留學生自我管理指南：教你如何克服拖延，學習效率輕鬆翻N倍

文｜Lachel

From L先生說

微信號：lxianshengmiao

但凡工作了幾年的朋友，多多少少都會面臨「時間不夠用」的問題。

比如：

明明每天工作12個小時，但還是有很多事情做不完；

老闆吩咐的任務，一拖再拖，直到 deadline 才勉強敷衍一下；

每天都在忙著應付同事、上級、客戶，完全沒有自己的時間，忙了一整天也不知道在忙什麼……

所以，時間管理應運而生。

這幾年，哪怕是不了解時間管理的朋友，多多少少也聽過這些名詞：

GTD、番茄鍾、待辦清單、四象限法……

但是，你會不會覺得，用了這麼多工具，學了這麼多東西，好像仍然沒有什麼用？

這幾年，通過跟身邊朋友、讀者的交流，我發現，不少人在管理時間的過程中，其實多多少少都存在一些誤區。

正是這些誤區，使我們經常做了無用功。

今天，跟大家聊聊這些誤區，以及如何避開它們，讓我們的時間更充足。

1、喧賓奪主，本末倒置

曾經有個朋友，找我諮詢時間管理的問題。

她說：

已經嚴格按照老師教的方法論去踐行，但每天都感覺特別累，也沒省下多少時間，究竟是怎麼回事呢？

我問她：你是如何做時間管理的？

她「嘩」的一聲，給我發了一堆 APP 截屏。

然後，如數家珍地給我解釋：這是記錄時間耗用的，這是曼陀羅方格，這是做晨間日記的，這是做待辦事項的，這是番茄鍾……

這其實就是本末倒置了。

時間管理的本質，並不是管理好「時間」 —— 這壓根就不重要 ——

而是高效地完成該做的事情。

這才是核心所在。

記住：

永遠是工具來為你效力，而不是你要去適應工具

。

所以，最合適的工具，必須能夠如臂使指、圓滿自如，成為你身體和大腦的一部分。而不是需要你時時刻刻提醒自己「我得去用」。

你必須確保，當你需要用到它們的時候，它們能立刻在你身邊出現，用你最舒服的方式去使用。

很多人熱衷於 APP Store 上五花八門的時間管理 APP，其實，這些沒有太大意義 —— 很簡單：

我們絕大多數工作是在什麼地方完成的？是電腦，而不是手機。

所以，時間管理工具的第一個條件是什麼？

必須能夠全平台使用，呼之即來，用完即走。

我自己體驗過一些 APP，從打開，到進入正式功能，就要好幾秒鐘，點擊五六次按鍵 —— 這究竟是在幫你管理時間，還是浪費你的時間？

更重要的是，一款工具，如果不夠輕便、自如，它就會在你潛意識裡留下這樣的印象：使用它，是一件很麻煩的事情。

那麼慢慢的，你就會傾向於把它擱置，放在一邊。

這就是「學了很多方法，卻從來都用不上」的真相。

那麼，什麼樣的工具，才是適合自己的呢？

對時間管理的新手來說，一款筆記加待辦清單即可。

前者推薦：印象筆記，有道雲筆記，為知筆記，Onenote，Bear（蘋果專用）。

後者推薦：滴答清單，Todoist，RTM（Remember the milk）。

各任選其一即可。

注意我沒有推薦 OmniFocus 和 MLO 等複雜的 GTD 工具，因為對一般人來說，壓根用不上，只會造成困擾。

甚至，一個隨身攜帶的記事本（A5尺寸），一支好用的中性筆，基本就足夠了。

最有效的方法，永遠是簡單的。

2、追求「完成所有事情」

之前和一位大公司的市場總監聊天，他說：

我每天都勾不完我的待辦清單，您有什麼建議嗎？

我問他，每一天的清單上有多少個事項。回答是：我也記不清了，大概二三十項吧。

這是許多朋友特別容易犯的錯誤。

