EndNote 標註不這麼做，導師修改時怕是要氣哭

文末有福利

辛辛苦苦完成的論文，自己認為「不能增減一字」後，讓導師修改。論文中必然帶有文獻標註，最常見的是 EndNote。不過導師電腦上沒有你的 EndNote 庫，那麼他在修改時，只要有文獻位置發生變化，EndNote 就會出現各種錯誤提示，會使你的導師修改興緻大減，或者直接把你的 EndNote 論文標註給刪了，自己加個括弧，叫你以後自己添加。

如果你的文獻數量在 30 篇以上，論文又有大改動，估計你會校對得發瘋。What？你想叫導師在他的電腦上也裝上你的 EndNote 庫？圖樣圖森破。

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文獻是一定要在論文中作標記的，但又不能帶有 EndNote 格式，這個局怎麼破？接著看下去。

圖 1 所示是常規帶有 EndNote 格式的論文（隨便插入了兩個文獻），此時如果把滑鼠箭頭放在文獻序號上面，會有一個小方框提示，這個小序號其實有 EndNote 的一個小程序在裡面，對應的是你 EndNote 里自己建立起來的庫，如果標記在論文中的位置發生變化，裡面的小程序會自動計算，序號也會發生相應變化。

但是別人電腦里沒有你這個庫，就會出現錯誤提示。如果文獻較多，就會出現很多錯誤彈出窗口（圖 2），伴隨著系統的警告聲，「噹噹噹噹...」，你可以想像一下導師那時候的心情，第一反應是電腦中病毒了。

有童鞋要說了，EndNote 不是有一項輸出全文文本格式的功能嗎？是的，如圖 3，選擇「Convert to Plain Text」，這種方式是把文獻序號也變成文本了，如果文獻位置改變，EndNote 就不會幫你自動改變序號了，因為序號裡面的小程序沒有了。

所以用這種方式，導師幫你改過以後，你所有的文獻又要重新檢查一遍，校對一遍。文獻 30 篇以上，絕對是一項重大的工程。導師的時間寶貴，你就時間就特么不寶貴嗎？而且做的還是很無聊的工作。

所以，這項功能僅僅適合於論文內容不再更改時的情況，也是投稿前必須做的事情，但給導師修改，千萬不要用這種方式，除非你確信你的論文「增一字則長，減一字則短」。不過，童鞋你真那麼牛，還需要導師嗎。

真是糾結啊！那麼怎麼樣才能既有文獻信息，又不會在別的電腦上出錯呢？EndNote 已經幫你想到了，就是把文獻標記轉化成 EndNote 設定的文本，它保留有文獻信息，見圖 3 中的「Convert to Unformatted Citations」，點擊這個後效果見圖 4。

可以看到，原來的序號變成了一串字元，由 { } 作標記，中間有作者，發表時間和在 EndNote 庫里的對應編號。有了這些信息，你再點一下圖 3 中的「Update Citations and Bibliography」，EndNote 就可以自動處理並又變成圖 1 的樣式。好神奇啊。

重要說明一點，圖 4 這種格式在論文最後是沒有參考文獻列表的，解決方法很簡單，在轉變之前把參考文獻複製一下，粘貼為「只保留文本」（圖 5），放在論文最後，搞定。粘貼時不要選擇第一項「保留源格式」即可，也可以選擇其它選項，根據使用經驗只保留文本是效率最高的選擇。

別急，還有問題。{ } 這兩個符號有時候論文中會被用到，有些分類學科中使用的幾率還不小，此時 EndNote 會愚蠢地認為這兩個符號之間的內容都是文獻信息，所以又會出錯，彈出出錯框，如圖 6，你可以點忽略，但每次更新都會出現，還能愉快地改論文嗎？怎麼辦？

第一步，點擊論文中「Update Citations and Bibliography」，變成常規序號樣式。

然後再依次打開 EndNote 菜單欄：「Edit Preferences… Temporary Citations」，如圖 7 紅框內所示，把這裡的 { } 改成少見的符號，最好也成對，但不能相同，本人通常用全形符號【】，這兩個符號英文論文中是用不到的。

確定後，在論文中點擊「Convert to Unformatted Citations」，就會發現圖 4 中的 { } 被【】所取代，但實現的功能是一樣的。而且我認為，用【】使得文獻在論文中的位置更加醒目。

Tips：如果你先改成「Unformatted Citations」，然後設置成另外的符號，那麼你點「Update」，就變不回序號模式了，因為 EndNote 不認識了，反過來想想，是不是有點加密的感覺？

還沒完，轉化成【alberse, 2011 #773】這種樣式後，對應的文獻列表一定要按照姓名排序，不然查找時就會很麻煩。一個原則：給導師節省時間，就是給自己節省時間。

所以在轉成這種樣式之前，更改你的輸出參考文獻格式為「按照姓名排序」：「Edit Output Styles...」，（圖 8，選擇紅框內的都行，推薦 Author+Year+Title），然後複製，粘貼為文本格式，放在文獻列表的最後。

最後一步，把你的論文初稿列印出來，當然你完全可以忽略這步。在 Word 里排版，建議字型大小 11 號，單倍行距，字體選擇 Calibri，目的是盡量讓導師日益老花的眼睛舒服點，右邊空出 1/3，讓導師可以做批註或者修改。排版也不用做得很仔細，看著舒服就行。

論文列印出來有個好處，導師隨時隨地可以看。反正論文也不會有多少頁，如果雙面列印就更好了，放在導師的公文包里也不會有負擔。如果導師只喜歡在電腦上修改，列印出來的論文也有用，紙質放旁邊，就不用上下滾動頁面去看圖表，查看文獻也更加方便。

總結一下，一個總原則，盡量給導師節省時間，同時也不能浪費自己的寶貴時間，所以把論文交給導師修改之前，依次做以下幾步：

步驟總結

1. 把系統用 { } 的改成【】，如果你的論文中確定不會用到 { }，忽略這一步；

2. 更改輸出樣式中的參考文獻排序，以姓名及發表時間排序；

3. 複製參考文獻列表，在所有文獻後面，以「僅保留文本」粘貼（因為第 4 步後 EndNote 自動生成的參考文獻列表會消失）；

4. 「Convert to Unformatted Citations」，樣式如【alberse, 2011 #773】；

5. 在 Word 中排版，並列印初稿，給導師方便，最終是給自己方便。

最後祝大家都順利畢業，拿到學位，找到工作，申請課題，早日當上導師。

文中隱藏好多小彩蛋，大家都學到了嗎？

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文章來源：黃新園

圖片來源：黃新園

題圖來源：視覺中國

動圖來源：SOOGIF

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