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從你辦公桌的樣子,看出你的人生格局

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文 | 熊爺

「每天工作都跟打仗似的,又忙又亂。」

後台有位朋友和熊爺說,她覺得每天的時間都被工作填滿了,還要經常加班,很羨慕那種可以把時間安排得井井有條的人。她甚至開始懷疑是不是自己的能力有問題,才讓自己活得一團糟。

其實有時候,工作效率低、不能合理分配時間,並不是因為我們的能力,而僅僅是因為忽略了一些小小的細節,比如,辦公桌的整理。

「想讓生活與工作平衡的關鍵,在於你的辦公桌。」

這句話,來自熊爺將要介紹的這本書的作者:日本知名女企業家高嶋美里

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什麼?我們辦公桌的樣子,竟然重要到,能夠影響我們的人生?

不管大家信不信,反正,熊爺在看完她寫的《別再說你沒時間》後,徹底服了。

這本書,上市3個月,即加印4次,在日本亞馬遜上擁有5星好評。

無數人通過此書,從整理自己的辦公桌做起,快速地提高了自己的學習與工作效率,在事業上獲得成功,從而改變自己的人生格局。

在書中,美里女士介紹了她獨創的「超級整理法」,即,用兩周時間學會整理物品、信息,進而完成對自己大腦的整理;

而這個方法的起點與基礎,就是教大家:如何整理自己的辦公桌,完成職場版的「斷舍離」。

「在對一萬多名學生進行仔細觀察後,我發現,在任何事情都能做的很好的學生們身上,有一個共同的特點:能將自己的桌子打理得井井有條。

美里女士曾擔任大型補習班的講師,後來又開辦了一家教授IT技能的學校。

她把「超級整理法」融入自己的教學之中,讓學生們在短時間內,從整理自己的桌子做起,最終顯著提高了學習成績。

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而跟蹤調查之後發現,這些善於整理自己桌子的學生,即便進入了社會,也會在工作上不斷取得成果。

「通過整理辦公桌……能夠節約出更多的時間,因為時間充裕而更加從容,不必對眼前的工作敷衍了事,進而保證了工作品質。」

因此,熊爺今天就從書中分享美里女士整理辦公桌的「超級」方法,希望大家能從整理桌子這件小事做起,改變自己的人生~

辦公桌超級整理法之

只保留20種物品

作者說,不論是為了學習,還是為了工作,抑或是為了興趣,真正需要的物品,最終只會有20個。

多於20種,就超過了人可以把握的範圍,無法一眼找到自己需要的物品,從而降低工作效率。

那麼,如何找出這20種物品呢?

在書中,作者教我們這麼做:

