不知道這些工作常識，活該你加班

最新 03-27

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溫馨提示：這篇文章很長，慎入

不得不承認，成年人的世界很複雜。很不幸的是，我是一個單細胞動物，只想活在簡單的人際關係里，三五知己好友，找到熱愛並足以勝任的工作。說真的，很難。好在真理往往很簡單，睿智並不意味著複雜。

聰明的人雖然具備超乎常人的智商、專業知識、經驗和天賦，他們看起來都喜歡複雜：複雜的想法、步驟和解決問題的複雜方法，這些不一定不對，但在下列情形下，還是遭遇了失敗，源自於缺乏一種必要的技能，就是常識（Common Sense）。

實施和維持這種複雜想法步驟的代價太大

沒必要涉及那麼多的人和事

沒必要做到那麼好

有時候，一些事情一看就知道是錯的

通過一些方法和理念，我們反覆練習，可以讓生活變得更加簡單愜意，工作變得更加成功。以下共勉。

第一個理念：事情其實很簡單

現實中沒有複雜的系統，換句話說，真相不可能複雜。

關於常識的第一個理念: 事情都是簡單的。不可否認，很多事情也是複雜的，比如說怎麼把一個人送到月球上。我們在這裡探討的主要是生活工作中如何避免複雜，追求簡單。

1）尋找簡單的解決辦法，學會問自己一個簡單的問題：完成這件事情最簡單的方法是什麼？

2）只問簡單的問題:誰?什麼內容?為什麼?在哪裡?什麼時候?怎樣發生的?產生了什麼樣的結果?

3）只尋求簡單的答案（當你和專業性人才、高科技人才打交道時）

4）我能不能用不超過25個字把這件事情描述清楚。在30秒內把一個事件、一個問題、一個解決方法或一個建議完整表述出來，這是一次「電梯公關」( elevator pitch),意思是你在電梯里遇到了某個重要的人物,你必須在電梯到達的幾十秒內把你的信息完整準確地傳遞給他。還有一種方法就是把你要傳遞信息的對象當作6歲小孩，看看通過什麼方式能否讓他理解。

做好營銷的關鍵其實就是簡單-用最簡單的方式向客戶解釋清楚，為什麼你的產品值得他們購買。把你的營銷對象當作6歲的孩子，思考從什麼角度能吸引他的注意力，用什麼詞語交流，哪些詞語因為過於專業晦澀而可以棄之不用。

5）如果你發現自己採用了某種複雜的解決方法或者思路,那麼你可能需要回過頭來,用簡單的理念重新審視這個問題。

6）學會使用水平思維模式

水平思維就是改變你的思維模式,從舊的思維模式中跳出來，尋找其他更好的思考方式或行為方式。養成水平思維需要做到以下兩個步驟。

a)從舊的思維模式中跳出來（承認現行的思維方式存在優點和缺點）

b)學會激發新的思路。

有一個案例，公司員工抱怨電梯太慢要求提速，這不僅會耗費大量人力物力，還會影響大樓正常使用。最終，公司決定不改造，而是在等候電梯的位置裝了很大的鏡子。這樣，員工可以利用等候電梯的時間來整理衣著，抱怨也就少了。

總有一個簡單的方法能夠解決你所面臨的問題，而你的問題就是-找到它。

第二個理念：弄清楚你要做什麼

《愛麗絲奇境歷險記》中有一段對話。

愛麗絲：請問，您可以告訴我我應該走哪條路嗎？

柴群貓：這取決於你想要到達的地方。

愛麗絲：我無所謂，到哪裡都行。

柴群貓：既然這樣，你選擇哪條路都可以。

這說明一個道理，如果你不知道自己想要做什麼，那麼你想要完成某件事情是非常困難的。

我在工作中常常陷入一種困境：領導需要一個數據，在不知道事件背景和他所要求的和實際需要的差異的情況下，盲目開展工作。結果做無用功，沒有達到他要的效果不說，浪費了時間和精力，還得重做，事情糟糕的一度讓我很頭疼。

真正理解你要做的事情

在做任何事情之前，你首先需要確定,老闆或者客戶到底想要達成什麼樣的目標，什麼事件的出現,標誌著這項工作的結束。在商店開業或是大橋建成時進行的剪綵,在新船起航時開香檳慶祝,都是一個項目完成的典型標誌。通過關注這一點,你就能夠清晰地分辨出有哪些事情是屬於這個項目的，又有哪些事情是在這個項目之外的。

