PPT實戰派的乾貨分享 篇四：用土法，說人話，帶你玩轉培訓類PPT

本系列的前三期文章側重於演示類的PPT，是對PPT三原則進行的講解和延伸。活用三原則加上實戰一百場，你一定會成為組織內的頭號PPT大神。

除了演示類PPT，在江湖中還有一類神奇的PPT的存在：培訓類PPT。本期會結合我近十年的做公司內部培訓的經驗來說一說培訓類PPT怎麼玩。

場景設定

由於培訓的範圍和場景太廣，我們姑且限定一個本文討論的場景：20人以下的公司內部職業培訓，地點是公司會議室，也就是我們常說的「上小課」。許多原則上大課也可以用，不過在大課上比較難以和學員充分互動，希望各位看官能舉一反三，結合自己的實際工作情況來應用本文所講述的要點。

培訓類PPT和演示類PPT最大的不同之處在哪裡？

如果說演示類PPT是太陽系，PPT的重點或者說核心思想就是太陽，PPT內所有的其他要素就是九大行星，都圍繞太陽公轉，正如三原則中的重點原則所說：PPT的唯一目的在於傳達重點。在PPT內的所有信息必須圍繞重點展開，有強烈的目的性和指向性。

演講完，觀眾只要能記住重點，目的就算達到了，其他的東西能記住多少問題不大。

而培訓類PPT則類似於夜晚的星空，呈點狀分布，每個知識點就是一顆星星，彼此有關聯也可以沒有關聯。一般情況下，一個一小時的培訓可能會涉及十幾個甚至幾十個知識點。

培訓類的PPT的終極目的是讓學員能記住和理解所有的知識點。從這個意義上來說，培訓類PPT的難度比展示PPT更高。就算學員聽完你的培訓說「講的太好了！」也不代表你成功了，因為學員心裡可能還有後半句「但是我啥也沒記住。」

把點狀的知識點變成樹狀

知識點如眾多星辰，很難記得。在我們的祖先面對浩繁的星空時，他們很聰明地把星星編組為各個星座，賦予有想像力的名字，這樣就讓無序的星空變得可以歸納和學習。這種方法非常成功，一個不爭的事實就是：其中最著名的十二星座幾乎達到了每個地球人都知道的程度。

在我們做培訓PPT的時候，也可以學習星座歸納法，將散亂的知識點進行分類和歸納向學員展示，樹狀圖就是一個很好的展示方法。

用Powerpoint自帶的SmartArt中的組織結構圖（Hierarchy）就可以輕鬆做出這種樹狀圖表，讓學員看了以後對你將要講的內容做到心中有數，同時也是培訓的總綱。這就好比跟團旅遊，導遊會先講一下今天去哪裡玩，有什麼值得看的東西，而不是兩眼一抹黑到處亂跑。

我在做內容比較多的培訓時一般會在第一頁放一個樹狀圖。建議這個圖表不要拆分得過細，最多分到第三層就好了。

注意：本方法對系列培訓或者知識點非常多的大型培訓非常合適。如果培訓內容比較單一，或者知識點之間的邏輯關聯不強的內容，則沒有必要用這種方法。

樹狀圖製作小貼士

很多人在做組織結構圖/樹狀圖的時候都會覺得有點吃力，那是因為一直在圖形上進行修改，改著改著層級就亂了。最方便的方法是用左側的文字輸入欄來製圖，結合Enter，TAB和backspace三個快捷鍵可以非常快速地修改層級。

重複原則

介紹完總綱，我們就要進入培訓的具體內容，前面我們已經明確：培訓的目的是為了讓學員記住和理解。記憶的本質是重複，而且由學員重複一次，頂得上培訓者重複幾次。

我們背英語單詞的時候都聽說過艾賓浩斯記憶曲線，近年來這個理論爭議很大，但是有兩點大概是不錯的：

1.重複

2.間隔特定的時間再次重複

為了讓學員能更好的記住所講的知識點，我們也應該在PPT中安排一些重複的橋段。

培訓最常見的內容有：概念，產品和流程，下面我們就從這三種內容說一下如何在培訓PPT中運用重複原則。

概念培訓

我們從上學時就開始記憶大量的概念：什麼是極限，什麼是作用力與反作用力，什麼是過去時態等等。概念大部分是很枯燥的東西，同時又是重要的特定名詞解釋，如果學員無法明白這個詞的含義，往往很難展開後面的內容。

