除了養成整理文件的好習慣，你還應該具備自動化處理的思維

本文來自少數派，作者Hum，36氪經授權轉載

這篇文章完成的是這樣一個半自動化的文件整理、傳遞和歸檔的流程：

1.收集 + 處理：不管哪個文件夾出現了 PDF，都打上「未讀」的標籤，再改成特定的文件名格式，發送到指定的，與其它設備同步的，Inbox 文件夾；

2.閱讀 + 批註：在 iOS 上不製造混亂多餘 Copy 地批註 PDF；

3.閱讀批註後將 PDF 存到 DEVONThink To Go 這樣的文件管理工具里。

最終結果是，工作用的 PDF（以及類似文件）必然會出現在指定的位置（類似於 Inbox 文件夾），隨後你可以在最合適的設備上對其進行批註，最後把它保存到最合適管理文件的工具里，使 Inbox 文件夾長期保持清爽。

用標籤整理 PDF 的一個簡單思路

在少數派的知乎私家課的第 10 講《為什麼應該用 PDF 取代紙質文檔》里，作者@Sainho93提出了一個基本整理的思路：以項目為文件夾來存放 PDF 文件，用標籤標記 PDF 的屬性或狀態，來作為一種貫穿文件夾的形式組織文件。

這個標籤來整理的思路對我來說很受用。因為 macOS 上的標籤非常基礎，又特彆強調顏色，導致我使用的時候要考慮它的顏色屬性，又不能用過於複雜的層級。於是我之前的複雜標籤思路在 macOS 上並不適用，一直以來我都沒有拿捏好到底如何利用 Mac 上的標籤。但用 Sainho 的思路，我們不需要複雜的標籤，標籤只用於表示 PDF（或各種文件） 的某種狀態即可。

比如，可以利用 macOS 的標籤來將「未讀」的 PDF 給標記出來：

標記為未讀的 PDF 文件

這樣一來，無論是 iOS 還是 macOS，都可以通過一個標籤打開所有未讀的 PDF。

這一點在 iOS 的「文件（Files）」這個應用里更加明顯——在 Files 中的「最近使用（Recents）」這個分欄里，最頂層的是「最近使用（Recents）」，第二層是「共享文稿（Shared）」，而第三層開始就是標籤了：

iOS「最近使用」界面

從這個界面也可以看出蘋果是很希望我們把標籤用起來的。

使用 iCloud Drive 整理文件

在這個地方我要提前建議大家使用 iCloud Drive 完成這個流程，因為 iCloud Drive 在蘋果環境下有得天獨厚的優勢。其中最大的優點是能夠將文件離線保存到本地後，後台上傳。什麼意思呢？

當我們在 iOS 設備上下載一個文件，想把它同步到雲端，我們的做法是什麼？是手動上傳。如果沒有網或網路環境不理想呢？一般的雲服務你連目錄都讀不出來，但 iCloud Drive 是本地的，所以你完全可以在任何網路狀態下把一個文件放到它應該存在的文件夾。這就是把文件離線保存到本地。

第二個優點——後台上傳。在我們把文件離線保存到本地之後，也只有 iCloud Drive 可以在有網路環境的時候默默地把剛才放進來的文件上傳，其它的都要手動處理不說，上傳完之前都保持前台運行我才能安心。

所以如果是純蘋果環境，尤其是辦公環境移動化的人，非常建議用 iCloud Drive 來同步文件，另外建議開啟 「桌面（Desktop）」 和 「文檔（Document）」 這兩個文件夾的同步。我們後面還會說一些其它的技巧。

最後，至於穩定性，我人在日本，iCloud Drive 在我的設備上表現得很穩定。而國內用戶，隨著蘋果將國區 iCloud 伺服器遷移至雲上貴州，穩定性應該也有所提升。

在 Mac 上將這個流程自動化

言歸正傳，接下來要用自動化的流程來給 PDF 做搬運和打標籤。

剛才說了我建議在 iCloud Drive 里開啟「桌面」和「文檔」的同步，在這個流程里，我就在 Document 里建了一個名為 「PDFs」的文件夾，它相當於一個 PDF 的收件箱，你拖拽到桌面的 PDF 也好，下載到「下載」文件夾的 PDF 也好，都會被帶上標籤，發送到這個文件夾里，這就解決了 PDF 文件亂的問題。

