新版GMP要求下的文件管理解析

GMP是國內所有藥品生產企業必須遵守的基本準則。2011年3月1日，新版GMP正式發布實施，與1998版GMP相比，內容更詳細、更全面，也更具有操作的指導性。新版GMP文件章節強調了良好的文件是質量保證系統的基本要素，細化了文件管理原則，明確了文件管理的範圍。

一個製藥企業能否良好運行，不能僅僅依靠廠房、設施、設備等硬體方面的改進，還必須重視軟體的管理。軟體管理的基礎，就是建立一個合理、規範、完整的文件系統，使藥品生產管理的各個環節都有章可循。

1、文件管理對於藥品生產企業的重要性

藥品生產企業實施GMP,硬體是基礎,軟體是保證，人員是關鍵。從目前的實際情況來看，我國許多藥品生產企業在硬體建設方面普遍投入不足，人員素質還未能得到全面提高。因此,軟體的完善就顯得尤為重要。從資源應用角度考慮，GMP牽涉到的這三個基本方面，比較容易改進的是軟體和人員，而改進成本最低、效率最高的則是軟體。由此可知，軟體的完善，尤其是文件系統的完善，是我國製藥企業進行GMP建設的首要任務。

建立一個完善的文件系統的主要目的：

(1)提供質量標準。如新版GMP規定，物料和成品應有經過批准的現行質量標準；必要時，中間產品或待包裝產品也應有質量標準。按照規定，這些標準的一般內容應包括對物料的描述、取樣檢驗方法、定性和定量的限度要求、貯存條件及有效期等內容。

(2)明確管理職責。企業應當建立質量管理系統，並以完整的文件形式明確規定不同崗位人員的工作職責,使生產管理活動和質量控制活動按照書面規程進行。

(3)規範生產操作。為達到規範生產、保證產品質量穩定的目的，首先需要使生產人員操作標準化。因此，企業應當將生產過程中所涉及的一切操作程序用書面文件加以規定，如廠房清潔消毒規程、設備維護保養規程、儀器校準規程等，使每個部門、每個崗位、每位職工的工作規範化、程序化、標準化，一切言行要以文件為依據，照章辦事，明確責任，避免因語言差錯而造成行為上的差錯。

(4)跟蹤產品情況。生產全過程應當有儀器或手工的記錄，並妥善保存，以便於査閱，追溯產品歷史。

這些記錄包括確認和驗證記錄、批記錄和發運記錄等。新版GMP強化了記錄類文件的管理內容，在很大程度上糾正了部分製藥企業只重規程而忽視記錄的錯誤思維。

2、新舊版本GMP在文件管理方面的比較

1998版GMP在新版GMP頒布實施前已實施10年。在這10年中，舊版GMP較好地指導了我國藥品生產企業的質量管理工作，但同時也暴露了它自身存在的一些問題,主要是其條款內容過於原則，缺乏靈活性、指導性和可操作性，且重硬體、輕軟體，缺少偏差管理、變更控制等先進理念。而此次修訂的重點之一就是細化軟體管理，使我國的藥品GMP更為系統、科學和全面。

與舊版GMP相比，新版GMP在文件管理方面主要有以下亮點：

(1)強調了文件管理的必要性。新版GMP的一大特點，即強調管理活動、生產活動都應以文件形式明確規定，要求一切操作按照書面程序嚴格進行。如第十二條規定嚴格按各種書面規程進行生產、檢查、檢驗和複核。」

(2)明確了文件的範疇。第一百五十八條指出「本規範所指的文件包括質量標準、工藝規程、操作規程、記錄、報告等」。以往很多企業對於各類文件區別對待，如質量標準、工藝規程不按照文件管理方法進行管理，記錄、報告編製隨意,部分類別文件不經質量管理部門審核等情況。文件範圍的明確有助於企業規範管理各類文件。

(3)細化了文件管理流程。從文件的起草、修訂、審核、批准、複製，到使用、保管和銷毀，新版GMP進

行了較具體的規範，要求文件內容確切、清晰易讀,保管有條理，不得產生差錯和混淆。

(4)強化了記錄類文件的重要性。第一百六十八條規定「與本規範有關的每項活動均應有記錄」,這是保證藥品生產、質量控制和質量保證等活動可追溯的重要途徑。新版GMP規定，每批藥品都應有批記錄，包括生產、包裝、檢驗和藥品放行審核等與本批產品有關的記錄和文件，並由質量管理部門負責管理。

(5)增加了電子記錄管理的內容。計算機程式控制化系統在藥品生產領域的廣泛使用，使電子數據資料的管理成為企業記錄管理的一個部分。新版GMP增添了電子記錄的相關規範，體現了GMP隨時代進步而發展的特點。

3、文件管理流程

3.1文件的起草

3.1.1文件的起草人

文件的起草應遵循「誰用誰起草」原則，由使用部門負責，以保證文件的實用性、全面性和準確性。

使用部門的人員從事相關文件的編寫工作，一方面可以在編寫過程中理解和掌握GMP對自己工作領域的具體要求；另一方面由於了解文件內容，有助於文件的實施。如設備的維護保養規程由主管設備的專業人員來起草，編寫完成後用於規範設備管理人員的維護保養工作，可操作性強。如果編寫人員是非專業人員，編製出來的文件往往會與實際生產脫節，使用者與文件的磨合過程也會相對較長。