一般在介紹概念的PPT大多是下圖這樣的，學員看上去就是茫茫的一片字，本能地產生一種畏懼感。

我建議在講述概念之前單獨加一張大字報式的PPT，把概念最核心的內容進行展示。一般來說就是一句很短的話，一兩秒就能讀完，讓學員有一個由易到難的過程。

根據重複原則，我們講完不能就算了，用30秒左右的時間讓學員自己把概念和其中的要點說出來，我一般會安排下圖這樣的動畫PPT：把答案先隱藏起來，向學員提問，讓大家一起回答，最後顯示答案。這樣的練習能讓學員感覺到是自己的回答和PPT產生了互動（挪動了這些長方形）並通過自己的重複把知識點真正地記住和吸收。

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末了我會活躍一下氣氛，告訴學員他們的優秀表現「解鎖」了一張漫畫作為獎勵：一張在白宮上印著murphy"s lawmakers的漫畫。（這時最好是放一些和概念相關又有趣的東西，不要放一些網上的沒品圖哦。

）

有些人可能會覺得這些都是騙小孩子的把戲，他們認為既然學員是一個職場人就應該有職業素養，再枯燥的東西也應該拚命記住。這種說法看似有道理，實則把學習的責任全都推給學員，而忽略了培訓師在培訓中可以起到的引導作用。

產品培訓

產品（包含實體產品或者服務）培訓大概是最常見的一種培訓內容。我們經常會看到類似下面風格的產品培訓PPT，然後培訓者面無表情地把屏幕上的字念一遍。遇到這樣的培訓，學員能不睡著已經是萬幸，還指望他們能記住什麼呢？

切蛋糕式的產品培訓

我們如果知道一口不能吃掉一大塊蛋糕，那麼就應該明白不能把一大段話直接丟給學員。

吃蛋糕要切成一塊塊吃，產品也可以用切蛋糕的辦法切成一塊塊學。

至於蛋糕怎麼切都沒關係，根據具體的產品具體定義。我下面給出一個例子：外觀，用戶定位，特性，型號/參數，把最容易理解的外觀放在第一位介紹，把最枯燥的參數放在最後一位講。「切蛋糕」的好處就是把一件看起來很難的事情拆分成若干比較容易完成的事情，然後逐個擊破。

在產品培訓開始前，就要把切蛋糕的方法告訴學員，讓他們按照外觀，用戶定位，特性，參數等幾方面（或者是你規定的幾方面）來學習和記憶。

比較類似產品

另一個好用的方法是引導學員比較類似兩種或多種產品（比如ipad pro,ipad mini和ipad air），讓他們說出相同和不同的地方，這不僅能讓學員同時加深幾種產品的記憶，也可以防止他們在今後的工作中因為搞錯產品給組織造成損失。

關鍵產品清單

另外，還應根據具體的產品數量來決定學員需要學習的深度，我們並不需要學員在一開始就成為所有產品的專家，只要能大致了解產品的主要屬性即可。對於一些拳頭產品，則需要了解的更深入。我知道有一些貿易公司經營的產品達上千種，這時，你不可能要求學員在短期的培訓後就全部掌握，培訓者應該給學員列一張關鍵產品列表，讓他們從這些產品開始逐步推進。

錄製培訓視頻，節省時間

一些公司可能會不定期的進新人，重複的進行產品培訓是一件非常累的事情。在電腦上對著PPT講一遍把視頻錄下來以後就可以重複使用了，甚至是老員工也可以經常拿來溫故而知新。

我這裡推薦一下我用了十多年的Snagit，不管是截圖還是錄屏幕都非常方便。軟體的價格並不便宜，要$50。

如果公司沒這個預算也沒關係，很多人不知道Win10自帶了一個非常牛的功能：xbox遊戲錄製。當然，我們也可以用它來錄製我們的PPT講解，只要按下win+G就可以調出錄製界面（或者win+ALT+G直接開始錄製），錄製完成後視頻會存在視頻捕獲目錄中。

友情提醒：在錄製前不要忘記測試你的麥克風哦。

有了這些視頻，以後在做產品培訓的時候只要和學員講解一些基本的學習方法和重點產品列表，剩下的就讓他們自己去看去聽就好了，是不是非常方便啊？

注意：我只建議在產品培訓的時候採用這種方法。產品方面主要是靠背，沒有太多好討巧的，看視頻自己學習就可以了。對於其他側重理解的內容，則最好用面對面的方式來培訓。

流程培訓

不要以為放一個高大上的流程圖就是流程培訓了。就算是拋出一個很簡單的請假流程（網上隨便找了一張）一眼看上去也是挺懵逼的，在大屏幕上展示的時候這種圖簡直就是一個個爬滿了螞蟻的方塊。

