震驚！你根本沒有想像中的忙，一張清單足以證明！
拆書共讀·有聽讀書第079期
文 木頭 · 主播 領讀君 · 編輯 卿年 · 視頻 Kevin
本書共30萬字
為了讓大家快速get到本書知識點
我們為小夥伴做了精彩提煉
快來看吧
橫向管理工作流程的第三步是組織整理，而一個完整的、沒有漏洞的組織整理系統，可以賦予你無窮無盡的力量，因為它可以讓大腦徹底擺脫掉了那些低層次的思維，把精力投到更重要的事情上，並且不會留下任何未經處理的事務來分散你的精力。
各位有聽讀書的書友們，大家好，今天我們繼續共讀《搞定1：無壓工作的藝術》的第199頁~第266頁，在共讀的過程中，大家可以思考以下問題：
1.組織整理的基本分類是什麼？
2.為什麼要建立和使用核查清單？
01
究竟什麼是組織整理？
組織整理意味著讓某個事項所處的位置與其意義相匹配。如果你決定把某事項保存為參考材料，把它存放在必要的位置，這是組織整理。
而如果你認為需要提醒自己打一個很重要的電話，只要把提示內容存放在適當的位置，這也是組織整理。
這聽起來簡單，但它迴避了一個非常重要的問題：某個事項對你來說有何意義？
從組織整理和操作的角度來看，需要跟蹤和管理的事情可以分為7大類：
·「項目」清單
·項目的輔助資料
·記錄在日程表中的行動和信息
·「下一步行動」清單（一個或多個）
·「等待」清單
·參考資料
·「將來/也許清單」
接下來讓我一起來看一下這7類事務。
一、「項目」清單
「項目」清單其實是一個包含了所有未完成任務的目錄，不應該包含項目執行的具體細節或方案，也不應該按照重要性、大小、緊急程度來進行排序。實際上，在日常工作中，你根本不用去理睬這個「項目」清單；每天佔據你主要精力的是你的日程表、行動清單，以及突發的特殊事務。記住，你無法執行「項目」，你能夠執行的是「行動」。
將完整、即時、明確的事項列入自己的清單，並養成維護它們的習慣，這也許是最具價值的行動，它能讓你從此實現無壓力的工作效率。下面是部分理由：
1.對於控制和關注至關重要
2.緩解微妙的緊張狀況
3.每周回顧的重點一目了然
4.促進關係管理
大多數人發現，使用一張清單是最佳的選擇，因為「項目」清單是作為一個總目錄來用的，而不是用做每日的工作指導。
而在某些情況下，進一步細分「項目」清單可能會緩解焦慮情緒。細分項目清單的幾種常見方式有這麼幾種：個人/職業；委派給他人的項目；特定類型項目。適度的複雜性可以實現最優的簡化效果。
二、項目的輔助資料
項目的輔助資料其實是支持項目行動和決策的輔助信息。
下面請大家思考這樣一個問題：如果有大量的相關信息，應該保存在哪裡？而大多數人都有多種方式來保存「輔助資料」：添加筆記；電子郵件和軟體應用程序；紙質文件夾；筆記本/活頁夾。
上述每一種方法，對於項目思考成果的管理都能取得顯著的效果。關鍵在於：發現項目筆記中隱含的具體行動；根據需要定期回顧這些記錄。
為防止整個系統變得「陳腐」，一旦項目筆記中的內容過時或者無用了，你就應該刪除這條筆記。為防止讓這些舊的想法擾亂你的思緒，應該儘快刪除這些無用的想法。
三、記錄在日程表中的行動和信息
如果從組織整理的角度出發，行動可以分為兩個基本類型：對執行時間有剛性要求的和沒有指定時間、越快完成越好的。日程表上記錄的行動就是前者，你可以指定具體時間或者指定具體日期。
