06 改善工作方法，做到每天節省2小時
前天那個文件放哪兒，怎麼又找不到了？需要寫字時，突然發現辦公桌上沒有筆了。後天要開調研方案評審會議了，我還沒寫呢，怎麼辦呢？又要加班了。
你是不會經常發生這樣的事情，桌面總是一團亂，文件擺的亂七八槽，電腦里的文件也是這一個那一個，總是在需要的時候找不到。任務馬上到期了，還沒有開始做呢。
怎麼辦呢，怎麼辦呢，有什麼辦法？幫幫我吧。
別著急，今天拆書《每天節省2小時》第12章 制定一個簡單有效的歸檔系統，第13章 每天節省2小時，第14章 識別和管理拖沓。告訴你出現這些情況怎麼辦。
01
辦公桌一定要整潔，別弄的一團糟，文件歸類整理，一類放在一個文件夾里，擺在文件框里。
整理辦公桌，文件這類事情，一天至多5分鐘就完成了，有時一個星期整理一次，也花不了幾分鐘。這樣需要找什麼東西時，一眼就能夠看到，節省找的時間。
電腦里的文件更是要歸類整理了，你可以按日期，按文件類型，還可以按工作類型存放文件。
本人說個自己的小技巧，首先所有的文件按年存放，那就是2017年的工作都放在這個文件夾里，到了2018年再建一個文件夾，存放新年的文件。
在每年的文件夾目錄下，再按工作類型存放，例如會議，質量管理，平台設計，崗位調研，哪一類的工作文件就放在哪類文件夾下。某一類文件夾下再分類，例如崗位調研可以再分為競爭對手調研，招聘崗位調研。競爭對手調研下又創建不同競爭對手的文件夾，分別存放在不同競爭對手的調研文件。這樣你想找什麼文件，按這個思路一下子就能找到了，不需要花很多時間。整理其實也不需要花很多時間，如果提前設置好的存放規則，根本不需要整理時間。
02
很多人都有這個毛病，一項工作到期了，還沒有開始做呢，有時是已經做了，但是卻沒有按時完成，這可以說是職場人的一個拖沓的習慣了。
這個拖沓其實每個人都或多或少的有點，只是有人嚴重，有的人看不出來。
書中講了一個方法，就是每個工作任務都設置截止日期，這樣每次看到這個工作都快到期了，趕快做吧。這在無形中在催你趕快開始做了。這確實是一個很好的辦法，可以叫做時間催促法。
其實這個方法我自己實驗過，是非常好用的。我每次接到一個工作任務，都要在筆記本上記下來，主要是怕忘了，然後寫上截止止日期。
我開始使用這個辦法，是把任務和截止日期記在記事本上，可是過兩天，記事本上記了很多事情，這個事情可能又忘了，但是忘事的概率小了很多。
後來我想了一個辦法，就是拿了本枱曆放在辦公桌上。例如3月16日需要提交4.2版本的需求，那我就直接在3月16日寫上4.2版本需求，這樣基本不會忘。但是這有個小小的問題，那就是這件事情3月16日完成，起碼需要3月10日開始做，可是有時候只看到完成日期，卻把這個開始時間忘了。做這件事情時又要緊緊張張的，可能到時確實沒有按期完成。
我又進一步完善這個辦法，在日曆上把開始日期也標上，同時在手機日曆上設置提醒，這樣就做了雙保險，到了什麼時候該做什麼事，一下就清楚了。
現在我又想了一個更好的辦法，那就是列一個工作List表，每天做什麼都寫上，提前一天預計第二天的工作。就比如4.2需求這個事情，我是3月6日接到的任務，那麼直接在3月10日那天記錄這項工作，一直記得3月16日，並且在3月16日那天記上提交需求，這樣就絕對不會耽誤工作了。
03
大家都有一個習慣，喜歡完成小任務再完成大任務。
既使每個工作都標記了開始日期和截止日期，還是會把大任務往後拖，這就象做數學題一樣，先易後難，往往到最後開始做難的題目了，沒有時間了，要交卷了。
可是工作怎麼辦呢，不能因為任務大就不做了，或者拖延吧。唯一一個好辦法就是把一個大任務分解成一個一個小任務，每天做一點，在輕鬆愉快中就完成了。
同樣舉一個我自己的例子，還是上面那個4.2版本需求，這一個版本的需求，我需要做六七天，算是一個大任務。所以就要分解這個任務，這個4.2版本需求有兩個大功能，一個試題功能，一個學習功能。
試題功能中又有單項技能測試、階段測試，組卷測試，直播測試，這樣就把一個模塊分成四部分。列計劃時，一天只列一至兩個，這就不難了吧，不需要一下子完成那麼多，一天只完成一到兩個小任務，並且一個任務四個小時基本就完成了，不會有很大的思想負擔。如果一天做兩個任務，覺得多，可以把這個工作提前兩到三天做，每天只完成一個任務的需求，這不是很輕鬆的事 情嗎？
一天只做一個任務，到大任務到期時，輕輕鬆鬆完成，不是很好的事情嗎？
04
今天的拆書完成了，下面總結一下。
整理辦公桌和文件歸類，減少找的時間。任何一個工作都設置截止日期，可以增大按期完成的概率。最後把大任務拆解成一個一個小任務，每天做一點點，沒有任何負重感，任務到期漂漂亮亮的完成。
從這些事情可以看出，每天節省2小時。不是一個工作節省2小時，而是這個工作節省10分鐘，那個工作節省15分鐘，最後一天節省2小時。
所以，到這裡，可以很明確的看出來，每天節省2小時完全不是夢想，而是可以實實在在的可以實現的。
什麼也別想了，開始著手改善工作方法吧。
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