怎樣更好的運用知識管理系統？
有很多同學關於知識管理系統的應用有很多疑問：「我是一家軟體外包公司的知識管理主管。公司早在2009年時，搭建了KMS平台，KMS中分知識庫，構件庫，度量庫，工具庫和過程文檔庫，還有技術交流和圈子。這幾年下來，沉澱了一些資產，但因後續管理沒有跟上，各庫裡面資產有交叉，也有一些過時的知識文檔，我有心想把KMS梳理一下，卻不知該如何下手」
該同學企業的狀況其實是知識管理實施中的一種典型現象，尤其在早些年的KM實踐中：通常都買或者自己開發了知識管理軟體、軟體，還有一些甚或請過諮詢顧問公司、建立了大致的分類並有配套的制度。
但是，經過短則半年，長則一兩年的時間，這些系統就基本上鮮有人光顧了。
出現這種狀況後，有部分真正認可知識管理價值並期望從中獲益的機構和相關人員仍會想辦法繼續推動，而大部分的知識管理項目就這樣「任憑雨打風吹去了」！
—-儘管背景信息不全，我仍試著去回答一下這個問題，期望給更多的KM實施機構啟發—-
我認為引起這種問題的原因是：
許多知識管理項目開始實施的時候其實是站在知識的立場上，而不是站在「知識工作和知識員工需要用什麼樣的知識解決他們面臨問題」的立場。許多企業老闆講：我們公司這麼多年、做了這麼多NB的項目，積累了不少經驗、教訓，我要把這些東西「存起來」，我要做知識管理。
這當然沒有錯，只要多年存在的公司和機構都會積累自己的經驗和教訓、都會有積累很多文檔。
但這些經驗和教訓是什麼、表現在哪裡：是項目過程文件、報告、圖紙？
這些內容誰會去重用和復用：是新員工還是老員工用，能解決他們什麼問題？
不用行不行，用了能不能真的解決他們的問題：如果不用你存的這些東西還有什麼渠道？
找到的成本是不是足夠低，有沒有替代的方法：是不是足夠簡單那和便捷？
但不幸的是，大部分做知識管理的企業對上面的問題都欠缺思考。
在知識型員工知識獲取渠道日益廣泛的大環境下，如果不能回答以上的問題，知識管理結果一定不會好。
因為，各種庫VS用戶需求，還有不近的距離！
背後更深層次的原因是：知識管理實施的步驟有問題：應該是先知道需要什麼，再去購買或者開發相應的系統。但在實踐中，是先買了系統，發現不成時才考慮是不是哪裡不對了。
那麼，對於這個同學的問題該如何應對：
1、首先不是如何梳理你的各個庫，而是先要去分析同事們工作中不順、不爽、不能滿足的問題，看用知識管理的方法能不能幫助他們。
在幫他們解決問題時，可能會用到你現在的庫。這個時候再去搞清楚他們想如何用更便捷、認為現在不滿足的地方是什麼，將這個整理出來也就是你各類庫升級的目標。
2、至於庫中知識內容的組織問題，可能涉及到分類體系的梳理、基於項目or技術領域的知識圖譜構建、用戶知識場景的匹配等內容。如果有明確的需求，這個也不難。
3、但如果想將你們公司的知識管理真正弄起來，還需要在管理方面下功夫：關鍵是教會各部門領導和企業領導利用知識管理方法解決問題的意識和能力，將你們去「推動」知識管理轉變成他們要用知識管理的方法解決自己的問題。
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（摘自：知識管理中心）
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