日本人是有多注重禮儀！居然連發郵件都有這麼多規矩

在日本生活工作的方方面面，最最不可或缺的工具就是電子郵件，有必要好好理解電子郵件的基本禮儀。

今天，小鶯想要在這裡帶你看看使用電子郵件時的基本禮儀，以及其優點/缺點等。

郵件的禮儀

1、一目了然的標題

大部分的郵件軟體，郵件的標題以外是不顯示的。因此，大部分的郵件接者只會以郵件的標題來判斷是否是重要的事情。

另外，帶有「よろしくおねがいします」「ありがとうございます」等標題可能會被送到垃圾郵件裡面，可能會被直接刪除。

郵件的標題要簡潔，而且是看了郵件的標題，就要知道是誰發的什麼內容。

另外，發送者名最好用日語顯示，比起字母更容易被判斷是誰的郵件。

2、文章要簡潔

郵件是快速傳達信息的工具。冗長的文章的郵件，想傳達的內容很難正確傳達到，而且對對方來說也是一種負擔。

牢記「必要な項目を端的に書き、受信者がその內容を理解しやすいような文章作りが出來るように心がけましょう」。

一行的字數約30字左右為好，適度換行，行數很長的段落都放空行，這樣比較容易讀。

3、不使用機型依賴文字

所謂機型依賴文字，就是可能根據個人電腦的不同顯示的不同的文字，比如說顏文字、アスキーアート等，由於接收者的個人電腦環境，有可能不能正確明確的接收到信息，所以請避免使用。

4、文末一定要署名

為了弄清楚郵件的發信人，在正文的最後必須加入公司名、所屬名、姓名、電話號碼、電子郵件地址等簽名，這是一種商務禮儀。

在給教授發郵件的時候，如果是第一次聯絡，那麼應該在正文裡面就介紹自己的基本信息，以免造成失禮的第一印象。

5、緊急郵件，不要忘了確認電話

如果用郵件發送的內容如果是緊急事情的話，請直接用電話聯絡對方發送的郵件的基本內容。

基本上郵件是在幾天內需要確認的，其中有急事混進來的話，有可能被忽視。為了防止這樣的情況，也要養成打確認電話的習慣。

6、注意禮貌的措辭

電子郵件不需要寫信一樣的時令的寒暄等，文章的開頭要有「（社名）（相手の名前）様」和收件人姓名，開頭和結尾放簡單的一句問候就好。

電子郵件雖然簡單又方便，但也不能缺少必要的禮儀。

用電腦輸入的文字比口頭會話更難傳達感謝和道歉的感情。根據表達的不同，可能會有相反的意思，所以特別需要注意。

好好地利用クッション言葉（如下圖所示），讓自己的電子郵件措辭謹慎，謙遜有禮。

電子郵件的優缺點

電子郵件的優點

能快速地發送信息

可以把圖像和資料等作為附件發送

可以多人共享一個內容

不分時間就能收發郵件

可以留下收發記錄

便於改寫文章

電子郵件的缺點

不能明確確認是否被接受。

有被計算機病毒攻擊，丟文件的可能。

因為只是文章的交換，不易於感情交流。

因此要根據實際情況來選擇合適的信息傳遞方式，在國內的同學與日本方面教授聯繫的時候，可能有很多的附件，尤其是美術專業的同學。電子郵箱無疑是一個方便發送附件的方式，但是也要注意，附件名稱需清晰明了、附件數量不宜太多，如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式「.xls」「.doc」等，以免影響使用。

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