6個Word高效辦公的好習慣，總有一個你不會
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這是一篇關於圖表美化的文章，全文約2800字，約8分鐘閱讀時間，讀完後你可以收穫以下經驗：
1.如何為文檔命令才是嚴謹的職場人；
2.避免文檔保存失敗的2個措施；
3.更適合小屏幕筆記本電腦編輯的視圖方式是什麼；
4.如何快速定位內容；
5.重複使用格式刷提高效率的方法；
6.玩透複製粘貼提高效率的方法。
Word習慣那些事兒
Hello！大家好，我是大冰。與Excel、PPT相比，Word常常被職場人士小看。覺得Word實在是「太簡單」了，所以不會刻意去學習使用技巧，一直使用原始而低效的方法做文檔。
使用原始方法做Word文檔沒有錯，但是遇到趕時間，或者是粗心大意出現小紕漏，後果不堪設想。
最簡單的例子莫過於文檔快做好了，卻出現斷電沒有保存文檔，如果懂一點自動保存的技巧，這種意外不是事。再例如客戶針對文檔問題進行詢問，使用快捷鍵一鍵定位到目標內容（而不是滑動滑鼠瀏覽十幾頁才找到目標內容），並有條理地講解，既不耽誤客戶時間又彰顯專業素質。
職場中，任何一個小錯誤都可能導致前期的努力付諸東流，任何一份文檔都代表了職員的能力素質與公司形象。下面就來看看有哪些Word高效辦公的好習慣值得學習。
1.文檔名稱
很多大學生的電腦文件隨意放置且名稱隨意，其中頻率出現最高的文件名稱就是「新建文檔」。畢業過後，可千萬要改變這個習慣。
嚴謹地為文檔取名，可以在後期需要使用時快速找到文檔。更重要的是，職場中一份文檔往往需要修改多次，正確的名稱能讓同事和領導對文檔修改版本進行區分。
圖1是隨意的文檔名稱（是不是很眼熟）。左邊的文檔雖然勉強取了一個名叫「方案」，可是這是什麼時候的方案？關於什麼項目的方案？不清楚！
圖1 隨意的文檔名稱
文檔命名方法有很多，一般來說正規企業都有自己的命名標準。通常的做法是【時間+內容名稱+版本】，如圖2所示。
圖2 嚴謹的文檔名稱
2.自動保存
文檔寫好了卻沒有保存，希望讀過這篇文章的夥伴都不要再出現這種人間慘案。保證文檔內容不丟失的方法有兩招：
首先，設置自動保存時間。單擊【文件】菜單中的【選項】按鈕，打開如圖3所示的【Word選項】對話框，在【保存】選項卡下，設置自動保存時間。如這裡設置為【5分鐘】，表示每隔5分鐘，文檔就會自動保存一次。
設置【自動回復文件位置】，當出現斷電之類的情況時，就可以到該位置下找到自動保存的文檔了。
圖3 設置文檔自動保存
其次，一定要養成隨時Ctrl+S的保存習慣。職場中辦公老手都是敲下幾行字就按Ctrl+S保存一下，畢竟文檔丟失的虧，吃不起！
3.選擇適合編輯的視圖
筆記本電腦的屏幕比較小，很多人常常抱怨Word的編輯窗口太小了，影響碼字效果。那麼何不試試【Web版式視圖】？這種視圖模式下，減少了軟體邊緣的空白，且根據窗口大小進行匹配，內容一目了然，最大化利用了屏幕空間。
圖4 頁面視圖
圖5 Web版式視圖
4.快速定位內容
一份文檔動輒上萬字，數十字，要在文檔中快速找到特定的內容，甚至一句話，就要學一點快速定位技巧。
（1）導航定位法
導航顧名思義，可以幫助尋找特定的文檔位置。使用導航的前提是，在【視圖】選項卡下【顯示】組中，勾選【導航窗格】選項。此時會在文檔左邊，出現一個【導航】窗格，在這裡可以方便地進行文檔查找。
圖6 打開【導航】窗格
導航定位法-搜索定位
在【導航】窗格，首先可以在搜索文本框中搜索目標內容。如圖7所示，搜索【專營店】，關鍵詞，標題變成黃色，表示該關鍵詞在這些標題節中均有出現。單擊標題就可以快速定位到關鍵詞所在位置。
圖7 在【導航】窗格中搜索關鍵詞
在上面的搜索結果中，只能看到關鍵詞出現的標題節，但是不知道關鍵詞出現的前後內容，從而不能快速確定，究竟哪個標題節才是最終要定位的目標。
