如何做一對一面談？
對那些剛剛被提拔到領導崗位的年輕經理人來說，他們面臨的最大挑戰之一就是如何管理好團隊。以前你只需管理好自己，取得良好的績效。現在已經有幾位員工向你彙報，作為上司，你不僅要做好自己的工作，還要幫助和輔導下屬，以保證團隊的績效，溝通將非常重要。
一對一面談是經理人最重要的交流手段之一
除了團隊會議之外，一對一面談是重要的交流手段，每年的年終評定、績效考核，都需要安排一對一面談，這也是討論問題、加深了解並確保下屬達成績效目標的最佳溝通方式，特別是指出下屬的問題，幫助他們改進，一對一面談是最佳溝通方式。面談聽起來很簡單，但遠不止找一個時間聊聊天那麼容易，你需要用一對一面談日程表來管理時間，通過問題清單來了解下屬的想法，有時候你還要應對困難的面談。
一對一面談的目的
一對一面談是一種提升工作效率的方法，主要有二個目的：
1.利用面談回顧所做的工作是否偏離了公司的戰略，比如回答這樣一個問題：「我們專註在正確的事情上嗎？」
2. 從人際交往角度講，面談是你表達對下屬關心、認可他們價值的最佳時機
根據筆者的經驗，公司提出了戰略目標和方向，可人們由於忙於日常的業務而忘記了企業的使命和目標，工作中下屬也可能產生一些疑慮和困惑。一對一面談恰恰是最好的時機，了解下屬的困惑，傾聽他們的想法，發現並糾正偏離戰略的做法，建立信任，重回正軌，讓下屬知道和感受到自己的價值。在辛苦工作一段時間以後，讓下屬有機會重新整理一下思路和方向，加滿燃料再次起航。
為什麼很多一對一面談效果不好？
很多一對一面談效率很低，效果也不好，主要原因如下：
1.下屬沒有敞開心扉，因為經理高高在上，並未表現出真誠
2.缺少表揚和認可，下屬沒有感受到自己的價值
3.目標不明確，無法衡量具體的表現
4.因為經常被無情地批評，下屬害怕跟上司交談
5.上司事先並無準備，面談缺少內容和方向
一對一面談日程表
下面是一對一面談時間表，時間應控制在1小時之內，可以根據需要進行調整。重要的是讓溝通進行得自然、順暢，同時注意麵談的效果，切忌流於形式。
1.非正式聊天（10分鐘）
一對一面談最初10分鐘最好是非正式的聊天，向下屬展示你的關心，創造舒適的氣氛，消除下屬的擔心，以輕鬆、愉快的方式開始面談。也可以先跟蹤一下上次面談後行動計劃的進展，或者聊聊工作之外的事情。
2.傾聽下屬關注的問題（20分鐘）
面談中的溝通必須是雙向的，切忌一個人滔滔不絕。留出20分鐘讓下屬表達意見，鼓勵他談腦子裡的任何想法。如果時間不夠，也盡量不要打斷他。
提示：每次針對下屬的問題和想法表達自己意見時，停頓大約3-5秒鐘，既表現出你在思考，又鼓勵他更深入地思考這些想法。
3.分享你的記錄和看法（20分鐘）
帶上紙和筆，邊聽邊做筆記，特別要記下他值得表揚的事情和希望幫助他改善的地方，這樣就避免遺忘，毫無準備的面談會讓下屬產生一種印象：這只是例行公事，或他們的想法並不重要。
4. 討論行動計劃（10分鐘）
最後10分鐘根據討論的結果列出行動計劃，在接下來一個月或半年裡要跟蹤這一計劃。設定1-3個清晰的目標，這有助於下屬集中精力採取行動並取得成效。
沒有行動計劃和跟蹤檢查，一對一面談將只是一次聊天，不會有任何結果，這也是很多一對一面談失敗的原因。更糟糕的是，下屬可能失去對你的信任。因此，可以嘗試問這樣二個問題：
a.在下次會議時，你會針對哪件事情告訴我進展情況？
b. 為了實現這個目標，你需要我做些什麼？
這樣，既明確了下屬的責任，又展示你他的支持，把重要的工作交給某位下屬時，這樣一對一面談十分必要，確保了溝通和理解沒有偏差。
卓有成效的一對一面談提示：
a) 切住，這是下屬的會議
這不是你的會議，不要在那兒一個人夸夸其談。改變你的想法，聚焦在下屬身上，傾聽他們的想法，解決他們的問題。很多管理者錯誤地認為，管理就等於開會，他的責任就是不斷地告訴下屬如何去做，他要利用一切機會給下屬洗腦，以為這樣一來就能提升效率，實際上是錯誤的想法。
b) 面談中鼓勵下屬給出反饋意見
優秀的領導者，學習和成長是與生俱來的品格，利用一對一面談的機會進行坦率的溝通和交流，能讓你了解如何成為更好的領導者。比如：你可以問下屬：「當我批評你時，你覺得那種批評有足夠的建設性嗎？」
c) 提前24小時請下屬給你面談議題
面談之前請下屬發給你面談中他希望與你交流的議題，這樣做有兩個好處：幫助下屬整理他們的想法；幫助你列出討論的提綱。
d) 通過筆記了解進展
當下屬表達意見時，做筆記是積極傾聽的重要做法，這不僅顯示出尊重，也幫助你記錄面談中涉及的要點，以便下次面談時跟蹤。切忌插話打斷對方，這會產生不信任感，也不要使用筆記本電腦做記錄，打字的響聲很容易打斷對方的思路，面談期間更不能看手機。
中國人參與感比較弱，有時一對一面談中會遇到冷場的情況。這種情況下的最佳做法不是把雙向溝通變成單向灌輸，而是通過提問來鼓勵下屬表達意見，提問常常體現出管理者的智慧。下面是一些參考問題：
1. 你對一對一面談的看法是什麼？你覺得我們怎麼做才能更好？
2. 你希望這樣的討論能有哪些改變？這種面談如何做才能對你的事業和成長有更大的幫助？
3. 我在試圖改變一對一面談的做法，很想知道你的看法。你希望面談成為什麼樣子，我們該做出哪些改變？
4. 我很想改善管理方法，讓自己變成一個更好的上司，為你提供更多的支持。我想得到你的幫助，下星期你願意分享我做的一、二件事情，你認為換一種做法也許效果更好嗎？
5. 我怎麼做才能幫助你克服障礙，讓你更喜歡現在的工作？
6. 上次會議中你對X解決方案很抵觸，希望嘗試Y方案。事情現在進展怎麼樣了？
7. 下面幾周你想在哪些領域做出嘗試？
8. 你需要我提供哪些額外的資源，以便你能順利完成新的目標？
應對困難的面談
面談有時也會涉困難的話題。當下屬的表現不能達到上司要求時，常常會安排一對一的面談，這種談話可能會很困難，做得不好會造成下屬的抵觸和反感。
這裡是與下屬交流時的三點建議：
1.對事不對人：討論具體的事情和結果總比談論人品更容易被人接受
2.就事論事，聚焦改善：討論具體的問題，不對下屬貼標籤，重點在於如何改善
3.避免使用負面辭彙：你希望看到積極的變化，就應當避免使用「但是」、「絕不」、「必須」一類的辭彙，這容易讓下屬產生反感
人與人之間的有效溝通，是職業經理人獲得成功最重要的因素，而一對一的面談常常比常規的會議溝通更加深入和清晰，良好的溝通會在之後的工作中見到成效。
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