遠離低水平的勤奮：你做事的深度才真正決定了你的高度

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我們每天都在忙碌，成功的人忙碌，平庸的人每天也在忙碌。

那麼，差距到底是如何產生的呢？

前者是確實很忙的人，後者則是假裝很忙的人，大量的事實證明，80%的人都不知道自己為什麼在忙，更可怕的是，他們已經習慣了這種忙碌的狀態。

那麼對於初入職場或即將步入工作崗位的人來說，怎樣才能真正有效出色地完成工作，又快樂地享受生活？

《小強升職記》這本書的主人公小強，用自己的經歷為萬千職場人士提供了游刃於職場的範本，向我們介紹了讓工作變得更加輕鬆自如、事半功倍的方法。

書中的方法不僅適合各種工作層面和不同文化背景的所有人士，而且家庭主婦和學生，也能受益無窮。

書中提到，我們低水平的忙碌，其實是沒有構建自己的核心。

那麼如何避免低水平的忙碌呢？下面就一起來看看書中提到的3個方法。

一、明確工作的四個象限

四象限法則是著名管理學家史蒂芬科維提出的一個時間管理理論，把工作按照重要和緊急兩方面的不同程度進行劃分，基本上可以分為四個象限：既重要又緊急、重要但不緊急、緊急但不重要、不重要不緊急。

我們可以用這個法則來判斷事務的輕重緩急，並做到針對性地處理。

很多人都知道這個法則，但卻很少有人能完全掌握並應用它。

因為他們沒有很好地解決這兩個問題：如何評估一件事情的重要程度和如何得知一件事情的緊迫程度。下面我把這四個象限的工作進行一個簡單的羅列和說明，供大家參考。

1第一象限，既重要又緊急

此象限的事務需立即去做。

舉例：處理某媒體對公司的負面報道、為孩子填報高考志願等。

這些事情必須馬上去做，否則後果將非常嚴重。

思考：真的有那麼多重要而且緊急的事情嗎？

2第二象限，重要但不緊急

此象限的事務需要有計劃地去做。

舉例：編寫公司下季度的工作計劃、制定家庭的投資理財策略、參加心理諮詢師的培訓等。

這些事情雖然看起來不緊急，但是我們可不能置之不理。如果你現在不重視它，它隨時都會發展成重要而且緊急的事情。

思考：如何避免更多的事情進入令人討厭的第一象限？

3第三象限，不重要但緊急

此象限的事務可交給別人去做。

舉例：辦公室里的突然來電、臨時會議等。

這個象限里的開銷是相當可惜而且無奈的，忙了半天可能一點效果都沒有，包括你在內的很多人都會被假象所迷惑，認為「緊急」的就是「重要」的。其實「緊急」和「重要」一點關係都沒有。

