辦公達人堂

文秘

PPT設計中的數學知識

@古到西峰

玩PPT設計，一定要懂一點數學知識如此會讓PPT漂亮起來。最常用的是黃金比例，最理想的比例是1.618，在PPT的頁面中將中心線的位置設置在0.618:1（左邊窄右寬）即可，如此就可以獲得一個自然的感覺；斐波那契數列也用的多，其原理是，用後一項除以前一項，比例會越來越接近1.618:1，例如在三欄式布局中，三欄的寬度分別設置為是180,270,720，看上去非常協調；坤德里幾何，畫一個正方形，然後畫兩條對角線。連接正方形每條邊的中點就可以得到坤德里圖，這種布局在高級PPT中比較常見，可以顯得更大氣、更有立體感。

董師傅點評：常見的頁面布局還有十字法、三分法（九宮格），還有一些圖文混排的不規則布局。

刪除Word空行深度研究

@TIAN獨角獸

網上下載的TXT文檔、Word文檔中經常有多餘的空行，一行一行的刪除費時費力，怎麼快速刪除全部空行呢？方法如下。在Word中（如果是TXT文檔，也選擇這個打開）點擊「編輯」，選擇「替換」，將游標定位在「查找內容」輸入框中，點擊「"高級」按鈕，選擇「特殊字元」中的「段落標記(P)」兩次，在輸入框中就會顯示^P^P，然後在「替換為」輸入框中用上面的方法插入一個^P，再點擊「全部替換」多餘的空行就會被刪除。

大多數情況下，這麼操作就搞定了，可有的文檔比較複雜，還需要進一步操作，例如刪除後還留有許多空白行，可以循環使用^P^P命令刪除；有的文檔是直接複製的網頁文章，現段落標記後有一些空格，因此命令要修改為^P加一個個空格再加上^P。

如果用了上面的方法還有空行，那就要細心看一下換行段落標記，是自動換行(頁面行末顯示的符號是回車符)，還是手動換行(頁面行末顯示的符號是↓)，前面的方法針對的是自動換行符，要碰到手動換行的情況，就需要點擊「特殊字元」，選擇「人工換行(L)」兩次，即用^l^l替換成^l。

董師傅點評：一些小說網站提供的TXT文檔，用了上述方法還是有空行無法刪除，歡迎大家提供更多的解決思路並我們投稿，投稿郵箱是285845949@qq.com。

Office三個版本完美共存

@高雪茹

電腦上同時安裝Office 2003、Office2007、Office2016三個版本，有的時候會出現配置錯誤的提示，這個問題怎麼解決呢？如果你也碰到這個問題，可以採用下面的方法可以解決同時安裝多個版本的Office的衝突。在系統中點擊「開始」→「運行」，在彈出的「運行」對話框中輸入三條命令：

第一條命令是針對Office 2003的：reg add HKCUSoftwareMicrosoftOffice11.0WordOptions /v NoReReg /t REG_DWORD /d 1

第二條命令是針對Office 2007和：reg add HKCUSoftwareMicrosoftOffice12.0WordOptions /v NoReReg /t REG_DWORD /d 1

第三條命令是針對Office 2016的：reg add HKCUSoftwareMicrosoftOffice16.0WordOptions /v NoReReg /t REG_DWORD /d 1

看到這裡，是不是想到，用同樣的方法可以兼容更多的Office版本！是的，只要知道Office對應的版本號，相應修改命令即可，例如Office2010的版本號是14.0，那麼對應的命令就是reg add HKCUSoftwareMicrosoftOffice14.0WordOptions /v NoReReg /t REG_DWORD /d 1。

董師傅點評：分別輸入命令喲，不能一次全輸入。

數字按小數點對齊

@御風樂行

在Word 表格中經常會碰到這樣的情況：一列或者多列數字帶有不同位數的小數時，例如一列下有3.432、4.5、1.24三個數字就看上去怪怪的，如果它們能夠按小數點對齊，那麼看上去就協調人。方法如下：選中整個表格列，單擊「開始」選項卡，然後單擊「段落」組的對話框啟動器，在「段落」對話框中單擊「製表位」按鈕，在「製表位位置」框中為新製表位鍵入適當的度量值，度量值以「字元」為單位，1個字元位可以容納兩個數字，在「對齊方式」標題下，選中「小數點對齊」複選鈕，在「前導符」標題下，選中「無」複選鈕，最後單擊「確定」按鈕即可。對了，在製表位處對齊小數點後，文字或沒有小數點的數字會向製表位左側擴展。

