左耳朵耗子的時間管理法則
接收程序員的 8 點技術早餐
作者｜陳皓
編輯｜楊爽
你要主動管理的不是你的時間，而是管理你的同事，管理你的信息。本文摘自陳皓（左耳朵耗子）在極客時間 App 上開始的全年付費專欄《左耳聽風》，已獲授權，更多精彩文章，請點擊文末訂閱專欄閱讀（支持微信支付）。
無論什麼事情，如果你發現你持續處於被動的狀態下，那麼你一定要停下來想一想如何把被動變為主動。我是一個非常不喜歡被動的人，所以，對於任何被動狀態，我都要「反轉控制」，想盡一切方式變成主動。
我一直說，時間是人生中最寶貴的財富，今天我就來跟你聊聊時間管理方面的話題。
關於時間管理，以前在外企工作時，受過一個專門的培訓，我在工作中也總結過自己的方式。時間管理是非常重要的，因為時間過得實在是太快了，快得讓你有點受不了，而看似忙碌的我們似乎在這一年中也沒有做太多事，尤其是讓自己能成長的事情。
有那麼一句話是這麼說，老天很公平，給了所有人同樣多的時間，而有的人能夠把時間用好，有的人則沒有把時間用好。日積月累，人和人的差距就越來越大了。
之前的（極客時間專欄）文章和你講過，我在工作強度很大的情況下依然可以找到時間來學習和提升自己，主要是對學習的渴望程度很大。今天想和你談一下，除了自己對某件事情的熱情外，我們該怎麼管理好自己的時間。
不過，說實話，在安排時間方面，我成長於一個相對於今天算是比較好的環境，舉幾個例子。
那個年代，沒有智能手機，工作中也不用實時聊天工具。而現在，很多公司都會有若干個聊天群，所有人都可以把信息發給所有的人，而不管這個事是否與你相關。但這些信息無法像郵件那樣根據郵件標題聚合，或是通過設置規則自動分類……於是你工作在了一個信息雜亂無章的環境里，而且還在不斷地被人打擾，不斷地被打斷。
那個年代，別人要來找我開會，需要先給我發會議邀請，而且發會議邀請的時候，會找我日曆上空閑的時間段來訂會議。所以，我可以把很多工作安排在我的日曆上，通過郵箱（Outlook 或是 Gmail 都有這樣的功能）共享出去。這樣，別人都會自覺地不在我有安排的時間段來找我。
而今天，我看到很多公司直接在微信上聯繫。你要是回復慢了，電話直接打過來，直接叫你去開會。不像我那個年代，老闆臨時給員工開會也要問一下員工有沒有時間，但現在的工作環境連問都不問，直接一句，你來一下。
那個年代，工作被非常有計劃地安排。還記得在路透工作的時候，管理者們都說，你工作時如果有 70% 的時間能花在項目開發上，算是很高效了，一般來說，正常值也就是 50% 左右。在亞馬遜的時候，每次開會都會把會議要討論的事列印出來，前 10 分鐘大家都在讀文檔，然後直接討論，基本上會議都保持在半小時左右。
這可能是外企的好處吧，從上到下都知道時間管理是很重要的事，所以，從管理層到執行層都會想方設法幫助程序員專註地做好開發工作。包括儘可能的不開會，不開長會，需求和設計都是要論證很久才會決定做不做，項目管理會幫你把你處理額外工作的時間也算進去，還會把你在學習上花的時間也計算進去。所以，時間在整個組織上能夠被有效地管理和安排著。完全不像今天國內的互聯網公司。
所以，我以前管理自己的時間還是比較容易的，然而，現在人的工作環境的確是非常不利於管理。不過，我還是想在這裡談一下如何管理自己的時間，希望對你有幫助。
主動管理
無論什麼事情，如果你發現你持續處於被動的狀態下，那麼你一定要停下來想一想如何把被動變為主動。因為在被動的方式下工作，你是不可能做好工作的，無論什麼事。我是一個非常不喜歡被動的人，所以，對於任何被動狀態，我都要「反轉控制」，想盡一切方式變成主動。
如果你發現你的時間老是被別人打斷，那麼你就要告訴大家，我什麼時間段在做什麼事，請大家不要打擾我。我以前在國外看到有個老外就在自己的工位上掛了一個條幅，上面寫著「正在努力寫代碼中，請勿打斷……」而我在亞馬遜工作時，亞馬遜也允許員工想沉浸於工作時不用來公司而是可以在家辦公（work from home）。我在阿里的時候有時候也怕被人打斷，所以，我會跑到別的樓里找個空的工位工作。
在今天，我覺得你也可以這麼干，你可以在群里事先告訴大家，我在幾點到幾點要無間斷地做某個事，這個期間不會看任何微信或是釘釘的群聊，也不會接任何的電話，請大家不要來打擾我。而且還可以學習一下那個我見過的老外，在自己的工位上掛一個不要打擾我的條幅。人肉 Mute 掉所有的打擾。
另外，可以仿照一下以前在 Outlook 里設置工作日程的方式，把你的工作安排預先設置到一個可以共享的日曆上，然後分享給大家，讓大家了解你的日程。這樣，可以讓你的同事和老闆能事先有個譜兒，而不至於想打斷你就打斷你。
你甚至可以要求你的同事，重要的事，不要發微信，而是要發郵件，因為微信會有很大概率看不到。這樣一來，你就再也不用在一大堆聊天信息中做人肉的大數據挖掘，來找到和你有關的信息。
信息管理真的非常重要，因為將信息做好分類，才方便檢索，方便你通過自己的優先順序來處理信息。而目前看來，這些只有郵件才能夠更好地完成（郵件可以幫你通過郵件標題聚合，你可以設置很多規則來自動化分類郵件，還可以幫你設置自動化回復）。
