讓你輕鬆10倍的任務管理要這樣做

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上次小團為我們分享了非常好用的任務管理工具，相信很多小夥伴都種草了。但是因為拖延症，工作太雜，可能有很多人在使用任務管理工具的時候會有很多誤區，今天小團就再次為大家分享任務管理時需要注意的問題以及應對方法，經常加班或者不知道該如何有效使用任務管理的同學們可以看過來啦。

我加過班，熬過夜，經常多線程工作，不斷找各種事情和課程填充自己，讓自己變強。曾經一度認為這就是我的生活，我的生活就是應該這個樣子，像個成人一樣行色匆匆的行走，無時無刻不在處理工作，以為這種忙碌的狀態就應該是生活拼搏的樣子。

我開始晚睡，曾經還被三節課稱作「不睡覺的人」，恨不得一天24小時都用來處理事情，直到我感覺心臟跳動的疲憊，情緒越來越差，腦海里不斷浮現出「焦慮」二字，終於我的身體也開始發出藍色預警，我知道我必須逃離這種兵荒馬亂的生活。

普遍問題

我把任務都列好了，但我的事情總做不完

我想這個應該是大多數人都會出現的情況，我曾經把這個工具介紹過給我的同事，他就跟我說：「我任務列表裡面的任務越來越多，多到我根本不想打開看了......"我說你不要光列任務，倒是去做啊。所以會羅列任務和完成任務實際上是兩碼事，大家要記住一點的是，任務管理中，不要執迷於安排任務，把待辦事項都安排的井井有條，就感覺自己棒棒的了。任務管理最重要的是你要去做，往往在執行這一環節中，大家會出現各種各樣的問題，導致安排好的任務總是做不完。所以接下來我要說的就是第二點，完成任務的幾個關鍵點。

我的工作比較繁瑣，總是被打斷

在我不斷練習和打造自己的任務管理的時候，我發現一個提高效率的最核心一點，就是：專註！相信我，專註是提高效率的首要條件，你做什麼時間管理、任務管理，看起來安排的挺精明的，做起事情來卻東一下西一下，不是看朋友圈就是刷微博，旁邊有什麼事你都會去看一眼，這樣的你怎麼會高效呢？我說到這的時候，肯定很多人又會說自己在工作中會遇到這樣一種情況，我本來已經準備靜心工作了，可總被各種各樣的事情打斷，A來找我要上次活動的復盤數據啦~B來問我下次的活動頁面啦~C說之前溝通的那個資源談的怎麼樣了~D又來說會議室有誰誰誰找你開會blabla的...我想要告訴你的是，這些都不是你完不成自己任務的理由。

GTD有一個兩分鐘原則，就是任何事情如果花的時間少於兩分鐘，那麼馬上去做，這裡大家可以根據自己的習慣來制定，不一定要兩分鐘，像我就是10min原則，多餘10min，我會把事情往後排。

除了兩分鐘原則以外，另一類就是需要耗費較長時間才可以完成的任務，把這類任務分為focus和dead，兩者都是需要花費一些時間的任務，不同的是，focus是需要大腦思考且專註的條件下才可以完成的事；dead是不需要大腦做很多思考就可以完成的事。

所以，講到這裡，大家應該可以看得出，任務管理並不是簡單的羅列出每天要看什麼，重點在於給任務打標籤，然後通過過濾器來合理安排任務。下面這張圖是別人的一張任務管理的標籤，大家可以好好研究一下裡面給任務打標籤的邏輯。