我一般會簡單把流程梳理一遍，然後花更多的時間帶著學員一步步的過一遍，在過流程的時候一次只展示一個步驟。我堅信只有學員自己重複一遍流程他們才能夠記住。

這時候培訓師要配合一定的引導，大概是這樣的：

培訓師：好了，現在我們已經打開冰箱了，接下來我們應該把大象怎麼樣？

學員：把大象放進冰箱。

培訓師：（在PPT上展示把大象放進冰箱的步驟）非常好，放進去以後呢？

學員：把冰箱門關山。

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小貼士

用SmartArt製作的流程圖會以一個整體存在，無法實現一步步的動畫顯示，這時候就需要我們把它轉換為普通的形狀來處理，右鍵點擊SmartArt圖形，選擇convert to shapes(轉換為形狀），然後再ungroup(解除分組），這時SmartArt就會分解為若干個形狀可以任意地指定出場次序了。

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一般的流程圖用SmartArt或者PowerPoint自帶的一些形狀都可以搞定，如果需要製作更複雜更專業的流程圖，需要用到專業版office裡面的Visio，Visio繪製的流程圖也可以很方便地貼入其他Office產品。

結業

在課堂上和學員互動重複一些重要內容並不能完全保證學員過幾天還能記得。這裡給出一招用於學員結業的時候使用，能夠讓學員再次加深對培訓內容的記憶和理解，具體步驟如下：

1.在一系列的培訓結束以後，把最重要的部分拿出來重新組成一個PPT，然後把它分成若干部分，比如我有10個學員，就會分為10部分。把PPT提前幾天下發給學員讓他們準備。

2.在最後一節課讓學員上台講這個PPT給大家聽

3.學員事前不知道會講哪個部分，一切都等到當天抽籤決定。

所以...學員不得不把整個PPT都準備一遍。

另外可以在結業PPT講演中加入一些儀式感，比如把他辦成一次小型的結業典禮，請相關領導出席觀看學員的學習成果等（看哪個敢不好好準備

）。

這樣的結業方式比做卷子要有效的多，如果一個人能對著PPT侃侃而談，那麼，他已經可以去培訓別人了。

嗯，我的確也是這樣做的：派一些新鮮出爐的學員去做實習學生的師傅，現學現賣，讓他們在教學的過程中把這些內容再溫習一遍。如此幾次折騰下來，想學不會，大概也是很難了。

培訓師美德二則

給PPT打碼：因為培訓PPT經常要被列印出來，加入頁碼能方便查找和管理。

2.在培訓前幫助學員列印PPT：一般的培訓PPT都很長，少則數十頁，多則上百頁，從經濟和環保的角度都要避免你的學員用「彩色」模式列印出一本書出來。

我推薦一張紙打三頁PPT（附帶筆記欄），用灰度（Grayscale）模式列印。把列印材料在培訓前分發給學員，方便他們在聽講的時候做筆記（看誰再敢說沒帶筆記本沒法做筆記

）。

列印出來以後，如果你不能看清楚紙上的每一個字，就說明你這張PPT放了太多文字了，需要做修改。

總結

培訓類PPT是以學員的理解和記憶為終極目標的。

記憶本質是一種重複。在培訓中，讓學員自己重複一遍勝過培訓師嘮叨十遍。因此在製作PPT的過程中要想法設法加入和學員互動的橋段，並安排時間來做這些互動。

來看這篇文章的可能極少是專業做培訓工作的，大部分都是作為一個組織的前輩，一個部門的經理這樣的角色給其他同事進行培訓。很多時候我們容易模糊焦點，把注意力集中在自己身上，比如：「我」要做一次很牛的培訓，「我」要在學員中樹立威望等等，而忽略了真正的重點不是在自己，而是在學員。

一旦站在講台上，就應該用一個老師的標準要求自己：師者，傳道授業解惑也。說來說去，做好培訓類PPT不外乎五個字：

我一直堅信人的作用力是相互的，只有你心中有學員，所做的一切是為了他們儘快地學習業務知識，快速地融入崗位，他們心中才能有你。

我培訓過很多員工，但並不是一個專職的培訓師，只是本著用土法，說人話的精神來寫本文。歡迎大家在本文留言分享你們的培訓經驗。

下期預告

在自己公司的會議室做PPT是一回事，到了展會上，客戶辦公室，大型會議廳這些陌生的環境做PPT則是另外一回事。如何避免「墨菲定律」，把不可控因素變得可控？下次我們來聊聊如何在客場用我們的PPT演講征服觀眾。

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