文件被自動從桌面移動到了 PDF 文件夾

這裡我使用的工具是 Hazel，規則是這樣的：

Hazel 規則

通過這個規則，我們會把文件標上「未讀」，然後會把文件加一個時間前綴，最後把它移動到「PDFs」這個文件夾。

在 iOS 上將這個流程自動化

在 iOS 上我們也經常需要接收和保存 PDF 等類型的文件，這時候我們同樣可以把這些文件放到指定的文件夾（比如「文稿」文件夾），如果有網路的話，PDF 文件會 iCloud 直接上傳到家裡處於屏幕睡眠的的 iMac 上，這時 Hazel 就會暗自啟動，在 Mac 上完成自動化，結果會很快同步回 iOS 設備。

把文件保存到 Desktop：

把文件保存到 Desktop

文件改名後帶著標籤同步到了 PDFs 文件夾：

文件改名後帶著標籤同步到了 PDFs 文件夾

當然如果圖簡單，或者不追求有沒有「未讀」這個標籤，可以直接把 PDF 文件存在「PDFs」這個文件夾里。

在 iOS 上批註 PDF

能在 iOS 上批註 PDF 是將 iOS 設備做進這個流程最大的初衷，iPad Pro + Apple Pencil 在批註 PDF 的體驗實在出眾。

在 PDF 批註工具的選擇上，我推薦的是有 Document Picker 的 PDF 應用，因為只有這種應用，可以在原位置對 PDF 進行批註，而不必把一份 PDF 文件從 Files 中導入到自己的庫里，變成兩份文件。這種導入庫的做法我個人很不喜歡，很容易搞得哪裡都是重複文件，最後不知道哪個文件是最後使用的。

PDF Expert 是支持 Document Picker 的，打開底欄的「服務」標籤也，選擇頂部的「iCloud Drive」，就能直接進入文件中的「最近使用」：

在 PDF Expert 里使用 Document Picker

隨後選擇任何一個文件就可以直接開始批註，批註後這個批註結果會保存在 iCloud Drive 里，可以直接在 iCloud Drive 里看到批註後的結果，用其它任意 PDF 批註工具打開也能看到這個批註的結果。

將處理完的 PDF 放到 DEVONThink To Go

現在，我們已經把沒有處理的 PDF 收集在了一起，然後進行了批註等處理。那麼，處理完的 PDF 應該放到哪歸檔成了另一個問題。

我們可以把它放到某個 Mac 上的文件夾里，但是我個人又認為同步是個很重要的需求。因為我偶爾會查我自己寫過的東西，比如《Fantastical 的自然語義》、《OmniFocus 的 URL Schemes》等等，包括我研究過的不同應用的 URL Schemes 文檔頁，我也都會保存，這些東西我肯定是希望能夠在 iOS 里也可以觸手可及的。

那麼把這些文件放在「文稿」文件夾怎麼樣呢？這是個不錯的辦法，iCloud 的容量價格也不貴。不過和 Mac 上的文件夾對比，我還是選擇了 DEVONThink To Go 這樣的文件管理工具，除了一早就在用之外，還在於整理更靈活以及搜索功能。

我一直都覺得純文件夾系統限制很大，不如「文件夾+標籤」來得靈活，尤其是對於各種學習資料很多的人。除此之外，DEVONThink 的按關聯度排列搜索結果也是我選擇它的一個原因。

DEVONthink 搜索界面

總結

通過以上流程，我想我畫出了一個粗略的在蘋果環境下處理文件的框架：

為了讓未處理的文件自動歸於一處，使用自動化工具移動其位置，並為其打標籤；

為了將未處理的文件在 iOS 上更容易處理並觸手可及，使用 iCloud Drive 同步；

為了不製造多餘的 Copy 並把批註結果保存，使用支持 Document Picker 的 PDF 批註工具；

為了同步、整理和搜索，使用更專業的文件管理工具來歸檔文件。

在整篇文章里提到的工具中，除了 iCloud Drive 得天獨厚的優勢之外，其它工具應該都是可以被替代的。而且我現在使用的方法和思路也未必就是最效率的，只是到這個程度我目前就覺得很順手了，沒有再繼續精進。同時它也未必僅限於 PDF 文件，這個思路應該可以作用到任何一種文件形式，這裡只不過是以 PDF 來做例子。

所以，你可以用你喜歡的工具，繼續優化流程，我也期待著你的分享。

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