此時可以切換到【結果】的方式，如圖8所示，就會顯示關鍵詞出現的前後文，方便分析要查看的目標內容。
圖8 以【結果】的方式查看搜索結果
導航定位法-頁面瀏覽
在【導航】窗格中，【標題】瀏覽方式下顯示了文檔中所有的標題，單擊具體標題可以快速切換到標題內容下。
而【頁面】的瀏覽方式則顯示文檔的頁面縮略圖，幫助快速瀏覽整份文檔，找到目標位置，如圖9所示。注意將【導航】窗格加寬，這樣能顯示更多頁面。
圖9 以【頁面】的方式瀏覽文檔
（2）精確定位法
【導航】定位法比較方便，但是如果要精確定位內容，建議按Ctrl+G鍵，打開【查找和替換】對話框，精確定位內容。
如圖10所示，在【定位】選項卡下，可以根據定位目標的類型進行定位，如需要定位的目標是一張圖形，那麼輸入圖形編號即可定位。
圖10 精確定位
5.用好格式刷
除了Ctrl+C和Ctrl+V，恐怕最受歡迎的就是格式刷了。可是職場中，至少有40%的小夥伴不直到如何玩透格式刷。
格式刷，單擊一次，可以使用一次。雙擊格式刷，可以無限次使用。
像圖11這樣，只要雙擊格式刷，就可以重複使用了。
圖11 重複使用格式刷
6.用好複製粘貼
複製粘貼簡單又輕鬆，可是卻常常出現意外。網頁中複製的文字粘貼出來就變了形？讓內容搬運工情何以堪。
其實Word中的粘貼方式一共有四種：
1.保留源格式（保留文字和格式）
2.合併格式（照搬文字，並且格式與當前匹配）
3.粘貼為圖片（將複製的內容轉為圖片）
4.只保留文本（只複製文字，放棄原有格式，粘貼網文就選這種）。如圖12所示，就是【只保留文本】的粘貼方式。
圖12 只保留文本的粘貼方式
如果想選擇其它粘貼方式，要單擊【粘貼】菜單中的【選擇性粘貼】選項，打開如圖13所示的對話框，再選擇所需的方式。
圖13選擇性粘貼方式
在使用複製粘貼時，還有一種情況非常耽誤效率。那就是文檔中有不同的內容需要重複的複製粘貼：複製A粘貼A—複製B粘貼B—複製A粘貼A—複製B粘貼B—複製C粘貼C……
這種情況下，我只想說：打開剪貼板，效率蹭蹭就提高了！
Word中的剪貼板可以保留最近的24條複製記錄，相當於一個臨時的複製信息存放點。在這裡，可以直接使用複製信息，不用重新複製。
也就是說，前面的工作方式可以變成：複製A—複製B—複製C。然後打開剪貼板，一口氣粘貼夠：粘貼A—粘貼B—粘貼C—粘貼A—粘貼B……想怎麼粘貼就怎麼粘貼。
圖14 打開剪貼板的方法
如圖15所示，將內容全部複製一遍後，這些內容就保留在剪貼板中。在文檔中需要粘貼的位置插入游標，然後在剪貼板中選擇需要複製的信息執行【粘貼】命令就可以了。
圖15 使用剪貼板的方法
總結&作業
這是總結|
Word看起來簡單，卻有很多提高效率的辦公習慣：
1.使用【日期+文檔名+版本】的方式為文檔命令；
2.在【Word選項】對話框中設置自動保存時間，並在編輯文檔時養成Ctrl+S好習慣；
3.使用【Web版式視圖】更適合小屏幕編輯文檔；
4.快速內容文檔內容，可以使用【導航】窗格進行定位；或者是按Ctrl+G打開【查找和替換】對話框精確定位；
5.單擊格式刷可以使用一次格式複製，雙擊格式刷，可以重複使用格式複製；
6.Word的粘貼方式有四種：（1）保留源格式（2）合併格式（3）粘貼為圖片（4）只保留文本。選擇合適的粘貼方式可提高內容搬運效率。如果要多次複製粘貼不同的內容，可以依次複製不同的內容，再打開【剪貼板】，一次性粘貼所有內容，而不用重複複製。
這是作業|
為文檔設置自動保存，並使用剪貼板進行不同內容的複製粘貼。
PS：看一千篇文章不如自己動手做一個作業。如果大家在做作業時有不明白的地方，可以隨時向我們提問哦。大冰會在工作空閑之餘幫助你們解決問題。
小白升職技
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