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「我很忙,我沒有時間!」是你的時間管理有問題!

小張是我的下屬,14年來我們公司的,算上今年,已經是第四個年頭了。

上周末一起吃飯的時候,小張跟我吐槽,他感覺每天的時間都不夠用,每天都很忙,每天回家都特別累。

小張工作很拼,拼到什麼程度呢?每天大家下班的時候,總能看到小張忙碌的身影。有一次我忘了帶鑰匙,晚上十點多回公司拿鑰匙,看到小張的電腦依舊亮著。

好多次周末,我們大家一起約著唱歌,但每次叫小張,總能聽到小張拒絕的聲音:不行,我不去了,我要加班,我手裡還有工作沒完成。

後來有一天,我仔細觀察了小張的工作,發現了一個有趣的現象:

每次給小張安排工作的時候,小張從來不拒絕,但一直不考慮自己手裡有多少任務。

由於公司的雜事比較多,在工作開展的過程中,總會接到一些臨時的任務,小張總是在一個任務還沒完成的時候又開始做另一個任務,這就導致小張焦頭爛額。

其實,小張的工作能力並不是很差,只是時間安排不夠精細。

著名天使投資人李笑來在《把時間當作朋友》一書中說過一句話:時間是無法管理的,可以管理的只有自己。

那麼怎麼去管理自己呢?

1.學會拒絕

很多時候,我們接受到同事請求幫助的時候,出於隱藏的道德和人情,我們很多時候都會說沒問題,但你有沒有想過這樣會不會讓你陷入困境,比如你手裡有一個很著急的項目需要完成。你幫別人完成了任務,但你自己的工作任務卻因為幫助別人而沒有按時完成,你的領導只會看到你未完成的結果,不是嗎?

小張的忙正是由於他自己造成的,只要有同事請小張幫忙,小張都會應承下來,幫別人做完了,但自己的工作卻是一塌糊塗。

所以,在別人要求你幫忙的時候,你不妨先看看自己手頭的工作,如果沒有多餘的時間,你可以委婉的拒絕同事的請求。

2.時間四象限法則

人類天生喜歡關注那些需要立即回應的事情,比如手機響了,你會不由自主的去接電話。但是對那些最重要的事情都是會拖延到後面才回去管的,比如去健身房。我們要做的就是把這兩種情況反轉,抵抗你的大腦和人類的習性,有條理的強制自己關注那些重要的事情,抑制住對緊急的事情的衝動。

每天開始工作之前,將要做的事情按照時間四象限法則(緊急且重要、重要不緊急、緊急但不重要、不重要也不緊急)進行分類,然後重要又緊急的任務要馬上去做,重要但不緊急的事,可以列在計划上,準備做,而緊急不重要的事情,可以讓下屬去做,不重要也不緊急的事情,可以放在最後做。

這樣,不僅能提高工作效率,也能讓你一天的時間安排比較合理。

馬上做:如果你總是有緊急又重要的事情要做,說明你在時間管理上存在問題,設法減少它。

計劃做:儘可能地把時間花在重要但不緊急(第二象限)的事情上,這樣才能減少第一象限的工作量。

授權做:對於緊急但不重要的事情的處理原則是授權,讓別人去做。

減少做:不重要也不緊急的事情盡量少做。

3.時間預演算法

李笑來在《把時間當作朋友》在介紹了一種管理時間的方法。他建議,一天24個小時,我們可以通過制定計劃的方式,安排工作的時間。將每天的工作和生活制定成計劃表,然後按照計劃表去實現。

蘇聯一位昆蟲學家柳比歇夫,一輩子寫了70多部學術著作,非常高產。他是怎麼做到的呢?柳比歇夫做的其實就是把時間進行預算化,他把一天的時間都進行了規劃,從而達到高效工作。

他會詳細的記錄自己每天做每件事情花了多少時間,比如,鑒定一種昆蟲,20分鐘;給一位朋友寫信,10分鐘。他工作最長的一個月是1937年的7月,平均每天工作7個小時。

在工作中,我們不妨也借鑒這個方法,在早晨到工作崗位的時候,你不妨先將自己一天要做的工作任務列出來,然後預估每個任務花費的時間,然後再去執行。如果每天能高效工作7、8個小時,這一天就算是很有效率了。

相信很多人在工作中都遇到過這樣的問題,總是叫嚷著我很忙,我沒時間,工作任務總是眉毛鬍子一把抓,但最終卻一事無成,還覺得自己每天都很疲憊,就像小張一樣。其實,你和別人只差四個字:時間管理。

時間管理其實是每個職場人士都應該具備的基本素質,更是一種必備的良好習慣。這個習慣會陪伴我們一生,怎麼合理並且高效的工作,其實是每個職場人士需要思考的。而我們想要的高效工作,更多的就是管理好你自己的時間。

2018年的第一個月已經過去了三分之二,如果你覺的自己也是這樣的狀態,不妨試試這三個方法,合理好安排時間,做好長遠的目標安排,讓自己有一個全新的開始。

星爺 | 作者

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