就進入文書的成形階段。成形就意味著要痛下殺手，快刀斬亂麻地將有價值的拎出來單獨放在一邊。
在這個過程中，你該如何篩選呢？思考一下你所申請的專業需要你具備什麼能力或者潛力？你在你所要申請的領域裡是否已經準備好了熱情？有哪些素材可以證明你已經具備了專業領域內所需的能力？有哪些素材可以證明你對於該領域的熱情？這些都是要重點突出的亮點。而這些之外的部分，就是身為剪刀手的我們需要狠心剪掉的。
不論是誰，都喜歡呈現在自己面前的是簡單明了的東西，而不是看了半天依然不知所云的材料，所以我們也要照顧到錄取委員會的感受，讓他們在最短的時間內發現你的亮點和與眾不同之處是我們的終極目標。而唯有在素材上「簡而不陋」才是王道。
為了出國，已經犧牲掉了大把可以放鬆的時間來學習TOEFL、IELTS、GRE或者GMAT，到了文書寫作這個環節，說到底只剩下了一繁一簡兩個步驟，即最繁瑣地將素材散列開來；最簡化地將素材整合到一起，僅此而已。然而這個說起來容易卻做起來相當難的過程，不僅僅是因為思維混亂、語言表達能力有限、內容不夠出彩，更主要的是大多數人連如何組織文章的結構都沒有考慮清楚就下筆了，但願如下的文字可以幫你將結構整理清楚。
4. 學做頭腦清晰的人
在經歷了上一個章節中關於「再繁」的階段，相信基本上所有的素材都已經被錄入到你的文件中了，那麼如何來整合并分配這些素材呢？在做這個動作之前，首先要求申請者做一個頭腦清晰之人，心裡每次只想一件事情，而不去想其他，在這個步驟即可以做得很好。
第一步：從專業的角度整合素材
確定自己所申請的專業之後，開始思考這個問題：你認為你所申請的專業需要具備什麼能力或者需要擁有哪方面的潛力？好了，將這些能力在自己的文件中一條一條地列出來（無論多少）。
第二步：從他人的角度整合素材
不妨給自己的朋友發一封郵件，請求他們對你做出評價，詢問一下，在他們的眼中，你具備哪些能力或潛力呢？當然，多問幾個朋友會是不錯的想法。將朋友們給你的反饋小心地複製粘貼整理出來，然後也一條一條地列在自己的文件夾中。
第三步：從自身的角度整合素材
在經過了「再繁」階段後，所有的素材都已經安靜地躺在你的文件中等待審閱了，那麼現在可以動手去對那些素材動一下手腳了，一條一條地看自己做過的事情，這些事情鍛煉了自己哪些方面的能力，使自己在哪些方面得到了成長，只需要在每件事情後面把這些能力/素質一一標註寫上即可。
好了，現在三個步驟做完了，接下來看一下自己在這三個步驟中總結出來的能力有沒有重合的。如果有重合的，重合部分必定就是接下來要大做文章的部分，非重合部分就是要分布到簡歷和推薦信中的部分；而如果沒有發現有重合點，就再回去重新做一遍、二遍，甚至三遍，直至找到重合點為止。因為從理論上來說，要滿足「出色文書」這樣的要求，至少需要第一步和第三步有所重合，即1. 你有申請該專業的能力；2. 你為申請該專業做好了準備（即你的素材——你做過的事情）。二者缺一不可。
我一直堅信，只有頭腦清晰之人才能寫出合格的文書，而如果做到了上面的三步，至少在理論上我們已經將自己的過往經歷梳理了一遍了。
5. 慎用「投其所好」
「我聽說Stanford University喜歡有創新力的孩子。」
「哦不！我聽說它喜歡的是有研發精神的學生！」
「扯淡！我今年就要去這裡讀書了，我沒覺得我有什麼特別的啊。」
「……」
這種對話總是比比皆是，在出國一族的周圍充斥著，也混淆著大家的耳朵和思維，那到底該不該信呢？
我們依然舉例來說明吧：
我們首先來分析傳播這種信息的源頭有哪些：美國大學的校友？學校的官方網站？留學機構？身邊的同學？網路上的各個論壇？
哪個是最值得信任的不添加功利色彩的來源？美國大學的校友嗎？我們是否去問過10個以上的校友？然後每個校友的回答都出奇地一致？如果僅問了兩個人，顯然不足以取證。
學校的官方網址？沒錯，這應該是最官方的說法，可是它說的那些特點不是我們所擅長的怎麼辦？
至於其他那些渠道，我想只要稍微動一下腦子，即可做出判斷。
如此一來，在「投其所好」的時候，如果我們甚至都不確定自己投的那個「好」是不是真正的好，又怎麼敢輕易地相信？
那怎麼辦？到底要聽誰的？
聽自己的素材！將自己的最優展示出來。試問：如果你已經把你最好的一面都呈現出來了人家還不想要你，更何況你那不夠光鮮亮麗的一面呢？
有任何關於文書的問題
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