當你在處理「工作籃」中的東西時，遇到這類有時間要求的事情，你可以很自然的將它們寫入你的日程表中。比如說你想做個內科檢查，你肯定會立即打電話到醫院去預約（因為打電話預約肯定不用兩分鐘），約好時間後將它立刻寫入日程表，這簡直再自然不過了。
四、「等待」清單
如同行動需要整理成清單一樣，那些等待別人完成的任務也需要組織成清單以提醒自己。「等待」清單上的內容，應該是那些你不關心過程，只關心結果的事情（或由別人負責的事情）。比如你可能在「等待」在劇場預訂的戲票，公司訂購的新掃描儀，用戶對某個提議的肯定答覆，諸如此類。
你的任務是根據需要定期回顧這個「等待」清單，檢查完成的情況，並解決是否需要你執行某些行動以推動事態的發展。
對許多人尤其是管理者或監督者來說，收集、更新、完善、審閱我們所關心的他人未兌現承諾清單，會令你感到輕鬆愉悅，並能明確工作中需要重點推進的事務。
要知道，「等待」清單中的內容都是完全要由別人完成的。當你認識到這一點的時候（特別是手中正拿著這樣一份清單的時候），你肯定會感覺很棒的。
五、參考資料
一般來說，你在工作和生活中接收的大部分資料都屬於參考資料。你不需要對這些參考資料採取任何行動。至於保存多少資料，需要多大空間，以何種形式保存，則可以根據其合理性和個人喜好等因素。
而參考資料現在會以各種方式出現，對其進行組織整理的方式也有很多。一般以下面四種最為常見：
1、一般性參考資料歸檔系統--紙質、電子郵件和簡單的數字化儲存
2、專門資料的歸檔
3、聯繫人管理工具
4、圖書館/檔案館式的歸檔系統
六、「將來/也許」清單
當你對自己的大腦進行「大掃除」時，通常會發現一些不確定何時進行的事情。在這一類型中，比較典型的情況有「學習日語」、「寫一部懸疑小說」以及「攀登珠峰」等。這部分稱之為「將來/也許」清單。
羅列清單的過程本身，就會讓你對自己所期許的事情有更加清楚的認識和準備，也會促進你在日常生活中向這些目標努力。
02
核查清單
保持上述這些類別之間的界限分明，是整個組織管理工作中最重要的一部分。除了堅持對個人系統進行詳細、清晰的分類，還有一個問題需要我們關注，即建立和使用核查清單。
你可以幫助你關注項目、工作流程和程序、事件、愛好、職責等領域中可能出現的潛在問題。就本質而言，我們討論過的任何提示清單或類別都是核查清單，因為它們的功能是提供核查和審查事項，以確保你不會在該領域遺漏事項。
數量極多的潛在核查清單可以讓你更輕鬆地控制生活和工作領域的各種情緒。如果你曾經為了買菜而參考食譜，你就是在使用核查清單來提高你的關注度和工作效率。
而你則完全可以根據需要大膽的創建各種類別的核查清單，比如從「生活的核心價值」、「郊遊的有關事宜」到「可能的假日禮物。」列出清單--特別是當你一想到某件事情時就為它列出清單，這將成為對你最有效，同時也最便捷的一種方式。
接下來我們來看一下一個核查清單題目列表：
·旅行核查清單（旅行前要檢查和完成的事情）
·每周回顧（在每周回顧中要檢查和更新的事情）
·要保持聯繫的人（所有你想聯繫的圈內人）
·年中活動（這一時期的所有總結活動）
合理而恰當地運用核查清單，可以極大地提高你的個人工作效率，並緩解你的工作壓力。
領讀君說：擁有完善的組織整理系統，你才有精力去放眼更宏偉的問題，大腦在記憶或提醒方面的持續壓力才能得以釋放。正如威廉·布萊克所言：必須建立一個系統，否則就會被別人的系統奴役。當你完成上述事項後，你也就已經準備好進入下一個步驟了。
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