搞清楚你想做的事情是否也是其他人希望做的

成功的項目，就是讓「利益相關者」開心；你要明確地告訴利益相關者他們將會得到什麼。

很顯然,要想讓利益相關者開心，首先要知道他們想要什麼。最簡單的辦法就是直接去問他們，而不要假定自己很了解（不要suppose, 也不要想當然）;更不要認為所有的利益相關者想要的東西都是一樣的,更不要簡單地認為所有利益相關者同等重要。

把所有的利益相關者列個名單,然後把他們的獲利條件寫下來,分析一下現有的項目是否能夠滿足所有股東的獲利條件。如果不是,你要麼需要把它們加入到項目中,要麼直接告訴利益相關者有哪些特定的獲利條件不可能實現可能實現。

公司新來了個sourcing的Leader，一上任就開始要部門這幾年KPI的數據，於是我開始了近半個多月的加班狗生活。公司業務覆蓋很多不同的Team, 美國線、歐洲線...訂單管理也是大陸和台灣同事分別在處理進行。從2018的數據開始，我需要核對訂單記錄，和相關部門同事溝通確認並解釋數據的產生原因。但是當他提出要去check 2016-2017的數據時，我委婉得提出了拒絕。理由如下：

1）大boss現在要這個數據要的急，一下子不可能把前兩年的數據一下子全部找出來並完成update的工作。

2）之前的數據，不是我完成的；而且每次我們都有當面和領導解釋任何異常。現在我們能做的就是從現在開始，不斷完善，做到盡善盡美。

3）考慮到需要的時間、工作量，現在無法完成。如果確實需要，我們接下來會安排時間完成。

最後，他郵件回復的是：Okay, let"s complete it in the coming weeks.

雖然我內心還是拒絕的，不過...

具體工作形象化

形象化就是嘗試想像出事情的形態，在腦子裡虛擬出整個工作流程，評估每個工作環節存在的問題和可能產生的影響。

從多種角度去觀察自己想要做的事情。通過把具體工作形象化,會產生很多戲劇化的、影響廣泛的效果。

1）它可以幫助你明確一個項目或企業的目標。

2）它縮小了目標的範圍,能讓你弄懂哪些事情是在企業範疇之內的,哪些事情不屬於。

3）它有助於讓你有一個目標流程,完成從(我們想做的)事情到(我們將)怎樣做的傳遞。

4）當我們描繪了努力的方向、將會達到的目標以及過程設計藍圖後,所有的參與者和利益相關者都會受到鼓舞。

第三個理念：任何事情都具有連續性

事件總是由一系列小事件組成的，不注意事件的連續性，你什麼事情都做不了。

和朋友約好在某個時間碰面，你是不是掐好時間點，忙完事情，然後穿過市區，找到一個不熟悉的地方或者停車位，然後匆匆忙忙趕去見面？你是不是沒有把停車、找地方這些時間算入計劃內。

我就是一個典型的沒有注意到事件連續性的拖延症者，和朋友約好四點，路上地鐵一個小時。我三點出發，沒有將等車、上下車、找目的地的時間算入中間，往往，我是要遲到半小時到四十分鐘的。一般情況下，遲到會挨批。注意到事情的連續性，良好的時間觀念，約會必備之一。

接下來的問題是，怎麼建立起事件的連續性？具體來說有下面幾個方面。

1）做好計劃，把計劃做得詳細周到：考慮到儘可能多的細節,確保各個細節工作都能夠有條不紊地完成,避免細節方面的漏洞。即使我們把握好事件連續性，突發事件還是會發生。但是如果做好計劃，你就可以省下力氣處理那些真正的突發事件,而不是那些因為之前考慮不周而產生的突發事件了。根據工作規模的大小,在具備估測未來五天工作細節的能力之前,你要不斷思考、檢查現有工作的所有細節。

2）清楚地說出自己的意圖，講清楚你具體指的是什麼。

3）運用知識和假設以及因果關係：根據你現有知識架構預測會發生的事件和細節，當你沒有這方面的知識也不知道接下來會如何演變的事情時,就做一些假設。同時，工作環節之間，是環環相扣的，你需要做的是寫下第一份工作計劃,然後不斷地問自己「接下來會發生什麼」（因果關係）

4）記錄已經發生的事情：下次你計劃類似的事情或者在審查別人類似工作時,就會發現資料庫里的有用信息能夠為你提供巨大的幫助（可以藉助工作日誌記錄總結）