養成財務分析數據收集的習慣

筆者所在的這個行業，從集團公司、省公司、市公司到縣公司的每個部門，都有很多人從事所謂的經營分析工作。這些人整天與報表、數據打交道，有人戲稱為「表哥表姐」，每個月初固定的那麼幾天都要做經營分析，有人戲稱為「yuejing」，平時還要應付領導各種各樣的數據需求，或者專題分析，非常繁瑣、枯燥和辛苦。

因此，要想輕鬆的應付這種工作，必須形成良好的工作習慣和規範。

1、規劃並建立分析底稿。

經營分析人員要開展分析，首先需要從外部獲取大量的表格和數據，這些數據的取數來源、文件格式、更新周期、數據質量都不一樣，要做好分類整理，在一個大目錄下分來源存放。

獲取外部報表後，要形成自己的分析工作底稿。不要直接在這些文件上開始進行表格、圖表的製作。通過使用粘貼、鏈接和vlookup等技術，分析底稿從原始文件中引用數據，根據分析目的，製作規範的表格、圖表。每月源數據更新時，分析底稿可以自動更新鏈接，或只需擴展引用公式更新。分析底稿可以形成很多個，一個分析目的即可形成一個，成為一個個的分析模塊。分析底稿可以在一個目錄下存放，也可進一步按部門、業務、產品或客戶群等分開。

我的體會是，分析底稿非常重要，其中要寫好備註說明，將數據的來龍去脈、更新方式、分析邏輯、注意事項都註明清楚，越詳細越好，以備時間長了自己會忘記當時的構建思路。一旦更換工作崗位，也便於工作交接，使後來人能快速接手。我看到的寫備註說明的人太少了，如果你能做到這一點，你就已經超越了95%的分析人士!

2、從分析底稿到分析報告的圖錶鏈接。

分析底稿中做好的表格、圖表，要引用到分析報告PPT中，很多人直接複製、粘貼，建議千萬不要這麼做。這樣做的問題有：

* 報告版本易混亂，極易發生數據未更新完整的情況;

* 在PPT中的對象框內編輯，受到空間限制，不便編輯操作;

* 易使文件體積過大。2003中直接粘貼時粘貼的是整個excel文件，粘貼多個圖表時文件會被反覆粘貼進去。

* 易發生數據泄密。一旦對外發布PPT版本報告，整個excel文件就都放出去了。

建議的操作方式是選擇性粘貼-》粘貼鏈接。在Excel中複製要引用的表格或圖表，轉到PPT中，菜單 編輯-》選擇性粘貼-》粘貼鏈接-》excel工作表對象，確定。這時PPT中只是一個顯示外觀的鏈接，表格、圖表以及數據源均在excel文件中進行調整修改。

這樣鏈接的好處是：

* 方便每月數據更新。每月數據更新時，整個更新流程從原始文件-》分析底稿-》分析報告，自動更新鏈接，準確高效。在分析底稿種更新、修改圖表，沒有操作空間的限制。

* 在不同報告中復用表格或圖表。分析底稿以及其中的表格、圖表，類似於程序開發中的模塊，可以被多份報告引用，快速建立和完成領導需要的報告。

* 屏蔽分析邏輯思路和細節數據。對外發布PPT報告時，接受者無法查看圖表背後的數據，更不會看到你的分析底稿。

* 文件體積不致於太大。

當PPT報告中的表格、圖表來自於分析底稿的鏈接時，更新方式有：

* 在打開PPT文件時詢問是否要更新鏈接，選是則自動更新所有鏈接，需要先確定分析底稿已更新正確。不建議採用此方式。

* 在菜單 編輯-》鏈接的對話框中，有所有的鏈接列表，可進行更新、斷開等操作。同樣不建議採用此方式。

* 在PPT文檔中的表格、圖表對象上，右鍵-》更新鏈接，在更新數據的同時，可從更新結果確認分析底稿是否正確，有問題時直接雙擊可打開分析底稿進行編輯，保存後修改結果立即反映在PPT中。作為一個謹慎的分析人士，建議採用此方式，逐一更新檢查每個鏈接。

3、分析報告的發布和歸檔。

對外發布報告盡量使用PDF版本。如需對外發布PPT版本，請記得先斷開所有鏈接。如果不這樣做，一是鏈接列表易暴露你的分析邏輯，二是當接受者打開你的文檔時，如果不小心選擇了更新鏈接，而你的文檔中有100個鏈接的話，他需要點擊100次滑鼠!

需要列印PPT報告時，強烈建議使用fineprint軟體。自己用的草稿版本，可以每面打8張或4張膠片，對外的報告版本可以每面打2張膠片，當然都是雙面列印!這樣既便於閱讀、又節約紙張。每次看到有人單面列印或者每面只打一張膠片，我都感到非常惋惜。愛護地球，保護環境，從我做起，從fineprint開始!

每個月的分析報告定稿後，可複製到按月份的歸檔目錄下保存，文件名上帶上月份或日期，做好版本管理。下個「yuejing期」來臨的時候，複製上個月的文檔作為工作開始的基礎，輕鬆進行數據更新，重點進行分析和結論擬寫。

最後，做好上述文檔目錄的備份，至少每周刷新一次備份文檔，以防不測，如果因事故丟失文檔，你會欲哭無淚。備份可使用公文包方式，快捷迅速。

-END-

想升職加薪點這裡

喜歡這篇文章嗎？立刻分享出去讓更多人知道吧！