接下來再看一下對方的過濾器是如何設置的：

我白天效率低，一到晚上就效率很高

這應該是一種普遍現象，包括我自己以前也是這樣。說什麼晚上心靜效率更高，那白天心就不靜了？白天心不靜的話心在想什麼？所以這就回到我們前面的第二個問題，完成任務需要專註。因為我們白天的環境較為複雜，你會處在辦公室或室外人群中，你的注意力會被分散，並且你的潛意識會告訴你，你現在是工作時間，而你的心並不是真的想工作，只是你需要工作，所以你很難集中注意力專註在工作上面，進而效率很低。雖然有很多人會認為那就在晚上效率高的時候處理工作也可以，但我認為從長遠的角度來看，這不可取。因為我們既然是白天上班而不是夜班，我們應該努力使得白天效率更高而不是佔用下班後的晚上，年輕的單身狗覺得無所謂，但未來你有了家庭，把工作帶回家不利於家庭和睦，因為你把本應該與家人共度family time的時間用來工作了。另一方面，你越是在晚上處理工作，你第二天白天對工作的抵觸情緒會越來越大，因為你覺得前一晚還在忙工作，我白天還要繼續工作真的是太不開心了。所以我建議提高白天工作的效率，不要把工作帶回家，下班之後非緊急事情就不要想工作了。

所以，我的任務管理安排是這樣的，工作日的早上，到了公司，我會看下inbox，這裡面放著我還沒有進行安排的事項，先把這些事安排一下，都應該在什麼時候處理，然後把當天可以10min完成的事情，優先做掉。大家一定會想，為什麼在工作日上午精力那麼好的情況下，去做一些不需要耗費精力且簡單易行的事情，這是因為，在我們的認知當中，工作日這一天是很難熬的，所以你需要先做掉一些簡單的任務，這樣你會在數量上感覺自己一大早來了，就處理掉好幾件事情，會輕鬆很多，你這一天的狀態，也不會因為一大早來了，就因為要著手處理一件大事而開始抑鬱。

等10min任務完成之後，你已經進入到工作狀態了，接下來可以開始處理今日大事了，這個時候，千萬不要分散注意力，如果有人打斷你的工作，你需要在大腦中迅速判斷這件事，是10min內可以解決的，還是需要很長時間，如果短時間可以解決，那馬上做掉，如果不能，告訴對方，等我忙完某事，幾點幾點再去找你，然後回到自己原本的事情上來。

很多人認為多線程工作是一種高效的方式，但同時有很多實驗表明，你跳到另一件事情上再跳回來的精力消耗，遠比你同時做兩件事情的時間需要消耗的精力大得多。當你任務列表中這一天的任務都完成了，而還沒到下班時間，你可以看看明天的待辦事項，有哪些可以拿來今天做掉，但記住，不要試圖做太多，把自己的一天塞的滿滿的，這樣你會很累，盡量在下班之前半小時完成今日任務，下班前半小時稍微放鬆下處理一些不需要動腦的事情，有助於你結束一天的工作，這樣你不會感覺這一天過的太辛苦了，臨下班前還在處理棘手的事情。當你結束了一天的工作，回到家，你可以放鬆一下，看書學習娛樂什麼的，你開心就好。反正我下班之後絕對不碰工作的事情。

上面是我工作日的任務管理，下面我要說一下我的周末任務安排，與工作日，則是完全相反。為什麼要強調周末的任務安排呢，我相信這裡的小夥伴都是踐行著活到老學到老的精神，有時候周末也會給自己安排一些事情吧。

那麼首先你需要認清一件事情，就是，我們的身體，已經默認周末就是用來休息的，所以你安排了與休息無關的事情，就是反人性的。這個時候，我會反其道而行之，拿我現在在學習日語這件事來說，我會周末7：00起床，洗漱後先看半小時課程，半小時後估計你肚子就餓了，去吃個早餐，一定要健康些，油膩的東西不適合你大腦保持清晰，吃完早餐回來，差不多9點左右的樣子，馬上開始接下來的課程，盡量在上午時間完成你這一天安排好的課程的三分之二，比如我周末每天安排自己完成5課時，我會在上午完成4課時。

因為你的身體需要在周末休息，你必須要在上午狀態好的時候，做比較難的事，這樣你下午以及晚上，會比較輕鬆，才會有周末的樣子，你的身體不會產生太強烈的反抗，依然認為你周末休息到了。所以在這一點上，是與工作日完全不同的。