換句話說，你要主動管理的不是你的時間，而是管理你的同事，管理你的信息。
學會說「不」
上面說了如何主動地管理你的時間。但是，那只是能讓你有大塊可以專註於工作的時間。然而，這並不能幫助你解決時間不夠的問題。比如，現在的很多公司總是把工作安排得非常緊，今天提的需求，恨不得明天就上線，這也就是為什麼今天加班的嚴重程度比我那個時候還更為嚴重。我認為，現在的很多公司已經不尊重科學和客觀規律了，如果讓他來管理孕婦，我覺得他們恨不得要把 10 個月的產期縮短成 2 個月。
所以，在這種情況下，你要學會對某些事說「不」，甚至是要學習對老闆說不。這其實是一種「向上管理」的能力。
以前在外企接受到的管理方面的培訓，有這麼一條「Never Say No」——永不說不。的確是這樣，說「不」會讓人產生距離和不信任。所以，真是這樣的，永遠不要說不。但是，你明明做不到，還不能說不，這應該怎麼辦呢？這裡面的訣竅如下。
當你面對做不到的需求時，你不要說這個需求做不到。尤其是，你不要馬上說做不到，你要先想一下，這樣讓別人覺得你是想做的，但是，在認真思考過後，你覺得做不到，並且給出一個你覺得做得到的方案。這裡的訣竅是——給出另一個你可以做到的方案，而不是把對方的方案直接回絕掉。
當你面對過於複雜的需求時，你不要說不。你要反問一下，為什麼要這樣做？這樣做的目的是什麼？當了解完目的以後，你可以給出一個自己的方案，或是和對方討論一個性價比更好的方案。你可以回復說，這個需求好複雜，我們能不能先干這個，再做那個，這樣會更經濟一些。這裡的訣竅是——我不說我不能完全滿足你，但我說我可以部分滿足你。
當你面對時間完全不夠的需求時，你也不要說不。既然對方把壓力給你，你要想辦法把這個壓力還回去，或是讓對方來和你一同分擔這個壓力。
這個時候，我慣用的方式是給回三個選擇：a. 我可以加班加點完成，但是我不保證好的質量，有 bug 你得認，而且事後你要給我 1 個月的時間還債。b. 我可以加班加點，還能保證質量，但我沒辦法完成這麼多需求，能不能減少一些？c. 我可以保質保量地完成所有的需求，但是，能不能多給我 2 周時間？
這裡的訣竅是——我不能說不，但是我要有條件地說是。而且，我要把你給我的壓力再反過來還給你，看似我給了需求方選擇，實際上，我掌握了主動。
這就是學會說「不」的方法。說白了，你要學會在「積極主動的態度下對於不合理的事討價還價」。只有學會了說「不」，你才能夠控制好你的時間。
加班和開會
國內的公司和國外公司還有一個很不同的事情，就是大量的加班和大量冗長的會議。我見過很多國內的公司，無論大公司還是小的創業公司，都是這個樣子的。老實說，我對這個事情也能理解也不能理解。一方面，我能理解為什麼會有這麼多的加班和會議，主要原因還是管理者在管理上只會使用低級的通過勞動密集型的方式來做事。
另一方面，我不能理解的是，國外公司的加班和會議長度根本不像國內的公司，人家做的也比中國的公司好得多。在國內的公司，老闆們看到團隊在拚命加班，會很高興，而在國外的公司，老闆看到團隊在拚命加班，會覺得這個團隊一定是哪裡出了問題，老闆會比較焦慮。
那麼，對於身處於這樣環境中的我們，應該怎樣管理好自己的時間，或是為自己爭取時間呢？老實說，在惡劣的環境中優雅的行動，基本上是一件不可能的事情。我也經歷過這樣的事，我也沒有太好的辦法。不過，我還是可以跟你分享幾個我的實踐方式。
對於加班的事，除了像上面說的那樣，學會如何說「不」外，我發現很多時候造成加班的原因是一個惡性循環。也就是說，因為加班干出來了質量不好的軟體，於是線上故障很多，要花時間處理，而後面的需求也過來了，發現複雜代碼的擴展性很差，越干越慢，越干越爛，越干故障越多。於是，你會被抱怨得越來越多。
這裡，我覺得，如果怎麼做都要受傷害，那麼兩害相權取其輕。你要學會比較是項目延期的傷害大，還是線上故障的傷害大，是先苦後甜好，還是積壓問題好，聰明的你應該能做出正確的判斷。
對於開會，我覺得今天大多數的會都開錯了。在會上拋出問題，還是開放性的問題，然後公說公有理，婆說婆有理，任大家自由發揮，各種跑題跑偏，最後還沒有任何的答案。開會，不是討論問題，而是討論方案，開會不是要有議題，而是要有議案。
所以，作為與會者，如果你發現沒有議案，大家海了去說，那麼你有兩種選擇，跳出來幫大家理一理，或者也可以說一下，如果會上討論不清，要不先線下討論，有了方案再來評審。也許在一些會上你不敢這麼干，但是有些會你是可以這麼乾的。能影響的這些都能為你爭取到很多時間。
好了，總結一下。今天我主要跟你分享了幾個能為自己爭取更多時間的方法，比如主動管理時間、學會說「不」，以及面對高強度的加班和冗長的會議時，該如何應對和解決等。因為我認為，只有將使用時間的主動權掌握在自己手上，才能更好地利用時間，才能更為高效率的工作。所以，這是時間管理中非常關鍵的事！
前面我們討論了如何爭取到自己可以控制的時間。當我們爭取到這些可以自己控制的時間後，我們就進入到了另外一個話題——如何利用好自己的時間。對此，我有下面的這些心得和方法......
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