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PPT和EXCEL的愛恨情仇

本文共1784字,預計閱讀時間;5分鐘

隔壁有個叫大俠J的老師,在教數據分析,數據分析是個好東西,幾乎所有工作多多少少都要用到數據分析這個技能。

但是!

可得注意了這個但是,數據分析完你得彙報吧,彙報咋辦?拿著表格一頓唾沫星子亂飛,kaka的,然並卵。專業的活還得專業的工具來干,演示這種事情,還是交給PPT吧。

所以今天我想教給你們的就是,如何在PPT中用好表格完成彙報工作。老規矩我還是先分析一下,在PPT中用好表格到底最重要的是什麼?

第一性原理:突出核心數據。

用表格呈現出來的數據,就像你雜亂的課桌或者辦公桌,要想找到核心數據,換句話說:「要讓觀眾一眼看到核心數據。」首先是這個「理」字,收拾乾淨了自然也就方便尋找了。其次是「拎」這個字,你把最重要的東西提起來,誰還能看不見?

「理」

很多人的表格是做的真心丑,為什麼?因為懶,全是默認設置,啥都不改,你不醜誰丑。

一、調整寬高

整體調大

從EXCEL複製到PPT中,表格的大小肯定不太合適,比如像上圖一樣文字會堆砌在一起,此時我們需要將表格整體拉大。

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選中表格——拉動表格邊框——調整整體大小

局部調整

但是不同單元格里的文字長度不一致,因此我們還需要進行一些局部的調整。

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調整的方法很簡單,將滑鼠移到表格線上,出現可以拖動的游標時,雙擊!它就會自動調整至合適的大小。

尺寸統一

到現在為止表格已經看起來整齊了很多,就差最後一步:統一單元格尺寸。有的同學可能不太理解,為什麼要統一單元格的尺寸?一方面,可以讓表格更整齊;另一方面,為了便於以後對表格的優化。

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選中表格之後,在上方工具欄找到「表格工具」——「布局」,隨著我的滑鼠看過去,在單元格大小那一欄裡面有單元格的尺寸,單擊選擇一個單元格之後,在這一欄便可看到具體的尺寸數值,在這張表格中,單元格的高度在1.21-2.3不等,因此我們只需要取範圍內的一個數值即可,我選擇高度為2。選中整個表格,在單元格高度一欄輸入2,回車確定,效果你看到了,雖然變化不大, 但是整個表格非常整齊。

二、統一元素

統一表格內的元素分為兩個步驟,1、對齊方式,2、字體。一般情況對齊方式選擇居中,如果文字成段比較長的話,還是選擇居左對齊最合適。字體只需要達成統一即可,如圖中我選擇的是微軟雅黑。

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選中表格——布局——居中對齊——表格內垂直居中對齊——設置字體

三、調整顏色

邊框顏色

黑色的邊框太扎眼,表內的內容反而沒有那麼突出了,因此我們一般可以將邊框設置為灰色。

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標題行顏色

作為修飾可以將標題行的顏色設置為VI色/主題色,同時也應該把標題欄的文字顏色設置為白色。

「拎」

放大突出

一張表格中,或多或少有一些重點數據,那我們就應該講這些數據突出,讓觀眾能一眼看到,達到演示的效果。可以怎麼做呢?我做了一個例子。

這個例子很簡單,將選中的一行數據字體加粗,並填充底紋——灰色。操作上沒什麼難度,我就不單獨解釋了,看下一個。

這個例子就把重點數據和其它數據做出了區分,是不是更明顯了呢?

1、將重點數據行複製,粘貼保留原格式

2、將其挪到正確位置,設置填充顏色

3、將字體加粗,並設置成白色

4、適當放大,居中擺放。

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插入圖片

不僅可以對表格本身進行修飾,我們也可以插入一些圖片對整體進行補充,達到修飾的作用,比如我在這個表格中插入一個讀書的女孩的插畫,整個頁面就會豐富很多,突出了主題。

對PPT中表格的簡單處理美化,你學會了嗎?

小技巧

本周我還要教你一個非常實用的小技能

在我們的印象里,PPT中複製過來的表格是需要手動去修改裡面的數據的,但是你看下面這張gif當中,我卻沒有在PPT中進行任何修改,但是數據還是實時更新了。

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這是怎麼做到的?其實很簡單,在複製完EXCEL中的表格後,不要直接Ctrl+V複製,而是在PPT左上角粘貼選項中選擇選擇性粘貼,並選擇「粘貼鏈接」——「EXCEL工作表」,就可以了。

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在做完這步操作之後,你在EXCEL中進行的修改和優化,都能被實時同步到PPT中,如果你發現表格沒有同步,不是功能不好使了,只需要選中表格,右鍵,選擇「更新鏈接」即可。

那麼在知道了這個功能後,並不簡單針對修改數據可用哦,對EXCEL中的大部分數據處理的功能都可以同步更新,比如我做一個篩選,然後再加個數據條形式,你看下圖。

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?今日作業:

學習並實操今天課程中的知識點,並自己製作一類商品的價目一覽表。(如碳酸飲料、平板電腦都可以)

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