我們總是寄希望於「將清單上的所有事情勾掉」，尤其是完美主義者，更是如此。

但現實是什麼呢？

很多時候，我們每天殫精竭慮，也只能完成三四項任務，然後眼睜睜地看著其他任務過期。

一天天過去，「已過期」裡面堆積的事項越來越多，清單變得臃腫不堪。

結果就是：

我們連待辦清單都不願意打開，因為看了就心煩。

有兩個事實，可能是我們需要直面的：

1）我們往往都高估了自己的能力；

2）事情往往是做不完的，做多少來多少。

如果你把所有的事情都寫入待辦清單，會有另一個後果：在權衡「要做什麼」的時候，你可能會選擇去做那些簡單、但沒有太大價值的事情 —— 因為做完了可以立刻勾掉。

而那些真正重要的事情呢？也許就會一直拖著，直到 deadline 才開始拚命趕工。

這就完全反其道而行之了。

正確的做法是什麼呢？

待辦清單上面，只寫真正重要的事情

。其他不那麼重要的，按照如下方法處理：

1）放入 Dessert 清單中，等碎片時間、工作間隙、狀態不佳時處理。快速給自己恢復精力。

2）用其他方式快速解決。譬如：交付給別人，聘用外包，使用在線工具，等等。

3）拖著不做。

是的，不要覺得「拖延」十惡不赦，拖延其實是一件好事。關鍵是什麼呢？

我們不要被「拖延」主導，而是要自主的、有意識地去選擇「拖延」。

簡而言之：正確的做法是，優先做最重要的事情，其他事情能拖即拖。

很可能，拖著拖著，這些事情自己就「被解決」了 —— 尤其是對於尚未完全明確、需要反覆溝通和確認的事務，繁瑣而機械的操作，以及「不做也不會死」的事務。

不要讓它們擠壓你寶貴的時間和精力。

3、過於依賴番茄鍾

可能有同學不清楚番茄鍾，簡單介紹一下：

番茄鍾，

又稱番茄工作法。它的使用很簡單：定一個25分鐘的鬧鐘（稱為「一個番茄」），在這段時間裡心無旁騖地工作，拒絕任何打斷（一張便簽、一個耳機可以幫到你）。

等25分鐘結束了，關掉鬧鐘，休息5分鐘，再開始下一個番茄，循環往複。

為什麼是25分鐘呢？因為基於認知心理學的研究，

人集中注意力的時間，一般不會超過25-30分鐘。

當然，這個時間可以根據實際情況調整，通常以20-30分鐘作為一個番茄。

一般來說，使用番茄鍾，以「番茄」來計數。我們會說「今天完成了5個番茄」，指的就是不受干擾、心無旁騖地工作了5個25分鐘。

那麼，番茄鍾真的有各種時間管理專家所說的那麼神奇嗎？

感興趣的話，不妨試一試。

但這幾年來，我身邊時間管理做得好的人（包括我自己），基本不用番茄鍾。

為什麼呢？很簡單，因為太機械了。

人的精力曲線波動是非常頻繁的，會根據時間和任務而異。每一次都要求集中精力25分鐘，常常會帶來兩個後果：

1）坐立不安，心煩意亂，明明做不下去，但是又不能分心；

2）好不容易進入心流狀態，正熱火朝天的時候，一個鬧鐘立刻把思緒打亂了。

尤其是對於像我這種「坐不住」的人，更是明顯。

究其原因，它的根本問題在於：

先設定好了時間，再往時間裡面裝任務。

也就是說，番茄工作法的本質，在於培養你「規律工作」的習慣。

這對於精力曲線平緩、作息極其習慣的人來說，是可以的。但對於我這樣的人，基本沒有任何作用。

那我是怎麼做的呢？很簡單，反過來：

先給自己設定任務，再根據任務指定時間。

我會告訴自己：接下來，讓我們試試，能不能在5分鐘內，完成這個小任務。然後，開足馬力去解決。

完成了，就再給自己分配下一個新任務。

簡而言之，這是兩種完全不同的思維：

我無需要求自己「規律工作」，不是讓我去適應工作 —— 而是讓工作來適應我。

