別讓你自己，只是看起來很忙碌
寫字樓里每一盞亮到深夜的燈下，都是一個夜歸人。
根據美國心理學會的調查，70% 的美國人反映，工作是他們生活壓力的一個主要來源，美國人平均每天工作多於 8 小時，但工作效率卻遠不及德國人，現在的人看起來比以往更忙碌，但完成的工作量卻越來越少。
如今的人們周圍充斥著各種信息，各種電子設備佔據了我們絕大部分的心思，在工作的時候，雖然我們心裡知道應該做什麼，但有時候很難擺脫身邊各種誘惑。
設想一下：你在起草一份報告時，一封郵件彈出來，你繼續回復郵件，然後繼續起草報告；接著，又收到一條簡訊，你又回了簡訊；查找資料的時候頁面彈出了一則你感興趣的新聞……
研究表明，當你回復完郵件或者簡訊再繼續寫報告時，將花費更長的時間使注意力回到報告上，這就是轉換成本。
那麼怎樣才能高效工作呢？
或許你需要創造一種全新的思維模式。著名的積極心理學研究者瑪格麗特和塞尼亞在培訓企業主和經理人後，提出了四種提高工作效率的方法。
1
"事先計劃」而不是「直接去做」
哥倫比亞大學的心理學家彼得 · 戈爾維策研究了人們開始工作的動機。
他招募了一些大學生來參與試驗。其中一半被告知，他們需要在 12 月 27 日前遞交一份報告，描述自己是如何度過聖誕節的。另一半被試的任務相同，但他們要提前確定完成任務的具體時間（比如在早飯後）和地點（比如在客廳的一個安靜的角落），這些學生實際設置了一個我們所謂的「觸發事件」。
結果怎麼樣？
在提前確定了寫報告的具體時間和地點的學生中，71% 的人在規定時間裡發送了報告。另一組只有不到 32% 的學生按時完成了任務。
戈爾維策的試驗在幾十種不同的情境下重複了大約 100 次。想要在截止日期前完成任務？如果你能提前確定完成任務的時間和地點，按時完成任務的概率將提高一倍。
我們經常需要某位同事或合作夥伴的配合才能順利完成工作。根據上文提到的試驗結果，我們可以得出一個有用的結論：
如果能在人們的頭腦中植入一個觸發事件，或者最好事先確定執行任務的具體時間和地點，按時完成任務的概率就更大。
舉個例子：你說，「你能在上午 10 點鐘開始的會議結束之後，把那份報告送到會議室給我嗎？」將比「喬，明天你能把那份報告交給我嗎？」更有可能拿到那份報告。
2
誘導自己進入狀態
將近 100 年前的一項研究揭示了一點關於工作效率的奧秘。心理學研究者布盧瑪 · 蔡格尼克發現，不一次性完成一項工作可能是件好事。
假如你同意參與一項研究，在這項研究中，研究者給你 20 項需要依次完成的任務 其中包括做泥塑、 做算術、做一個紙箱、完成一個拼圖遊戲等。
當你在執行這些任務時，有一半的任務會在你有機會完成之前被打斷（被打斷的任務是隨機選擇的）。 在研究結束之前， 研究者讓你向他敘述你都做了哪些任務。 你會更容易記起那些被打斷未完成的任務呢，還是會更容易記起那些你順利完成的任務呢？有趣的是，那些被打斷的任務給人留下的記憶更深刻。
這個結論對你的工作有什麼幫助呢？
把一項只完成了一部分的任務放在你的桌上，這樣，到了第二天早上，你立即就知道該做些什麼。這就是蔡格尼克記憶效應。
故意留下未完成的任務：在寫下整段內容之前列出大綱，或者在製成產品前寫好演示文稿。
蔡格尼克記憶效應起作用的前提是，一定要有個開始。
比如說你希望聯繫一位潛在客戶， 但還不確定具體如何操作。如果你只是想著「 我應該聯繫這位客戶」，蔡格尼克記憶效應是無法發揮作用的。
你需要有個開頭，這樣才能創造一個未完成的結尾。你可以寫下與客戶聯繫時需要重點注意些什麼，或者在互聯網上搜索客戶所在公司的相關信息，然後停下來，一段時間以後再回過頭來繼續，你的工作會更有成效。
以上這兩個工具——事先計劃和誘導自己進入狀態——是通過建立新的行為模式來提高工作效率。相反，下面的工具是通過終止某些行為方式來提高工作效率。
