博雅達觀 淺談時間管理

時間管理是指在同樣的時間消耗情況下，為提高時間的利用率和有效性而進行的一系列控制工作。其本質就是一種個人的作業計劃，教會人們管理時間，增強個人能力，提高工作效率。細細想來，的確言之有理。一個人、一個團隊能否在自己的事業生涯中取得成功，秘訣就在於搞好時間管理。一個人如果能夠很好的管理時間，就等於掌握了一門技能，擁有了一種先進理念，進而可以更好地駕馭工作，享受生活。

我們的時間究竟都去了哪裡？難道真的是時間不夠用嗎？其實，今天仔細地回顧一下日常的工作情景就會發現，大部分的有效工作時間都是在無效的事件中浪費掉了。然而上天不會因為我們很忙碌就往我們每天的時間賬戶上多劃兩個小時，也不會因為誰每天過得太清閑太無聊，就從他的時間賬戶上划走兩個小時來彌補虧空。時間對於每個人來說都是最公平的，這是我們在學習和實踐時間管理應該時刻牢記的最基本原則。

因此管好時間，最重要的措施之一是大大減少浪費掉的時間。時間管理學研究發現，人們的時間往往是被下述10大「時間竊賊」給偷走：

1.找東西。據對美國200家大公司職員作的調查，公司職員每年都要把6周時間浪費在尋找亂放的東西上面。這意味著，他們每年要損失10%的時間。對付這個「時間竊賊」，最好的原則：不用的東西扔掉，不扔掉的東西分門別類保管好。

2.懶惰。對付這個「時間竊賊」的辦法是：使用日程安排薄；在家居之外的地方工作；及早開始。

3.時斷時續。造成員工浪費時間最多的是幹活時斷時續。因為重新工作時，這位員工需要花時間調整大腦活動及注意力，才能在停頓的地方接著去干。

4.一個人包打天下。提高效率的最大潛力，莫過於其他人的協助。把工作委託給其他人，授權下屬去干好，這樣每個人都是贏家。

5.偶發延誤。這是最浪費時間的情況，要避免這種情況出現，唯一的辦法是預先安排工作。事前有準備，利用好偶發的延誤，把本來會失去的時間化為有用的時間。

6.礙於情面，不善拒絕。總是被動承擔一些於本部門工作關係不大的事情，從而「種了別人的地，荒了自己的田」。

7.拖拖拉拉。花許多時間思考要做的事，擔心這個擔心那個，找借口推遲行動，又為沒有完成任務而悔恨。

8.對問題缺乏理解就匆忙行動。與拖拉作風正好相反，這種人在未獲得對一個問題的充分資訊和認識之前就匆忙行動，以致往往需要推倒重來。

9.消極情緒。消極情緒使人失去幹勁，工作效率下降。對人懷有戒心、妒忌、明爭暗鬥、憤怒及其他消極情緒使我們難以做到最好。這就必須進行自我心理調適，培養積極心態。

10.分不清輕重緩急。即使是避免了上述大多數問題的人，如果不懂得分清輕重緩急，也達不到應有的效率。區分輕重緩急是時間管理中最關鍵的問題。

針對以上存在的問題，使我們更加清晰的看到，時間管理理論的一個最為基本的理念是管理自己，即如何更有效地安排自己的工作計劃，掌握重點，摒棄不良工作習慣，合理有效地利用工作時間。簡而言之，時間管理的目標是掌握工作的重點，其本質是管理個人，是自我的一種管理。方法是通過良好的計劃和授權來完成這些工作的。

具體操作時，要把握以下三點：

（一）要事第一，分清輕重緩急，抓住重點。

我們每天除了睡覺、吃飯和料理家務等的時間，大概白天有七、八個小時在工作，晚上有一到兩個小時在學習和充電。樂觀一點兒估計，每天就算是有10個小時在干正事兒吧（其實這已經是比較重的負荷了），那麼這10個小時如何來安排呢？

著名管理學家科維提出了一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分為四個「象限」：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。因此在10個小時里，首先要把最緊急最重要的事情處理掉，這樣做最明顯的好處是處理完了之後就會覺得今天可以很輕鬆。

其次，把握一個理念，應該有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患於未然。因為重要，就說明這些事情對您自身的工作質量、效果以及能力的展現都有很強的說服力，不緊急您就可以慢工出細活。再次，緊急但不重要的事情留著最後做，否則就會陷入與時間賽跑的無間漩渦之中不能自拔。至於那些不緊急也不重要的事情，沒有必要專門佔用時間去處理它。假如過段時間之後您還能想起這些事情，那麼就重新考量一下它們的重要性和緊急性，如果忘了，也不能說明咱們腦子不好使，按照弗洛伊德的說法，這是我們潛意識裡壓根兒就沒打算要記住它。

（二）做自己該做的事，不要讓別人的事浪費自己的時間。

日常工作、生活中，我們常常礙於情面，被動地接受一些工作。例如，主管領導或相關部門要加派新的任務，同時這項任務由其它部門做可能從時間和職能安排上更為適宜。在這種情況下，要學會恰當地拒絕，不然的話，如果這次做了，可能還有下一次，久而久之這個本不是本部門職責範圍內的工作卻被固化下來，難以推卸，很是困擾。我想可能多數人都感同身受。因此，學會拒絕，這是時間管理中的擺脫變化和糾纏的一種很有效的方法。但是拒絕別人時，要講究技巧，不宜直截了當，而要委婉，用讓其覺得確實有合理的理由來拒絕這個任務。

（三）適當的授權和明確的角色定位。

在時間管理上，授權是一個重要的要素。作為管理者或負責人，得到一個任務後一定要把它分出去，讓最擅長的人來負責項目內的一部分。同時明確各自的角色定位，在整個項目裡面每個人「扮演」的是一個什麼樣的角色？很顯然，一個普通員工和一個科室負責人的工作任務勢必是不一樣的。能注意自己的角色就能更好地認清自己的工作任務和目標。因此，管理者應按照「猴子管理六大法則」對員工進行大膽管理。建立一對一的明確責任，同時在時間進度上有一定的要求。工作進行中應與下屬多溝通，跟蹤工作的進展和方向，工作一旦有進展，要注意適時激勵，只有激發團隊的力量才能有效地利用時間，才能將工作做得更好。

時間管理學強調：事實上，時間管理的成敗關鍵，找出浪費時間的毛病與改進之道只是治標；唯有鍥而不捨、持之以恆的實踐才是治本。

時間管理是一個需要我們用一生去培養的習慣，每個人都應該根據自己的實際情況形成一套適合自己、符合心中訴求的時間管理體系。

（來源於網路）

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