思考：我們如何盡量減少第三象限的事務？

4第四象限，不重要不緊急

此象限的事務，盡量別去做。

舉例：看無聊的電視節目、一個人閑逛等。

這個象限里的事情都是用來打發時間的，僅僅當做前三個象限的調劑的話還說得過去，如果過多地沉迷於這個象限，我們的價值就會大打折扣。

思考：我們在工作中是否有必要進入這個象限？

二、甩掉身上的猴子

理論企業經理人比爾翁肯曾經提出一個理論，叫「背上的猴子」。他有一次偶然發現，自己在忙於加班的時候，部屬竟然在悠哉游哉地打高爾夫。

這讓他突然領悟到，主管人員之所以時間不夠用，一個很重要的原因在於沒有做好授權分責，將太多本該部屬去做的工作招攬到了自己身上，以至於永遠在苦苦追趕工作進度。

利用猴子法則，明確職責，確定這隻猴子不是你的，注意溝通方式，明確堅決但並不生硬，可以幫你走出第三象限。

如何避免猴子有一個標準，就是甩掉自己身上的猴子，或者將猴子放回到他的主人身上。

比如，你可以參考下面這個對話來處理這個問題。

老闆問：關於水利系統軟體的那個項目，想和你談一談。

你答：好的老闆，不過能否請你先發給我一份關於水利系統軟體的資料？

部屬問：我們怎麼解決項目預算超支的問題？

你答：你有什麼想法？能不能先請你做一個刪減成本的計劃案？

同事問：我什麼時候能拿到這個軟體的操作說明書？

你答：我已經讓××去做了，他會直接發給你。

三、用衣櫃整理你的工作時間

時間管理的秘訣就如同整理衣櫃一般，其核心理念就是，記錄下要做的事，然後整理安排並自覺一一去執行。

衣櫃整理法有五個水平流程，即收集，處理，組織，回顧，行動。

1收集：清空衣櫃，捕捉大小事，將任務具體化。

將一切任務放在「收集籃」里，在清空大腦的同時達到心如止水的境界。

2處理：為衣服分類，對待辦事項進行判斷，找出可執行的工作。

逐步清空收集籃里的事務，明確每件事的意義，辨別哪些是可執行的（可以直接去做的事），哪些是不可執行的。

可以執行的工作分五類：

2分鐘之內能搞定的事

需要多個步驟搞定的項目

指派給別人完成的事

如：提供新版本軟體的用戶使用報告，打電話給小李，還要告訴他下周三之前必須完成。

特定時間做的事

一方面，這類事務可能需要多個步驟才能搞定，比如今天做一些，明天再做一些；

另一方面，這類事務可能需要在特定時間或者環境才能完成的，如督促小李提交用戶試用報告。

待辦事項

3組織：將分類的衣服重新儲存，建立一次到位的行動清單。

這樣的行動清單可分為以下四類：

日程表：存放特定時間做的事情

將來清單：記錄可能要很長時間才會做的事情，需定期查看

待辦清單：每天主要的清單，排在最前

項目清單：這個清單一般比較複雜，有時需補充相關資料

4回顧：對衣物做到心中有數，定期檢視、調整清單內容，保持行動的準確度。

每天回顧：

今天做了些什麼？需要推進哪些重要的事情？對哪些比較滿意和不滿意？明天的規劃是什麼？

每周回顧：

A、回顧將來清單：看看這個清單里有沒有可以行動的項目。

比如，想去青海旅遊，最近是不是剛好有帶薪年假？如果有，就把它從「將來」清單里拽出來，放到你的「項目清單」里，畢竟需要好好做計劃，所以應該把它當做一個項目去執行。

B、回顧項目清單：把項目清單拿出來看看，下一步該做些什麼？現在項目的完成度是多少？項目要取得什麼樣的成果？

C、回顧待辦事項：有沒有你已經做過還沒來得及劃銷的任務？你上周都做了哪些事？

D、審視自己的目標：將自己的目標納入回顧系統，通常這樣的目標需要1年以上的時間才有可能達成。

比如，健康的目標：每天早晨早起鍛煉；財富的目標，3年內年薪超過20萬；事業的目標，爭取項目主管的位置等。

4行動：選擇最佳方案，根據情況執行清單中的所有任務

從六個不同的高度進行思考，並選出有效可行的執行方案：

原則：思考自己的價值觀、原則和目標。比如，你認為工作是謀求更好生活的途徑，追求無壓、流暢、高效的工作。

願景：包含3-5年的工作目標。比如，提升組織能力、協調能力等。

在定下目標的時候，你需要問自己幾個問題：我的目標是什麼？哪些人已經達到了我的這個目標？他們是如何達到目標的？達到這個目標之後我的工作和生活是怎樣的？

目標：一年就可以完成，並取得一個階段性的成果。

比如，每周通過參加商務聚會來擴展自己的人脈，主動給朋友們打電話，鞏固自己的人脈；每天堅持閱讀40分鐘，以擴展自己的知識面，並且深層次地研究自己所在的專業領域。

責任範圍：無論是工作上的角色（管理、產品開發）或者生活中的角色（家庭、個人財務、精神層面），要把每個角色扮演好，就需要執行一些任務，以拉近現實和期望的距離。

任務：如新產品的銷售策略。

下一步行動：如開始制定新產品的銷售策略。

對於這裡的「行動」部分，你可以利用一個月的時間思考自己的未來發展，然後制定一個「自上而下」的職業規劃。

當這個規劃確定之後，再「自下而上」地搞定自己的工作，並在工作的過程中根據情況修訂自己的規劃，再選擇一個 「下一步行動」的最佳時機，立即執行即可。

這裡介紹的3個方法從不同的維度為我們提供了高效工作的路徑，並不是要將所有方法一起使用才有效，我們需要根據自身需求，挑選適合自己的方法。

如同修鍊武功一般，不管是九陰真經還是九陽神功，都需要我們修鍊到一定境界才能發揮應有的威力。

擺脫瞎忙的方法數不勝數，但方法不在多，唯有提高我們的執行力，做到知行合一，方能讓自己遠離低水平的忙碌，從職場「小白」逆襲成職場「白骨精」。

參考書籍：鄒鑫 《小強升職記》

作者：TotoHo，精讀讀友會會員，溫潤熱光源，謙謙求知人。

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