開放式辦公日趨流行，辦公室里的私密性該如何解決？| 我們的辦公室②

辦公傢具製造商 Haworth 不久前發布了一份白皮書，這份叫做 Designing for Focus Work 的研究顯示，因為工作被打斷以及干擾等因素，平均來看，辦公室員工已浪費了 28% 的工作時間，故而必須加班才能完成工作。而在這份白皮書做的全球調查中，超過半數的受訪者表示，他們的僱主並沒有設法幫助他們管理超負荷的工作。

身處開放式辦公環境中的員工，時刻被隨時切入的資訊、來來往往的人以及各種莫名的噪音困擾，用於獨立思考和解決問題的時間正在減少。

不過，這不是什麼新鮮的洞見。

• 2013 年，建築公司 Gensler 針對工作場所的調查顯示，近 5 年，美國工作場所辦公的效率已經下降了 5%；
• 2014 年，英國辦公設備服務公司 Expert Market 調查發現，54% 的員工可能更希望在單獨隔開的辦公空間進行工作；
• 同樣是在 2014 年，美國辦公傢具品牌 Steelcase 委託全球調研機構 IPSOS 進行的調查顯示，近 69% 的員工對他們的工作環境表示不滿意，這其中 85% 的人表示，在日常辦公環境中，容易受到周圍同事的影響或其他人的談話聲而無法集中注意力，另有 85% 的人認為當他們想要獨處放鬆或思考問題時，發現公司里並無合適的環境。

過去十餘年，共享型、開放式辦公空間大幅度增加，逐漸取代格子間成為主流辦公布局。雖然開放式環境被認為增加了員工之間的合作關係，降低了房地產成本，但 Haworth 的報告指出，開放式空間對於個體員工的績效，並沒有積極的提升效應。

「成功的合作需要集體協作的努力，也需要個人高度專註的工作。在互動協作模式和專註思考模式之間能夠任意切換，對於工作效率來說，才是具有意義和成效的。」白皮書中寫道。

要知道，開放式的辦公環境並不只有噪音污染和視覺混亂這些看得見的問題，很多時候，它也為員工間接創造了一個充滿競爭壓力以及剝奪隱私的狀態，並不是所有人都適應這種一舉一動都暴露無遺的環境。

我們嘗試著從不同領域、規模、形態的辦公空間案例入手，分析時下辦公場所的設計特點。我們發現，以下五個趨勢出現頻率較高，大多數辦公室設計的方向都可以歸納其中：

• 依公司工作協作特點量體裁衣設計辦公場所，注重提升工作效率；
• 協作辦公與私密性的平衡；
• 智能化辦公，幫助企業提升員工工作體驗；
• 注重身心健康、可持續發展；
• 借力設計闡釋公司文化。

這是第二篇，我們嘗試通過三個案例，討論「協作辦公與私密性的平衡」，在協作溝通被看作是創新和效率不可缺少的部分時，也應該注意到，私密性、安靜以及獨處，對於創意、效率乃至領導工作至關重要。

今年，地產代理行仲量聯行上海分公司搬了新家，原來的固定工位取消了，管理者的單獨辦公間也沒有了，原本森嚴的層級關係被打破，取而代之的，是融合了聯合辦公概念的有機空間。

吳允燊現在沒有自己的固定辦公室，公司遷址後，他更喜歡到處走一下，和同事們隨機交流，「我希望旁邊有很多人可以跟我溝通，多過我在一個很好的、自己的私人封閉辦公室里辦公。」他是仲量聯行上海及華東區董事總經理。

1994 年，仲量聯行設立上海分公司，正式進入中國市場。經歷了 20 余年不斷的本土化嘗試，仲量聯行已在北京、成都、廣州等 13 個城市開設分公司。他們不再需要告訴人們仲量聯行能為他們做什麼，也成為了很多希望進入地產代理行業的公司人所嚮往的企業。

「公司應該要做一些改變，來符合客戶、社會和自己員工的需求，我們過去不斷地在幫我們的客戶達成願景，現在我們更想要強調的是，要怎麼樣的一個環境，才可以通過我們的員工幫助我們的客戶達成願景。」

在上海，人們熟知的許多地標性大型商業物業都是仲量聯行的服務對象，比如為上海中心、上海 ifc、會德豐廣場以及興業太古匯提供辦公樓獨家代理服務，為虹橋交通樞紐和外灘金融區提供戰略顧問服務，以及為花旗銀行大廈和月星環球港提供物業管理服務等等。

這次借著辦公室遷址的動作，仲量聯行上海分公司也想通過去做一些不同的設計，重新定義公司品牌，請來了專註於辦公空間領域設計的 iDA Workplace + Strategy 公司操刀新辦公室的設計。

新辦公室位於興業太古匯一座的 22、23 層。從電梯間出來，通過一扇玻璃門，便來到了一個體量很大的開放式空間「Equator Club 赤道俱樂部」。設計團隊摒棄了傳統公司前台的做法，借鑒酒店禮賓部的思維，希望能夠減少一些企業色彩，更加著重於用戶體驗，營造出超越辦公以外的氛圍。