第一步:清點你的所有物品。

把自己的桌子、抽屜中的物品全拿出來,並從這些物品里,划出不同的種類。同一類別的物品算一種,比如有若干支筆,則把它們全部算作「筆」這一類里。

第二步:按使用頻率排序。

把清點出來的物品按照使用頻率排序:每天都要用的、幾天才會用一次的、每周用一次的、每月用一次的、一次都沒用過的,等等。

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第三步:篩選出20種物品。

根據物品的使用頻率,來決定物品的去留。一次沒用過的物品,當場處理掉;那些使用頻率較低的物品,也沒有必要留。

比如,裝訂資料用的打孔器,可能只在每個月一次的統計工作中用到,所以,只需把它們歸還到公共空間,等到需要使用的時候再去拿即可。

第四步:把物品全都收進抽屜里。

把自己篩選出的物品,按照文具類、私人物品類、文件資料分開,並放進抽屜的三個不同層。

作者說,如此整理完畢,最重要的是,自己清楚地知道在哪個地方有什麼物品。

因此,可以採用一些小方法:比如,在抽屜或者收納盒表面貼上標籤等。

值得留意的是,在圖中,收納文件的那一層抽屜里,文件被分為了四類,而這就涉及到「超級整理法」的另一個絕招:按日程對文件進行分類。

辦公桌超級整理法之

根據日程安排,對文件進行分類

在書中,作者建議我們,應該根據自己要做的事情的日程安排,來將文件進行分類。

比如圖中所示的幾種文件類別:「今天要做的事情」、「5分鐘就可以做完的事情」、「有期限的事情」、「沒有期限的事情」。

文件夾1:「今天要做的事情」。

把今天要做的所有事情的相關文件,都統統放進這個文件夾。當一天的工作完成之後,「今天要做的事情」這個文件夾,是要被徹底清空的。

這樣做的好處是,不僅可以明確每一天的工作任務,也培養自己「今日事,今日畢」的觀念;而且,在完成一天的任務,清空文件夾之後,也會提高我們的成就感。

文件夾2:「5分鐘就可以做完的事情」。

作者這裡所說的「5分鐘」,其實是「幾分鐘」,即「1~15分鐘左右可以完成的事情」。這些事並不是那麼緊急,但卻很容易因為嫌麻煩而一直拖延。

作者建議我們,將這些事情都列在一張紙上,並標註重要度與需要完成的日期,然後放進文件夾內。

「不把這些事情寫下來的話,它們就會變成頭腦中礙事的垃圾積攢起來;寫下來,我們就可以將它們全部忘掉,這也是讓頭腦變得清晰的秘訣。」

接下來,只需利用自己的碎片時間,根據清單,一件件地將這些小事完成即可。

文件夾3:「有期限的事情」。

這裡文件夾中放置的文件,是「今天」可以暫時不管的那些文件。

在把這些文件放入這些文件夾之前,只需要把文件貼好標籤,比如「某某日處理」、「某某日必須檢查」等,然後,在自己的手機日曆中設置待辦提醒。

作者建議,要把時間設置成這個日期的前兩天,比如,如果我們要在25號之前提交策劃案,就要在日曆的「23號」,設置相關提醒。

文件夾4:「沒有期限的事情」。

「沒有特定期限的工作、任何時候處理都可以的工作、不是很緊急的事情,全部放進這個文件夾里。」

作者說,這個文件夾,用來收納那些其他三個文件夾收納完成後,剩下的所有文件;而那些判定為不需要的文件,則應該馬上就丟棄。

也許有人會問,有些資料還是需要的、有用的,比如別人的名片、宣傳冊上的某些信息等,那該怎麼辦呢?

為此,只需要將這些紙質資料電子化即可。

辦公桌超級整理法之

紙質資料電子化

「越是能賺錢、越是會工作的人,對於資料電子化的意識就越強烈。」

作者說,有一些看似需要留在辦公桌上的紙質資料,比如會議紀要、客戶寄來的宣傳手冊、留待參考的雜誌等等,其實都是不需要留下紙張的。

為此,作者提出3種處理這些紙質資料的方式:立即扔掉、掃描或是用手機相機進行數據化、記錄到表格當中。

1.立即扔掉。

作者說,可以將大部分的宣傳手冊都立即扔掉,因為在相關網站主頁上,基本上都刊載著同樣的信息,只要在需要的時候,獲取pdf等資料就可以。

2.掃描,或是用手機相機進行數據化。

對於其他資料,只需要保留自己認為需要的地方。這時候,我們可以用手機相機功能,拍下我們需要的那部分,或者用掃描的方式,將紙質資料電子化。

現在也有許多具備掃描功能的手機app,大家可以根據需要自行下載。

3.記錄到表格當中。

對於那些需要隨時進行檢索的資料,作者建議我們,把這些資料記錄到表格當中。

比如,把我們收到的名片的信息,錄入到表格之中,名片即可丟棄,這樣,也可騰出多一些空間。

熊爺覺得,整理辦公桌只是一個開始,更重要的是,我們應該有意識地去掌控自己的工作,通過各種方式、工具,讓自己的時間更加合理化、更加明朗,而不是被工作牽著鼻子走。

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「你的辦公桌,就是你工作的樣子。」

如果覺得現在的工作亂糟糟

卻又無從改變的話

不妨從擁有一個

清爽明朗的辦公桌開始吧~

各位,晚安

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