董師傅點評：需要注意的是在設置數字按小數點對齊之前，要將這些數字設定為兩端對齊或分散對齊，而不能是居中對齊，否則設置無效。

財會

固定表格 字再多也不變形

@癲狂的驢子

在Word的表格中添加過多文字，文字就會超出表格的寬度導致表格變形，如果表格上給自己看或者給朋友看就無所謂，如果是給公司製作的、需要給領導或者客戶看那就不行了，就需要手動調整表格解決變形都是問題，有沒有方法可以固定表格？讓文字能夠根據單元格的大小而自動調整自身的大小就好，如下所示：打開需要調整的表格，選擇要調整的區域，點擊菜單欄上的「表格」→「表格屬性」，在彈出的表格屬性對話框中的「表格」選項卡中點擊「選項」，在彈出的表格選項對話框中把「自動重調尺寸以適應內容」前面的鉤去掉，最後再在表格屬性對話框中點擊「選項」，在彈出窗口中選擇「適應文字」即可。

董師傅點評：手動調整的話滑鼠右擊表格，選擇「自動調整」→「根據窗口調整內容」。

一次性合并多薄多表

@太陽多肉

一個文件夾下有多個Excel工作簿，每個Excel工作簿裡面又有多可工作表，有什麼方法可以一次性合并文件夾內多薄多表中的內容嗎？可以藉助VBA代碼實現，在文件夾內新建一個Excel，然後輸入VBA代碼：

Dim Arr, MyPath$, MyName$, R&, Col%, aR_n&,shname

Dim Wb As Workbook "定義源文件,同目錄下其它文件

Dim Ws As Worksheet "定義目標文件,當前文件

Dim F As Object

shname=activesheet.name "定義合并的工作表名

Application.ScreenUpdating = False

MyPath = ActiveWorkbook.Path & ""

MyName = Dir(MyPath & "*.xls")

For Each Ws In ActiveWorkbook.Sheets

"清除原有記錄

Set F = Cells.Find("*", , , , , xlPrevious)

If Not F Is Nothing Then

Ws.Rows("2:" & F.Row + 1).Delete "多加一防止只有一行標題行時刪除標題

End If

Next Ws

"逐個打開文件相同表名合并

Do While MyName ""

If MyName ActiveWorkbook.name Then

Set Wb = GetObject(MyPath & MyName)

For Each Ws In Wb.Sheets

With Ws

if ws.name=shname then

Set F = .Cells.Find("*", , , , , xlPrevious) "求源文件最大行

If Not F Is Nothing Then

R = F.Row

If R > 1 Then "如果只有一行或空表不合并

Col = F.Column

Arr = .Range(.Cells(2, 1), .Cells(R, Col))

Set F = Sheets(Ws.name).Cells.Find("*", , , , , xlPrevious) "求目標文件最大行

If F Is Nothing Then

aR_n = 2

Else

aR_n = F.Row + 1

End If

Sheets(Ws.name).Cells(aR_n, 1).Resize(UBound(Arr), Col) = Arr

Sheets(Ws.name).Cells(aR_n, Col + 1).Resize(UBound(Arr)) = MyName "填充文件名

endif

End With

Next Ws

Wb.Close False

Set Wb = Nothing

Set Ws = Nothing

End If

MyName = Dir

Loop

Application.ScreenUpdating = True

End Sub

最後，就是為新增加的宏命令指定一個按鈕，今後點擊按鈕就可以自動進行多薄多表的合并。

董師傅點評：其實可以藉助Excel插件工具——多薄多表合并mergebooks.dll，省去輸入代碼這個過程且操作更豐富，例如可以進行分類匯總合并。

迷你圖清晰展現數據變化

@星兔粑粑

為了直觀展示數據變化，經常要在Excel銷售表格中使用「圖表」中的「折線圖」，不過Excel生成的「折線圖」比較大很占空間，有沒有更好的方法呢？在一個單元格中可以繪製出簡潔的小圖表嗎？使用迷你圖功能就可以做到，方法如下：

在Excel工作表中，切換到「插入」選項卡，就可以看到「迷你圖」選項卡，點擊其中的「折線圖」按鈕，在彈出的「創建迷你圖」對話框的「數據範圍」處輸入一個數據區域，例如A2~H2，在「位置範圍」處輸入放置圖表的目標單元格位置，例如J2單元格，最後點擊「確定」就可以創建一張折線迷你圖，用同樣的方式可以為設置一系列的折線迷你圖。

為了讓折線迷你圖更美觀，點擊「迷你圖工具」選項卡在的「設計」，再在「樣式」中選擇「其他」，打開迷你圖樣式庫，之後選擇一個自己喜歡的樣式，再在「顯示」選項組中點擊「高點」和「低點」，以便在圖表中突出顯示最高值和最低值，最後可以通過更改「標記顏色」讓圖表中的最高值和最低值更好的被識別。

董師傅點評：Excel 2010及以上的版本才有迷你圖功能。

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