文件編寫應採取「自下而上」的方式，先由使用人員起草，然後交主管部門審核、修改。

3.1.2文件的格式和內容

文件編製時要有統一的格式，這樣不但條理清楚，層次分明，而且有利於文件的分類、使用和保管。

文頭、文尾中應反映一些基本信息，如企業名稱、文件名稱、文件編號、版次、頁碼、文件發布或實施日期、起草部門和批准部門等。

文件內容編排要有可行性，一般正文內容包括：

(1)目的：簡明扼要地說明制定該文件的目的。

(2)適用範圍：該文件適用的範圍或應用領域，必要時還應說明不適用的範圍和應用領域。

(3)責任者:執行該文件的部門或人員以及對執行該文件負有監督檢查責任的部門或人員。

(4)內容或程序：這是文件的主體，闡述管理或操作的詳細內容、方法或步驟，並對可能發生的意外或特殊情況加以說明。

(5)引用文件:指本文件引用的現行標準和其他文件，列出文件編號和名稱即可，以便於參考和查找。

在文件起草的過程中，還應保證其內容與藥品生產許可、藥品註冊批准的相關要求一致。

3.2文件的審核

文件的審核人一般為文件起草使用部門的負責人。審核人應對文件的內容負責，尤其是對文件的合法性、可操作性、規範性把關。必要時，起草後的文件可由文件管理部門組織會審，會審人員包括文件使用部門負責人和相關管理部門負責人。如文件經審查需要修改，則通知起草人進行修改，再進行審核。

經審核最後確定的文件，由質量保證部門統一分類、編碼。

3.3文件的分類和編碼

文件按其屬性可分為「指令性文件」和「記錄」兩類。「指令性文件」是執行標準，闡述「如何去完成某項工作」，如質量標準、工藝規程、操作規程等』「記錄」是歷史性文件，闡述「完成了什麼工作」，如批生產記錄、批包裝記錄。企業應建立一"適當的文件分類系統。

文件分類後，為便於識別、查找和使用，應對每一份文件進行編碼。編碼應遵循系統、準確、可追溯、一致的原則。編碼是由文件性質、文件類別號、文件序號、修訂次數(版本號）四部分組成，各部分之間可用隔開。以下舉例說明文件編碼的方法：

(1)文件性質:如分別以

STP(StandardTechnologyProcedure)

SMP(StandardManagementProcedure)

SOP(StandardOperatingProcedure)來代表技術標準、管理標準、操作標準

以RD(RecordDocument)代表記錄。

(2)文件類別代碼:文件的類別代碼可分別用TP(TechnologicalProcedure，工藝規程）、MM(MaterialManagement,物料管理)等兩位大寫英文字母表示。

(3)文件的序號以3位阿拉伯數字表示，表明該文件是該類文件的第幾號文件。

(4)文件最後以2位阿拉伯數字表示文件的修訂次數,如「00」表示為新制定文件,「01」表示修訂過一次，依此類推。

文件與編碼必須一一對應，一旦某文件終止使：用，此文件編碼即告作廢，不得再次啟用。

3.4文件的批准

文件的批准應由審核人的上一級領導負責。文件的批准人必須與其承擔的責任相一致，以保證文件的準確性和權威性。批准人應在批准文件之時規定文件的生效日期。

起草的文件經過相關負責人審核、批准,方可發放使用。

3.5文件的複製和分發

所有文件均由質量保證部門複製。複製時應控制文件的印製份數，其數量按分發部門的數量而定。原版文件由質量保證部門歸檔保管。

在分發新版本文件的同時應收回舊版文件，並建立分發記錄，對文件的去向進行記錄，以便更新版本時舊文件的回收。

文件一經批准，應在文件生效之日前分發至相關部門或人員。

文件分發後,各相關部門應組織相關培訓，保證有關人員能正確理解和執行文件內容。

3.6文件的修訂

新版GMP第一百六十四條規定文件應定期審核、修訂;文件修訂後，應按規定管理，防止因疏忽造成舊版本文件的誤用。」文件制定後並不是一成不變，需要在實踐中不斷完善和修改。文件一旦經過修改，必須給定新的編碼,對相關文件中出現的該文件編碼同時進行修訂。

3.7文件的撤銷和銷毀

質量保證部門將修訂後文件的複印件分發給有關部門後，應同時收回原版文件並銷毀。文件收回時，回收人做相應的回收記錄。銷毀文件必須做文件銷毀記錄。已撤銷的文件和過時的文件，除一份留檔保存外，原文件不得再在現場出現。對保存的舊版文件應作明顯標識，與現行文件隔離保存。

3.8記錄的管理

記錄是文件系統的一個重要組成部分，能詳細反映藥品生產狀況、員工工作情況、設備運行狀況。可用於對藥品生產過程的回顧與追蹤，能夠體現企業執行GMP的實際情況。

新版GMP要求，與本規範有關的每項活動均應有記錄,如：確認和驗證、生產、包裝、變更控制、偏差處理、培訓等。所有記錄至少應保存至藥品有效期後一年，確認和驗證、穩定性考察的記錄和報告等長期保存，以保證產品生產、質量控制和質量保證等活動可以追溯。

同時，新版GMP要求記錄真實、清晰、詳盡、清潔，不得撕毀和任意塗改。記錄的保管和銷毀應遵循文件管理規程，不得隨意處理。

4、結語

GMP文件系統的建設是一項細緻、繁重、長期的工程，完善的文件管理系統能體現藥品生產企業的管理水平，使企業規範管理、規範生產，從而使藥品的生產真正符合GMP要求。因此，企業在改進硬體條件的同時，應不斷提高文件管理水平，以達到新的標準（轉自凱博思）

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