手機一卡通的使用，意在為員工暢行各個辦公區域提升效率。

在仲量聯行工作，隨時隨地大大小小的會議是免不了的。這時候，無線投影系統和無線 IP 電話的配置就顯得格外貼心了，大大節省了準備調試各種儀器的時間。而在一間 15 分鐘自動斷電會議室里，一張高高的圓桌置於中心，周圍是可供員工暫時倚靠的牆面，一到 15 分鐘整個房間自動斷電變黑，這個充滿巧思的智能設計，目的是要讓讓許多冗長乏味的會議變得精簡、有效率，廢話連篇也可能變為「有話直說，長話短說」。

沿著「赤道俱樂部」旁的樓梯走上 23 樓，視線變得很開闊。

大面積的落地窗外就是時髦喧鬧的城市景觀和自然光線，木質感和綠植牆組合構成的這個空間，被稱之為「AuroraCafé 極光咖啡館」。三三兩兩的同事聚在這裡聊天、談工作，周五晚上在結束一周的繁冗工作後亦有人在這裡開 party 辦活動。

除了前述這些公共空間的創意體驗，融合了聯合辦公體驗的辦公區域，也不再是過去嚴肅正經的刻板形象。

時下矽谷科技公司最流行的辦公套件在這裡都可以看到，既有順應私密性趨勢的創新型格子間設計，又有可以進行一對一談話、獨自打電話或者僅僅是單獨放空一下的小隔間，或是為偏好於站立式辦公的員工提供的桌椅，以及不同區域的吸音板裝置。

而不同種類的會議室也為員工提供了多種選擇，比如需要一定程度的私密性，可以選擇不同體量的會議室房間，能讓人更專註、不被干擾地開會；而如果需要即時、快速地溝通問題，也可以去比較開放的空間來討論。

用吳允燊的話說，「我覺得當大家有選擇的時候，就會覺得這是一個有幸福感的辦公室。」

而這也是吳允燊聽到最多的反饋，「以前其實是沒有選擇的，我就只能在會議室，要不就是在我的工位上面，他們現在可以按照他們的需要去尋找一個場景，這個場景可能是在我們的極光咖啡館，或是沙發區，甚至坐在我們的赤道俱樂部。」

在空間美學上，辦公區也將傢具、材質、顏色以及燈光的搭配，巧妙地融合，用暖色調取代鮮亮色彩，呈現出和諧親近的氛圍，以城市規劃為動線設計靈感，既有「大路」的設計，也有「小巷」的細節。

增進與同事之間的互動，成為入駐新辦公室後最大的變化之一。

吳允燊以自己為例來說，「以前呢，溝通的都是坐在我旁邊的那幾個部門，搬進來以後我也在 23 樓坐過，也在我們不同部門的位置上坐過，有些時候雖然太忙，但是五分鐘的交流，看看他們在做什麼，那大家有兩三個機會交流，都是我了解我們的業務很重要的來源。」

仲量聯行華東區市場部高級經理劉東旭也告訴我們，搬入新辦公室後，工位其實比原來少了不少，但這並不妨礙辦公，沒有了固定工位，一般一個部門的人會選擇一片區域集中辦公方便交流與溝通，完成工作後會把自己的私人物品放進個人置物櫃里鎖起來。

況且考慮到他們的工作性質，工作日在外出差、會見客戶的頻率都很高，為每個人設置固定工位也是一種浪費。

給予員工更多辦公場景的選擇，創造同事之間更多互動機會，這都是吳允燊樂見的結果，但在做這個新的辦公室改變的過程中，他也有過擔心，「這會不會對我們的運營有很大的影響？」

在真正搬進去工作了幾個月後，他的疑慮漸漸被打消了一部分，但新的挑戰也擺在了面前，「在我們業務的管理上，以前是看到我們的同事坐在一起，知道他們在做什麼，現在只能看到結果，過程呢，可能你沒有辦法每一個都管理到，這也是個很大的課題。」

成立於 2005 年的 TAQA，是阿布扎比一家國際能源公司，在過去十年成長速度極快，運營範圍在能源行業中不斷擴大，遍及 11 個國家，極速擴張也意味著員工分布在各個地區，後勤組織相對困難。

但在高層管理者看來，讓員工聚集到總部城市裡來，才能更好地發揮集體才智的能量，「我們還是一家年輕的企業，我們在全世界坐擁 320 億美金的資產。但是我們在阿布扎比的團隊卻依舊在隔間里工作，我想我們必須要去除一些障礙，」 TAQA 執行副總裁 Ifran Nadeem 說道。

他們在阿布扎比一幢高樓里租下了 23 至 25 三層空間，佔地 5543 平方米。負責其辦公空間設計的，是美國建築設計公司 Perkins+Will 。

這不只是簡單的辦公室搬家，對於 TAQA 的員工來說，是工作方式、狀態的一次革新。

按照 TAQA 業務經理 Khaled Hag 的說法，對於浸淫在阿拉伯文化中的許多企業員工來說，他們已經習慣在擁有許多私人辦公室的環境里工作了，高層管理者也都習慣於擁有私人辦公室來體現自己的職權，雖然這樣的工作環境並不鼓勵協作共事。