3
培養習慣，而非只是設定目標
獲得晉陞，每天運動，寫一本書，這三者有什麼共同之處嗎？
它們都是一個目標。
吸煙，咬指甲，打斷別人談話，這三者又有什麼共同之處呢？
它們都是一種習慣。
當我們還是個孩子時，就被告知達成目標是最重要的，方法是不重要的。然而，事實證明，如果要變得成功、高效，養成好習慣和規則要比設定目標更有效。
要知道，有時把一個目標轉換成一種習慣，需要進行一些有意識的思考。
例如，即使你希望在一次商務旅行的途中堅持運動計劃，卻可能因為旅途生活與日常生活相差甚遠而無法完成既定的運動量，甚至你會完全放棄運動。酒店的健身房對你而言並不熟悉。
這時，你可能需要更有意識地去維持這個習慣，比如說出發前記得帶上運動服，在前台登記時向工作人員詢問酒店健身房的位置。但你要知道，如果重複的頻率夠高，在酒店健身房運動也可能成為一種習慣。
但必須要理清一點，所謂習慣， 就像是把一些工作交給大腦的自動化工作部門。就好像許多跨國公司把重複性的流水線業務外包給勞動力密集型國家的公司，你也可以把一些工作外包出去。
你可以把所有的工作都「 外包」給習慣嗎？不可以。只把那些比較常規的、不太困難的、重複性的任務「 外包」給習慣吧。
4
努力做到事半功倍
貝斯蒂的能幹在公司里是出了名的。從早上剛到辦公室，一直到晚上下班離開，她一整天都在「 滅火」。
這很令人欽佩是嗎？是的。
但這能促進她職業生涯的發展嗎？不能。
她這樣做的後果是自己被「 燒傷」 了，朋友和家人提起她時會說：「貝斯蒂是誰？」承擔太多工作可能會拖職業發展的後腿。
為什麼呢？因為你會被看作一個做事的人，而不是一名領導者。
問題出在哪兒呢？如果你所做的一切都只是在「 滅火」，那麼你的上級永遠看不到你有進行戰略性思考的能力，也看不到你有防患於未然、在第一時間避免「 火災」 發生的潛力。
事實上，你的上級可能不敢讓你升職，因為如果你升職了，你原來所在的項目或部門就會出婁子。所以猜猜你的職業生涯會如何發展？你將錯過升職機會！
《和你的智能手機共眠》一書的作者、哈佛大學商學院的教授萊斯莉 · 珀洛組織了一項為期 4 年的研究。
研究發現，實際上，減少工作時間比增加工作時間更能提高個人和組織的生產力。
珀洛和她的同事傑西卡 · 波特在一次針對 1000 名專業人士的調查中發現，94% 的調查對象說他們每周工作 50 個小時以上，50% 的調查對象說他們每周工作 65 個小時以上。這還沒有算上他們每周在辦公室外 20~25 個小時查看智能手機的時間。
珀洛和波特要求波士頓諮詢公司（BCG）在北美的幾個工作小組將工作時間從每周 5 天削減為每周 4 天，這一變動非常劇烈。
珀洛和波特在挑戰諮詢顧問必須隨時待命的傳統觀點。波士頓諮詢公司擔憂他們的客戶對此會做何反應，因此為每個 4 天工作小組增加了一名額外的諮詢顧問。這些參與研究的諮詢顧問被要求提前為削減工作時間做好準備，而且，在特定的時間裡連電子郵件和語音信箱也不能查看。
結果如何呢？這些諮詢顧問重新整理了他們的工作流程，在 4 天的工作時間裡，他們完成的任務反而比之前用 5 天時間完成的還要多。此外，諮詢顧問之間的溝通交流也有所改善，一些客戶也反映說他們獲得了更好的客戶體驗。
請認真思考，如何讓自己和同事擺脫過度工作的狀態。要記得，你在筋疲力盡、囿於舊有的做事方式時，是很難採取新穎的和富有創造力的方式思考的。
事實上，安排休息時間會讓你更高效。不要把自己拴在辦公桌前。定時起來休息一會兒。給大腦一個放鬆的機會，它會找到解決棘手問題的明晰方案。
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