是數碼複合機，更是內容管理中樞！柯尼卡美能達MCS服務解析

近幾年來，在辦公領域中有一個概念常常被人們所提及——無紙辦公。無紙辦公即不用紙張辦公，指利用現代化的網路技術進行辦公，其主要傳媒工具是計算機、ipad、手機等現代化辦公工具，可以實現不用紙張和筆進行各種業務以及事務處理。在節約紙張的同時大大提升工作效率，將人們從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來。這項概念的應用也意味著科技辦公時代的到來。

對於各大文印設備廠商來說，無紙化辦公的大趨勢毫無疑問是一個巨大的挑戰，廠商們都紛紛作出了各自的應對。在這其中，柯尼卡美能達毫無疑問走在了前列。

早在2014年，柯尼卡美能達就推出了一站式內容管理服務(ManagedContentServices，以下簡稱"MCS")。這項服務十分迎合無紙辦公的趨勢，這裡，編輯君就為大家簡單介紹一下這項服務。

MCS服務旨在為用戶提供數字化內容管理服務，進一步優化內部業務信息溝通流程，提高效率，降低成本。其具體的功能主要體現在企業文檔和內容管理產品「Doc Record」上。

Doc Record的設計初衷在於幫助15-2000人級別的企業實現企業內部的文檔和內容管理，讓企業內部的業務流程更加流暢。

Doc Record是一款WINDOS應用程序，其基本模塊和其他模塊都安裝在WINDOS伺服器上。其基於H5頁面技術的客戶端可以支持多種設備進行使用。

除去其基礎程序，Doc Record還可以搭載包括自動化伺服器、索引客戶端、工作流程伺服器、條形碼伺服器、API等多種模塊，用於優化和梳理整個辦公文件管理的流程。

簡單的說，該服務最核心的功能在於在企業內部快速檢索文檔，使用戶能夠在辦公過程在輕鬆找出所需的文件並通過硬體進行列印、傳真、電子郵件等一系列操作。

搭載了這項服務數碼複合機其實已經從單純的文印終端變成了辦公文件集散中心，其在企業內部文件信息管理中的優勢主要體現在以下兩個方面。

●有效提高效率，降低成本

Doc Record能夠幫助使用者即時訪問儲存在伺服器上的文件和數據，同時進行自動歸檔，省去了人力對文件進行分類管理以及歸檔處理的過程，在提高效率的同時能夠大幅度減少因人為操作而出現錯誤的幾率。

對於新接收到的文件，該應用也能自動進行歸檔並發送給相關人員。在這一過程中，Doc Record能夠自動從文檔中提取類似客戶名稱、票據編號、發票金額這樣的關鍵信息，並發送給用戶進行確認，整個文件處理過程化繁為簡，同時也支持將提取的關鍵數據自動存入伺服器，便於下次調用。

Doc Record在工作文檔的審批過程中也能為用戶提供便利。軟體能夠為用戶提供一種更加優化文檔文件審批方案，通過內部網路線上進行審批，同時用戶也能輕鬆查看到審批的實時進度，大大減少工作流程。對於效率的提升以及企業人力成本的降低都能起到不小的正面作用。

●輕鬆採集和整理文檔

Doc Record擁有極其強大的文檔採集和整理功能，強大到即使上文中已經提到了類似的文件歸檔檢索功能之後，也要將其單獨作為一個方面進行詳細解讀。

該軟體可以手動或者自動的進行文檔採集工作。Doc Record的伺服器能夠將包括電腦、傳真、印表機、移動設備、第三方應用程序以及Doc Record配套搭載的各種服務全部囊括進企業內網，然後在整個辦公網路中採集文檔和信息。

Doc Record的自動化伺服器還能夠將接收的文檔自動進行OCR文字轉換，識別文檔類型，並自動提取合適的索引信息進行歸檔分類，儲存在適當的文件夾。當然，Doc Record也支持對部分內容進行光學字元識別，辦公靈活性能夠大大增強。

在索引過程中，用戶還能夠設置索引關鍵信息來對歸檔文件進行管理，通過定製的分類和索引信息來適配各個行業、不同企業的個性化需要。在具體操作中，Doc Record的設計和WINDOS中的文件夾視圖極其類似，十分直觀簡便，伺服器也可以自動將相似的文件夾進行合併，進一步提升文件處理效率。

▲柯尼卡美能達複合機

總而言之，MCS服務把數碼複合機從一個文件輸出終端變成了一個企業內容處理中樞，不在只是單純的將文件在紙張上呈現，而是多維度的管理辦公文件，實現在有紙和無紙之間隨意的切換。

這項服務可以說是智能辦公體系中的大腦。對於一家已有百年歷史的老派品牌來說，在智能辦公這一新興領域能有如此超前的設想和如此完善的設計，不得不令人嘆服。

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