在遷入新總部之前，TAQA 高層徵詢了不少員工意見，他們很快就意識到，私密性是設計考量的重點，許多員工的態度表明，失去私密性的空間將會是不受歡迎的。

TAQA 高層對於新空間的設計提出了明確的要求，「這應是一個集會議、待客、協作交流辦公於一體的空間，人們可以聚在一起，協作共事，同時也提到，新空間的設計不能忽略個體員工對於私密性的需求。」

「我們需要創造一個能反映我們業務多樣性的空間，能讓人更容易地溝通交流。創新和新技術當然很重要。但是對企業而言，更為重要的是員工的質量以及他們之間的緊密聯繫。」

如何做到既滿足個人私密性需求的空間，又有支持協作辦公的空間，設計團隊需要找到一種平衡方案。

明麗配色的傢具傳遞出一種隨性的親和力和創造力，玻璃隔斷上繪有表示能量浪潮的圖案，呼應著公司文化主題。落地窗外就是一覽無餘的海灣和阿布扎比老城風貌。

整個樓層設計規劃，將開放式辦公區域、共享協作空間以及私密性空間做了有效區隔。

比如客戶會議可以在第 25 層舉行，這一層配置有一個董事會會議室、若干個普通會議室、一個大禮堂，以及公司專門設置的待客空間 Majlis，保證了員工與外部訪客互動交流時，不會干擾到辦公室中日常工作的員工。

而在 23、24 層，員工可以找到能夠讓自己舒服辦公的角落，不管是可以進行私人電話通話的小隔間，還是緊鄰窗前看著海景暢快工作的開闊地。

「每個員工的工作方式不盡相同，我們需要給他們不同的選擇，」 Khaled Hag 表示。「那些對私密性問題有顧慮的人在適應新環境後都不再擔憂，我認為不會有人想回到以前的狀態了。」

土耳其 ING 銀行總部位於伊斯坦布爾重要的經濟區 Maslak。此番接手其總部改造任務的，是伊斯坦布爾本土團隊 Bak?rkure Architects。

改造的第一步是員工調研。

關於舊辦公環境，ING 銀行總部員工給出了不同維度的反饋意見，包括絕大多數員工不喜歡辦公室暗沉單調的配色、刻板的辦公桌椅擺放方式和空間布局，而關於會議室、公共空間太少且空間利用率並不高的抱怨也很多。

受訪的員工中有 75%的人表示他們希望有獨立的辦公空間，90% 希望可以在工作時靈活調整位置。有 75%的員工對於照明設施心存不滿，90%的人覺得空調起到的作用太弱，容易導致在工作時感到疲勞。

另有一個明顯的問題是，整個辦公室的設計過於強調上下等級之間的劃分，比如，開會時使用的大桌子，除了體現高管團隊的權威之外，有些浪費空間，員工們更希望與高管之間拉近距離，協同工作。

前述調研結果幫助 Bak?rkure 團隊制定了設計策略，他們意在將銀行辦公所需的不同功能空間，反映在設計的各個角落。

移動性成為改造實現的核心功能。隨著移動辦公普及，員工們不再被局限於工位上，創造一種鼓勵協作、分享，增進創造性的環境，進而提升整體工作的體驗，成為越來越多公司的選擇。

全樓無線基站的設置，使得員工可以使用內部無線智能通話設備進行交流和溝通，固定電話被淘汰。設計師為空間加入了新的活動辦公區，便於員工在不同類型的空間選擇適合自己工作方式的位置，這就賦予了員工更多的自主選擇權，需要靜下心來工作時獨辟一個區域辦公，需要溝通合作時圍坐在一起協同工作。

原先的標準工作台是屬於員工們一對一式的固定工位，但新空間將標準工作台改造為共同工作區域，員工可以自主選擇在哪裡辦公，這種自由的工作形式，可以提高員工的工作積極性和效率。而為了滿足員工個人需求，辦公室里還設置了私人通話用的電話亭和個人用的儲物箱。

部分高管的座位安排在空間的角落位置，便於監控整個空間。辦公區域緊挨窗邊，充分享受自然光照，而相對來說對於自然光需求較少的空間，比如會議室，則置於空間中部。

為了保證整體空間的寬敞舒適度，設計師移除了舊空間中的吊頂，天花板結構裸露在外，增加了空間的高度。而在人流密集的辦公及會議區域，採用噴嘴送風技術，解決了空調不足的問題。

公共區域也是這次革新的重點。咖啡區設置在不同區域，可供人們隨時使用。而餐飲區被分成幾個板塊，另設有公共台階、冬季花園和籃球場等區域，滿足員工聚會、閱讀或是進行其他社交活動的需求，也是大樓內最為活躍的空間之一。

圖片來源：Dezeen、Archdaily、仲量聯行

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