新手主管該知道的五件事
★未來十年,職場必會出現極大變化!每次面對挑戰,你還不知道從哪裡開始強化嗎?
★職場的大航海時代已經來臨,你只能以經驗與專長為材料,建造自己的船,航向全世界!
★不靠大公司,也能在職場屹立不倒!
★啟發年輕學子、社會新人、職場老將誠實面對自己,並找出職業生涯的定位與方向。
大部分的人初入職場時,憑藉的是在學校所獲得的基礎能力,後來某一天終於被提升為小主管。
可是成為小主管後,大家往往發現工作變得困難了許多!因為過去所學及工作經驗,都著重在本質技能上的培養,很少有人在當主管前就受過管理訓練。
更糟糕的是,很多理工科出身的朋友不擅長處理人際問題。可是當上小主管立刻要面對的,就是如何滿足領導的期待,如何調度原來是你的同事但現在變成你下屬的那一群人。
在當上一個小主管的前幾個月,你就得好好規划下面這五件事情。
1
了解領導的目標
如前一節提到,領導的目標會影響到你在工作上的配合,影響你怎樣才能在最短的時間內做出績效。最好在上任後(更理想的是上任前)找你的領導聊聊,搞清楚他對你這職位的定位是什麼,並以此規划上任後的行動方向。
最忌諱的,是閉著眼睛做些自以為是的事情。比方說,你的興趣可能是鑽研高深的技術,也希望建立一個能研發新技術的團隊,客觀而言,任何公司都能受惠於一個技術能力強大的團隊,所以這目標絕對不會是錯的。
可是當你跟領導深談後,發現他目前最傷腦筋的是平常開展新項目時不知道該派誰,那你的首要工作,就不是花時間研究新技術,而是盤點內部人員的能力,讓領導清楚知道下面成員目前的工作安排以及未來的空閑時間。
2
先把自我原則建立好
隨著你變成了主管,大家可能都在揣摩該如何重新配合,所以為了降低部屬對你的不安,你應該儘快讓大家知道你的習慣做法。
有些事情雖然得配合公司政策,比如打卡、填工時單或是請購流程等你很難調整,但有些事情完全是主管的權責範圍。
◆比方說你想用什麼方式了解大家的工作進度,口頭彙報?寫E-mail ?開周會?再比如你分配工作組的方式是什麼,招集大家在會議上分配工作?一個個叫來討論?通過E-mail 指示?再比如碰到問題該多快反映讓你知道,哪些問題該問你、哪些問題該自己解決,你能提供哪些協助……
總而言之,要讓大家清楚知道你的習慣方法,部屬了解了你的管理風格和運作方式,自然就清楚自己該怎麼配合。
最糟糕的,是你沒想過這些事情,每次碰到問題就胡亂斥責或是生氣,當事人又覺得被責備得莫名其妙,這就可能打擊士氣並讓別人無所適從了。
3
要有安全感
你升職後,跟原來同事的關係通常很難保持像過去那樣,過去你們可能一起吃午飯、一起抱怨領導的不是。但現在你變成主管,就算大家還是一起吃午飯、一起喝酒,你會發現氣氛變得不太一樣。
大家開始對你有所顧慮,也可能私下聚會不再找你了。這時候,你該保持自信,而非千方百計地要加入聚會,甚至想知道他們談論的所有話題。
升職不可避免會改變人與人的互動關係,但只要你長期保持同一個自己,等彼此都調整好之後,還是能以另一種模式經營過去的友情。重點在於不要急,讓彼此先沉澱,自然會找到適合的相處模式。
4
要習慣分配工作
◆技術出身的主管常碰到一個問題——就算升職了仍把自己定位成工程師,領導交代工作時,會習慣想自己該怎麼做。
也因為自己技術能力最強或最資深才被升職,所以面對困難工作時很自然會覺得「這工作整個部門只有我有能力完成」,或覺得「這工作交給其他人真不放心」。
◆另一個新手主管常碰到的困擾是不好意思指派工作。組員都是老同事、老朋友,升職後突然要交代大家如何工作,不知道怎麼開口,最後默默的自己做,造成新手主管自己累得要死,可是組員閑得要命的現象。
長期而言,這其實是不對的方法。能力不夠的組員,我們要想辦法幫他提升能力,不然他們能力永遠是那樣,單位的戰力也將永遠不足。
自己多做一些,不要麻煩別人,雖然是好心,可是若技術工作佔了你大部分的時間,你就沒心思與力氣去做管理工作,而後者是你的組員無法替代你的,也是你的領導主要希望你負責的。若你無法把技術工作分配下去,你就很可能什麼事情都做不好。
就算覺得尷尬,或是自己做更快,還是要花時間把工作切分,分給同事,並在過程中有效地監控大家的工作進度。設計微調你的管理機制在一開始或許會花時間,但若成功,後期你就能提升效率。
5
有問題不要隱忍
我們受的教育,總是教我們盡量不要跟大家衝突、多體諒別人,所以大部分的人初當上主管時,會在與組員意見相左時選擇隱忍,心想過段時間,問題自然就會解決,「大家將來總會理解我的」。
可是你若覺得有些事情做得不到位,有些該完成的工作沒做好,有些問題沒有及時反應或是組員工作態度不好,其實你應該趕快讓當事人知道。不然在當事人不清楚的情況下,可能會反覆犯類似錯誤。
隱忍的另一個問題在於,大部分人忍耐幾次後,會某一天突然爆發,並做出激烈行為,而隱忍太久的發作,對方可能會覺得莫名其妙。
你認為不好的做事方式,當事人可能並沒有意識到,最後突然的爆發,也沒辦法讓對方明白自己哪裡做錯了。
其實只要你察覺到組員做出不符合你期待的事情,最好立刻找他來溝通,可以在辦公室或咖啡廳,邊喝咖啡邊談談你覺得可以改善的部分。
畢竟很多工作方式並不涉及對錯問題,而是習慣與配合方式的問題。只要你願意花時間溝通,讓大家都知道你要的方向,慢慢大家就能調整。重點在於立刻、清楚明白,以及就事論事!
END
張國洋
大人學網站共同創辦人,識博管理顧問共同創辦人,國際項目管理師(PMP),台灣百大企業管理講師與項目顧問,環宇廣播電台節目主持人。擅長項目治理、流程設計、與邏輯思考。
姚詩豪
大人學網站共同創辦人,識博管理顧問公司共同創辦人及營運長,國際項目管理師(PMP)。
TAG:企業管理雜誌 |