來（8）個工具：文檔分析-DocumentAnalysis

如果有可能，坐在教室中或會議室中，聆聽老師或者專家介紹方案，規則，標準是最快捷的方法，但在實際工作中，這是不可能完成的任務。師傅領進門，修行在個人，更多的我們還是靠看書、看方案、或者看文檔來完成工作、掌握知識，其他人頂多給你一些關鍵點的提示。

在諮詢工作、獲取需求或商業分析的工作中，閱讀工作直接相關的文檔，就是文檔分析。這些文檔描述了背景信息、工作的來龍去脈、組織結構、組織過程資產、事業環境因素，這些內容可以幫助迅速了解商業需求，儘快融入工作環境，或者是快速進入一個行業。文檔分析不僅僅是閱讀文檔，組織結構圖、工作流程圖、數據挖掘等很多工具都需要在文檔分析工作中使用。

舉例來說，項目涉及一個組織，我們肯定會通過文檔了解這個組織的背景、行業，看到其組織機構，當我們閱讀完公司的概要介紹以後，會完成組織的主要工作以及組織結構圖，這樣在進一步接觸這個組織客戶時，就對這個組織不再陌生。再如我們去了解項目所涉及的一個系統時，會對其工作目標、工作流程、使用手冊和系統功能進行分析，如果項目涉及數據，我們還會對系統的數據來源、數據處理和數據的生成、或統計報告進行數據流圖的繪製，並可能對數據進行分類，初步判斷哪些數據會被進一步訪問或利用。通過文檔分析，也同樣可以得到一些例如差距分析活著SWOT分析的一些結果，這些對獲取或啟發需求都是有好處的。例如在一個省級規劃的項目中，先根據省級、市級的需求分析、差距分析得到省級的解決方案，這時，國家級的規劃完成了，這樣我們針對國家級的規划進行詳盡的文檔分析，找到關鍵內容，然後和省級規劃再進行對比，再次進行差距分析，進行規劃調整以及後續的一系列規劃變更。

這些文檔性的基礎資料是分析的基礎，分析後所產生的新內容是公司、團隊的重要資產，也是可以評審和再利用的重要資產。文檔分析過程的問題也是顯而易見的，即文檔可能缺失，不能回答想問的問題，不包含想要的內容，甚至是錯誤的文檔都是有可能的，最麻煩的事是文檔分析在工作中佔據了非常多的時間。此外，文檔分析很重要的內容是記錄發現，做筆記的能力因人而異，千差萬別，如果不能清晰的對文檔進行摘要或關鍵詞描述，很可能達不到文檔分析的效果。

In summary, document analysis is a very important thing in your work. To understand of keywords, record finding are two key factors, we can also use models, data flows or process flows, tables, graphs to help us to understand the business.

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