如何檢視無效會議？專家：自己之外沒人在乎的會議不需要開

【Technews科技新報】職場上的一天充滿無數的會議，而這些接連不斷的會議，無論是主事者遲到還是會議後的待辦事項做不完，時常是導致工時過長的原因之一，許多企業已經開始刻意降低會議次數，簡化繁冗程序，降低工時，將資源放在更重要的工作項目上。減少會議次數其實很簡單，專家指出，其實許多會議都毫無價值可言，且是出於私心的結果，只要不斷的捫心自問，就會發現很多會議都沒必要。

QUARTZ 報導指出，會議是一個企業嚴重浪費時間和資源的原因，工作一周中有 17% 都是在開會，相當 370 億美元產值。當然溝通是商業活動中不可或缺的行為，但是會議當中有太多模糊、充滿不確定性、會議參加者只會嘩眾取寵的場合，耗費所有人的時間和精力，卻沒提供太多價值。

企管顧問公司 Navalent 創辦人 Ron Carucci 表示，已經有幾家企業向他詢問如何剔除會議次數，他回答道，「根據我的經驗，無效會議是一個指標，為了檢驗這一點，我會問大家，如果你不開這場會，除了你自己以外，誰還會在乎？如果這個問題很難回答，答案就呼之欲出。」

Carucci 表示，你只要想一想，你需要舉行那次會議嗎？參與會議議題的每個人都知道要做什麼了嗎，現在就需要去做嗎？可以透過電子郵件解決嗎？如果項目仍處於構思階段，開會對計划進度是否有幫助，還是把時間花多想一想更符合廣泛目標的具體策略來得好一點？

提前質疑會議的價值可以節省時間和避免會議無效帶來的挫折感。專家指出，「即使是短暫的會議也會產生級聯效應，譬如因為一場會議而迫使自己切換思緒，或是因為在等待那場會議，因此無法花長時間思考企圖心更大的計劃，因此我們應該不斷地問自己，這次會議是否必要？」

(首圖來源：Flickr/Tim DorrCC BY 2.0)

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在科技產業研究機構做公關多年，本身對科技新聞很有感，擅長操作科技新聞議題，關心產業趨勢，科技業品牌、行銷、策略布局等，工作之餘喜歡以書寫參與與刻劃時代。

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