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【原創】你如何吃掉一頭大象?淺談WBS工作分解結構法

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有這樣一個被經常使用的比喻,這是一個古老的問題,問:「你如何吃掉一頭大象?」

圖片來自58pic.com,版權歸原作者所有

回答當然是:「一次吃一口。」

完成一個大的戰略目標,正如吃一頭大象,是通過一層一層、一級一級的逐步分解細化為一個個小的任務單元,從而一點一點完成的。

圖片來自《WBS分解指南》,版權歸原作者所有

「每一口」都是很重要的,因為有效的工作是一步一步完成的。對於一個項目來說,頭腦風暴法能夠幫助我們自下而上的定義「每一口咬什麼」的活動,或者會採用自上而下的「分解」過程將一個項目(或者整頭大象)細分為幾個主要部分。無論用任何方法,目的都是開發一種項目所要進行的工作分解結構。

開發工作分解結構法(WBS)的丁斯莫爾指出:「需要一個整體觀念描繪出一條成功實施企業項目管理的道路,所有這些都是從WBS開始的。」

那麼,什麼是WBS呢?

工作分解結構法(即Work Breakdown Structure,簡稱WBS),跟我們學習的因數分解是一個原理,就是把一個項目,按一定的原則分解,項目分解成任務,任務再分解成一項項工作,再把一項項工作分配到每個人的日常活動中,直到分解不下去為止。即:項目任務工作活動。WBS是工作的一個總結,而不是工作本身,工作是構成項目的許多活動的總合。

項目WBS是組織項目實施的工作依據,是開展一切項目管理工作的依據和基礎,具有十分重要的作用。那麼該如何做好項目WBS?下面我們將介紹WBS的思路、方式和步驟。

如何形成WBS的思路呢?

首先要按照一定的原則分解,把項目分解成任務,再把任務分解成一項項工作,然後再把一項項工作再分配到每個人的日常活動中,直到再也分解不下去為止。就比如一個項目分為階段一、階段二或者子項目一等,在這階段一、階段二或者子項目一中它們的可交付成果由哪些構成,在實施計劃的基礎上,更進一步的將每項工作細化,經過細化的工作分別落實到每一個成員,落實到每一天。

說到這裡,你一定認為WBS很簡單了。但是要知道WBS並不能胡亂使用,進行項目WBS是要遵循一定原則的。

WBS要遵循哪些原則呢?

WBS應按照實際工作經驗和系統工作的方法、工程的特點、項目管理者的要求進行,其基本原則是:

1.WBS要遵循MECE原則,即對一項工作進行分解時,要做到不重複、不遺漏的分類,子工作之間要相互獨立,所有的子工作要完全窮盡;

2.WBS要遵循SMART原則,即一項工作的分解要具備具體(Specific)、可量化(Measurable)、可實現(Attainable)、相關性(Relevant)、有時限(Time-bound)五個條件。每一項工作都必須要有部門和人負責,必須要有主要負責人員。每一項工作都要具體到個人,而不是分配給幾個人組成的小組;

3.項目的每一個階段應要能區分不同的責任者和不同的工作內容,應有較高的整體性和獨立性;

4.可視化原則,可以分層看到每一項細化的工作;組件可以移動位置以利於編排WBS;

5)能夠符合項目目標管理的要求,能方便的應用工期、質量、成本、合同、信息等手段;

6.WBS不要太多層次,以四至六層為宜,最低層次的工作包的單元成本不宜過大、工期不要太長。

清楚了WBS的分解原則,則可以動手進行工作分解了。WBS的方式有兩種,分別為自上而下法,即從WBS的頂部開始分解可交付成果,和自下而上法,即指從底層的可交付成果(工作包)開始向WBS頂層匯總項目工作。常用的一般為自上而下法,步驟如下。

建立一個WBS可分為四個步驟:

1. 確定項目目標,著重於項目產生的產品、服務以及提供給客戶的結果;

2. 準確確認項目所產生的產品、服務或提供給客戶的結果(可交付成果或最終產品);

3.識別項目中的其他工作領域以確保覆蓋100%的工作,識別若干可交付成果的領域、描述中間輸出或可交付成果;

4. 進一步細分步驟1和2的每一項,使其形成順序的邏輯子分組,直到工作要素的複雜性和成本花費成為可計劃和可控制的管理單元(工作包)。

比如對宴會項目進行分解,分解結果如下圖所示。分解過程為:第一層將宴會分解為客人名單、房間準備、食品和飲料、項目管理等工作;第二層以房間準備為例,將房間準備細分為清掃樓下~播放音樂等幾個活動;第三層是將每一個活動落實到具體的工作負責人身上。

圖片來自《WBS分解指南》,版權歸原作者所有

創建WBS時需滿足幾點基本要求:

1、某項任務應該在WBS中的一個地方且只應該在WBS中的一個地方出現;

2、一個WBS項只能由一個人或者一個部門負責,即使許多人都可能在其上工作,也只能由一個人負責其他人只能是參與者;

3、應讓項目團隊成員積极參与創建WBS,以確保WBS的一致性;

4、WBS必須在根據範圍說明書正常地維護項目工作內容的同時,也能適應無法避免的變更;

5、WBS中某項任務的內容是其下所有WBS項的總和;

6、WBS必須與實際工作中的執行方式一致;

7、每個WBS項都必須文檔化,以確保準確理解已包括和未包括的工作範圍;

8、WBS應該有交付物,該項工作完成後有何交付物應該進行體現。

WBS通常是一種面向「成果」的「樹」,其最底層是細化後的「可交付成果」。它是將項目的各項內容按其相關關係逐層進行分解,直到細化成工作內容單一、便於組織管理的工作單元為止。

學會運用WBS法,可以幫助我們保證項目結構的系統性和完整性,使得項目的形象透明化,也為後續的工作奠定了基礎,更是各部門協調的手段。學會運用WBS法,可以讓我們的工作架構更加清晰,分解任務更加到位,任務落實更加高效,執行操作更加優質。

作者/ 陳家麗

編輯/ 李欣欣


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