內容管理妙招，柯尼卡美能達MCS服務案例解析

MCS服務，即Managed Content Services，一站式內容管理服務。在辦公領域，這項服務主要旨在針對企業內部的文件內容管理進行梳理和優化，達到提高效率，降低成本的作用。在無紙化辦公熱潮風靡的今天，這項服務可以說是順應時代潮流的產物。作為柯尼卡美能達推出的MCS服務產品，「Doc Record」為許多企業提供了成體系的內容管理服務。

李先生是一家互聯網企業的IT管理人員，其所任職的公司在日常辦公中會產生海量的文件內容，管理上頗有不便；在使用了「Doc Record」之後，企業內部的文件內容管理流程得到了不小的優化，作為IT管理者的李先生負擔也減輕不少。對於MCS服務的優勢和特點，李先生很有感觸。

李先生所在的公司規模約有100餘人，說實話稱不上一個規模很大的企業。在當初接手IT管理員的工作時，李先生認為這樣的規模在文件內容管理上並不會造成多大的負擔，於是選擇自己在公司區域網中架設了一個用於存放公司內部文件的伺服器，但是到了實際應用的環節，結果卻大大出乎了李先生的預料。「我那時候架設了一個專門用於存放企業文件的伺服器，把同事們線上傳輸的文件直接上傳存放在伺服器中。一段時間之後，我發現文件的量非常巨大，搜索查找起來非常麻煩，還會包含許多重複的無效文件。其中列印複印的文件留底還得定期人工上傳到伺服器中，很麻煩。」那時李先生每個工作日都會收到不少針對企業文件內容伺服器的改進建議，在他陷入煩惱的時候，柯尼卡美能達內容管理軟體「Doc Record」進入了他的視野。

「Doc Record對我們來說，最大的意義在於他可以非常輕鬆的實現文件內容的查找，回溯以及自動歸檔，整個內容管理可以變得井井有條，使用後我們基本告別了內容管理混亂的情況。而且在使用上也要方便很多，基於H5頁面的客戶端在PC或者移動端都能夠很好的使用，對於一些出差較為頻繁的同事來說相當的實用。」

除去Doc Record的基礎程序，其還可以進一步搭載包括自動化伺服器、索引客戶端、工作流程伺服器、條形碼伺服器、API等多種模塊，用於優化和梳理整個辦公文件管理的流程。在沒有使用Doc Record之前，要實現這些工作幾乎都需要李先生所掌管的IT支撐部門親自操刀搭建，效果往往還不盡如人意。「Doc Record非常的全面，可以說是一個全方位的企業內容管理解決方案，對於我們IT部門來說，他代替我們完成了一些繁瑣而又枯燥的工作，讓我們可以有精力進行其他重要的工作。」

以Doc Record為代表的MCS內容管理服務，除了對於企業IT部門業務的幫助，對於其他業務部門所帶來的便利也是肉眼可見的。對於文件的查閱和追溯，Doc Record擁有極其強大的文檔採集和整理功能，包括可以將電腦、傳真、印表機、移動設備、第三方應用程序以及Doc Record配套搭載的各種服務全部囊括進企業內網，然後在整個辦公網路中採集文檔和信息；將接收的文檔自動進行OCR文字轉換，識別文檔類型，並自動提取合適的索引信息進行歸檔分類，儲存在適當的文件夾；能夠設置索引關鍵信息來對歸檔文件進行管理，通過定製的分類和索引信息來適配各個行業、不同企業的個性化需要等等。

總而言之，MCS服務旨在以複合機為中心，組建一個企業內容處理中樞，而Doc Record更是將其便利之處體現的淋漓盡致，李先生所在的企業也確實在使用該服務的過程中感受到了實實在在的便利，相信隨著這類數字化服務在企業中的認同度越來越高，正真實現高度數字化辦公的一天會離我們越來越近。

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