任務管理的禁忌

把時間安排的滿滿的

把時間安排的滿滿的，是最大忌！這意味著你的時間失去了彈性，你的時間不容一點失誤，然而這是不可能的，因為意外總是在計劃之外。所以不要把時間安排滿，哪怕你覺得我這一天還有很多時間沒有安排事情呢有些浪費，放心吧，相信我，你不會有無聊的時候，如果有這樣的時間余出來，看看書散散步，都是極好的調節劑。把時間安排滿，只會讓你越來越累，效率越來越低。

只安排了工作，卻不安排娛樂

這就是典型的，沉迷工作，無法自拔。但這是錯的。首先，每當你回顧自己上一周的內容的時候，你發現全部都是工作，再往前看，你已經接連好幾個月都是這樣了，你會不開心的，你要把娛樂事項也安排進去，比如周末看一場電影，跟朋友吃個飯，打掃乾淨了自己的房間，把這些事項安排進去，這樣你的生活不會被工作佔據，要記住，我們是人，不是工作的機器，我們工作是為了可以擁有更好的生活。

把任務管理工作當成OKR工具

任務管理工作是幫助大家合理安排任務，但不是任務進度工具。很多人會在做任務管理的時候把重心放在是否能按照預期完成某項任務，又或者如何安排一項任務的時間分配。這裡我建議的是，如果你接到了一個大任務，需要很長一段時間並且與多方協作才能完成，先做好任務拆解，任務管理工作支持每項任務下面列子項，將子項合理安排，如果效率高，提前完成了，那麼恭喜你，可以close掉這個任務；如果完成任務所需時間超預期，也不要給自己一個心裡負擔認為自己沒有按期完成任務，只要重新根據現階段的安排再做合理分配就好。

做任務管理的時候，一定要記住，你做的是任務合理分配，而不是工作計劃。但如果你經常完不成每天的待辦事項，有兩個解決方案，一是減少每天要處理的事情，有可能是你給自己每天分配的任務太多了；二是提高效率，有可能是你效率太低的原因。

近期我的幾點感悟

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1. 做減法

喬布斯說過，人這一輩子能夠做的事很少，所以每一件事都要做到精彩絕倫。

我們想讓自己更優秀，因此去學習很多事做很多事，但是你要清楚自己的承受範圍，不要什麼都去做，我當然相信你有能力做到這些事，只是做的多而不精的話，對你自己的成長幫助不是很大。

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2. FOUCS

專註這一點真的太重要了，這是往往做時間管理、任務管理和精力管理的人最容易忽視的一點，因為人們急於去高效完成某些事情，錯誤相信一些工具和方法論可以讓自己成為高效人士，卻不知道專註才是高效的核心，執行中的專註才是你最需要學習和練習的。我們回想一下你坐在教室里上課，你認真聽講，去思考老師講的問題，專註在內容上，和你坐在那裡，也沒幹別的，也把課聽完了，但是沒思考，就下課了，是兩種不同的學習狀態。就比如我背單詞，我看一遍背一遍，30個單詞可能當天記住25個，第二天就剩10個了。但是我每看到一個單詞就去聯想辭彙和例句，第二天我還能記住20個。

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3. 保證充足的睡眠

睡眠太重要了，比你的工作重要。在《刻意練習》中，作者提到，他採訪了很多傑出的人士，問他們成功的秘訣，基本上共通的三點：不斷練習（反饋練習）+專註和保持充足的睡眠。充足的睡眠有助於你第二天的練習，否則無法集中注意力，練習也沒有意義。而對於我們來說，充足的睡眠除了讓我們第二天可以精力充沛之外，還是為了我們的身體健康。不要用睡眠時間去補償你工作的不足。

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4.偶爾犯懶，負能量爆棚

我們都不是機器，也會因為狀態不好什麼都不想干，給自己留一點這樣的時間，處理自己的負面情緒，然後重新振作起來！

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5. 最後，豐富你的生活

最後，分享可以讓生活幸福的小事：

周末精心準備的早餐+一束鮮花

煮一壺茶

出去運動打打球

泡個熱水澡

晚上把燈光調暗，隨機放音樂

喝一杯睡前牛奶