對我來說，工作就是一個個挑戰的小片段，每一天的繁忙，其實就是針對這些小片段，一個個予以攻克。

這樣，就能將工作變成一段愉快、自由又富有挑戰性的體驗。

4、錯誤理解四象限法

四象限法，應該是時間管理裡面，最廣為人知的方法了。

它將一天里所有任務，按照緊急性和重要性兩個維度，分為四個象限：

• 
  

  重要且緊急：立刻去做。



• 
  

  重要但不緊急：安排固定時間去做。



• 
  

  緊急但不重要：盡量請別人去做。



• 
  

  不緊急也不重要：不做。

絕大多數時間管理教程，都是這樣教的，大家也都是這樣學的。

很少有人對這套分類方式提出質疑，但不知道你有沒有意識到：

這其實不是很科學。

試思考一個問題：為什麼在我們的待辦清單裡面，會出現「不重要」的事項呢？

換言之：

不重要的事情，哪怕它很緊急，又怎麼樣？一件事情如果「不重要」，那不做也不會有什麼後果（否則就是重要），為什麼要考慮它呢？

問題在於：這裡的「重要」是一個很模糊的概念，它真正的意思是「有價值」。

什麼是有價值？簡單來說，

如果一件事情，做完之後，能幫你增進經驗、獲得提升、收穫回報，那就是有價值的。否則，就是無價值的。

把上面四象限里的「重要」換成「有價值」，是不是立刻清晰多了？

四象限法的本質，其實是這樣的：緊急，代表「別人希望/需要你去做」，而有價值，代表「我自己想做」。

最好的情況當然是兩者重合，但如果不是，

那就盡量在不影響結果的情況下，「以我為主」。

當然，有價值 - 緊急的分類（術語叫做艾森豪威爾矩陣），本身也未必是最好的分類方法。這一點，以後有機會再詳談。

不過，至少，這比廣受誤解的「重要 - 緊急」要更好。

5、用日曆來做待辦事項

之前寫時間管理的文章，有不少讀者在後台留言，說：

我一般用日曆做時間管理，很好用。

日曆確實很好用，像 Google日曆，或者蘋果自帶的日曆，都不錯，但用日曆做時間管理，其實是效率很低的方法。

為什麼呢？很簡單。

考慮一個問題：

現在突然來了一個任務，沒有明確的時間要求，你要怎麼把它記到日曆裡面？

這就是問題所在：

待辦清單也好，筆記也罷，是「任務導向」的，時間只是任務的屬性。我完全可以把一個任務記下來，而不指派具體時間。

但日曆不行。日曆一定要先明確一段時間，再安排任務。

這會造成什麼後果呢？每記一件事情，你都要先思考：

把它放在哪一段時間裡？

更別說，大多數任務，往往不會按照時間執行。那麼，就又得重新安排、設置。

在時間管理領域，有一句俗話，叫做：

日曆是神聖的。

什麼意思呢？記在日曆上的事情，一定是「雷打不動」的。

簡而言之：日曆不是用來記錄任務的，而是用來「鎖定時間」的 —— 在日曆上寫下一件事情，就意味著：這段時間被佔用了，當我安排事務、整理工作時，我必須將其考慮在內。

所以，什麼事情適合記在日曆上呢？

一般是嚴肅的會議，固定日程，當天會發生的事件，等等。

它是用來參照的，輔助我們對工作進行安排，而不是用來管理時間的。

今天先分享這幾個心得。

時間管理是一門非常系統的體系，但用好了卻也非常簡單。以後有機會，會再通過文章、書、課程的形式，跟大家分享。

本文系授權發布，By Lachel，From L先生說，微信號：lxianshengmiao，

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