好的時間管理，決定了你的人生高度
導讀：我們常運用自己所熟悉或直覺想到的方法做事，但事實上，這並不是最有效率的方法。
完成一件事情，可以有許多方法，關鍵在於你能否找出最快速的方法。不要毫不考慮的就直接做了，先花幾分鐘的時間衡量一下，有什麼方法可以更有效率的完成事情？
時間管理髮展得很快，第一代是建立備忘錄；第二代就需要事先的計劃和準備；第三代會根據你對任務的理解排列優先順序。到了第四代，就是分工合作的授權管理。
以下簡單介紹結果時間管理的方法。
01 計劃管理
關於計劃，有日計劃、周計劃、月計劃、季度計劃、年度計劃。時間管理的重點是待辦單、日計劃、周計劃、月計劃。
待辦單：將你每日要做的一些工作事先列出一份清單，排出優先次序，確認完成時間，以突出工作重點。要避免遺忘就要避免半途而廢，儘可能做到，今日事今日畢。
待辦單主要包括的內容：非日常工作、特殊事項、行動計劃中的工作、昨日未完成的事項等。
待辦單的使用注意：每天在固定時間制定待辦單（一上班就做）、只制定一張待辦單、完成一項工作劃掉一項、待辦單要為應付緊急情況留出時間、最關鍵的一項，每天堅持。
每年年末作出下一年度工作規劃； 每季季末作出下季末工作規劃；每月月末作出下月工作計劃；每周周末作出下周工作計劃。
02 GTD
GTD是Getting Things Done（完成每一件事）的縮寫。來自於David Allen的一本暢銷書《Getting Things Done》，國內的中文翻譯本《儘管去做：無壓工作的藝術》。
GTD的基本方法：GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟。
收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜（GTD中稱為stuff）統統羅列出來，放入inbox中，這個inbox既可以是用來放置各種實物的實際的文件夾或者籃子，也需要有用來記錄各種事項的紙張或PDA。收集的關鍵在於把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作 。
整理：將stuff放入inbox之後，就需要定期或不定期地進行整理，清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動進行區分整理，對於不能付諸行動的內容，可以進一步分為參考資料、日後可能需要處理以及垃圾分類，而對可行動的內容再考慮是否可在兩分鐘內完成，如果可以則立即完成它，如果不行對下一步行動進行組織 。
組織：個人感覺組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動的組織。對參考資料的組織主要就是一個文檔管理系統，而對下一步行動的組織則一般可分為：下一步行動清單，等待清單和未來/某天清單。
等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作，未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃、電子等等。而下一步清單則是具體的下一步工作，而且如果一個項目涉及到多步驟的工作，那麼需要將其細化成具體的工作。
GTD對下一步清單的處理與一般的to-do list最大的不同在於，它作了進一步的細化，比如按照地點（電腦旁、辦公室、電話旁、家裡、超市）分別記錄只有在這些地方才可以執行的行動，而當你到這些地點後也就能夠一目了然地知道應該做那些工作 。
回顧：回顧也是GTD中的一個重要步驟，一般需要每周進行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單並進行更新，可以確保GTD系統的運作，而且在回顧的同時可能還需要進行未來一周的計劃工作。
執行：現在你可以按照每份清單開始行動了，在具體行動中可能會需要根據所處的環境，時間的多少，精力情況以及重要性來選擇清單以及清單上的事項來行動。
插入一個例子。
教授在桌子上放了一個玻璃罐子，然後從桌子下面拿出一些正好可以從罐口放進罐子里的鵝卵石。教授把石塊放完後問他的學生：「你們說這個罐子是不是滿的?」，「是。」所有的學生異口同聲地回答。
教授笑著從桌底下拿出一袋碎石子，把它們從罐口倒下去，搖一搖，問：「現在罐子是不是滿了?」大家都有些不敢回答，一位學生怯生生地細聲回答：「也許沒滿。」
教授不語，又從桌下拿出一袋沙子，慢慢倒進罐子里，然後又問學生：「現在呢?」「沒有滿!」全班學生很有信心地回答說。是的，教授又從桌子底下拿出一大瓶水，緩緩倒進看起來已經被鵝卵石、小碎石、沙子填滿的玻璃罐。
一個平常的玻璃罐就這樣裝下了這麼多東西，但如果不先把最大的鵝卵石放進罐子，也許以後永遠沒機會把它們再放進去了。生活中那麼多事情，其實都可以像往這個玻璃罐里放東西那樣，先進行時間級別分類，如根據大學生的日常安排，按照「事分輕重緩急」進行組合，確定先後順序，做到不遺不漏。如：
A級別：時間緊、具有一定的挑戰性、非常重要的事情。如即將到來的考試必須多花時間進行準備。要注意的是：很多人懼怕A級別的事情，覺得太複雜，要耗費太多的精力，同時因為怕困難完不成或者完成得不完美而採取逃避的態度。
B級別：很重要、但在時間上沒有特別要求。這一級別的事情當前不需要馬上交差，但又非做不可，容易在不急的心理中被人遺忘，在最後關鍵時刻演變成A級別事件，如兩周前老師布置的期中檢查作業。
C級別：時間上緊迫、但並不是很重要的、可以請別人代勞的事情，如取快件，可以請同學順便去取。
D級別：時間上不緊迫也不是很重要的事情，有些可以請別人做；有的可以降低標準；有的必須要做則放在零碎時間中進行完成；有的對生活沒有益處的事件則建議選擇放棄，如毫無意義的閑逛。
03 時間「四象限」法
在有限的時間和資源下實現目標最大化，是高效管理者工作的重要原則。時間是實現目標的重要因素之一，為了對高效管理者的時間進行更好地管理，我們引入帕累托原則。
帕累托原則又稱做重要的少數、微不足道的多數，或80對20定律、猶太法則等，是19世紀末和20世紀初由義大利經濟學家及社會學家帕累托提出的，最初是用於經濟領域中的決策。這一原則是說在任何一組東西之中,最重要的通常只佔其中的一小部分，因此對於重要但只佔少數的部分必須分配更多的資源，更注重對它的管理。
在時間管理中運用帕累托原則有助於應付一長列有待完成的工作。 將一大堆需要完成的工作列出優先次序，把最應優先完成的作為工作中的重中之重，各花上一段時間集中精力把它們完成。
只有這樣，那些看起來可能是無法一一完成的工作才能通過我們所完成的那幾件重要工作而得到解決，獲得最大的收益。
著名管理學家科維提出了一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分為四個「象限」：
既緊急又重要（如人事危機、客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等）
重要但不緊急（如建立人際關係、新的機會、人員培訓、制訂防範措施等）
緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、行政檢查、主管部門會議等）
既不緊急也不重要（如客套的閑談、無聊的信件、個人的愛好等）
時間管理理論的一個重要觀念是應有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患於未然。
在人們的日常工作中，很多時候往往有機會去很好地計劃和完成一件事。但常常卻又沒有及時地去做，隨著時間的推移，造成工作質量的下降。
因此，應把主要的精力有重點地放在重要但不緊急這個「象限」的事務上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務處理上，需要很好地安排時間。一個好的方法是建立預約。建立了預約，自己的時間才不會被別人所佔據，從而有效地開展工作。
來源：MBA智庫百科（ID：mbalibwiki）
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