財務人員掌握高效「法則」，勝過10倍默默努力

你好，歡迎關注【財智書會】，我是財智小書童。今天分享的書籍《高效15法則》作者是凱文·克魯斯。作者在書中介紹了如何管理時間，養成良好習慣，快速提高工作和學習效率。作者通過訪談總結出各界成功人士的15個高效時間管理法則和高效工作的習慣，並提出了獨到的 E-3C 實用時間管理工具。

作為一名財務人員，每天的工作量是非常大的，那麼如何節省時間提高效率，合理分配你的時間呢？

如何每天下午5點零負擔準時下班？

如何在上班的前一個小時內完成80%的任務？

如何每周省出8小時閱讀、鍛煉、陪伴家人？

作者總結了15條時間管理法則和高效工作的習慣，提出了自己獨到的 E-3C 時間管理工具。下面就為你解讀書中的精髓。

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要事優先法則

1、確定什麼是你最重要的事（MIT）？

簡單來說，最重要的是知道去關注什麼，以及如何去實現。這個「最重要的任務」(Most Important Task)，簡稱「要務」(MIT)。無論我們正關注著什麼領域，要務目標都應該是確切可量化的。

「到年末省下5000元」，而不是「省錢」；

「十周減十斤」，而不是「減肥」這樣的泛目標。

由於工作性質與個人目標不同，每個人的「要務」也不一樣。在確定了最重要的目標後，要知道哪些活動有助於實現它，哪個活動就目前來說是最重要的。

一名銷售新手的要務也許是打陌生電話，完成銷售目標。

一位軟體工程師的要務也許是調試某個特定的模塊，在產品上線前及時完成任務。

一位高級軟體經理的要務也許是招一個新的程序員或開發一個新的手機軟體。

一名中層執行者，這周工作應該包括和你組裡的成員進行一對一的培訓，同時也需要花點時間獨自想一想接下來幾年的戰略。

2、最高效利用早晨2小時

有關時間管理方面最悲哀的錯誤：人們傾向於在醒來後效率最高的兩個小時內做一些對認知能力要求不高的事情(比如瀏覽社交媒體)。如果可以把握這些珍貴的時間，那麼絕大多數人都會在追求真正想要的東西方面變得更加成功。

很多人在投入到新的一天時都想要盡量顧好快速又簡單的事情。回復前一晚的所有郵件，對我們成堆的郵件進行分類，簽收我們的訂單......做這一切看起來非常高效率。看，現在才是上午的11點，但是我已經做好了至少50件事。

還有一些人會在一天中的早些時候做一些不那麼令人愉快的事，這就是我們所說的「先啃難啃的骨頭」策略。

有人說把那些不想做的事情提前來做，這是對抗拖延症的一種有效方式。當然了，如果這能夠對抗拖延症，那麼它可能是條好建議，但是與此同時，這種方式也有可能在拖慢你的效率，因為你將自己最高效的時間都用在這些不重要的瑣碎事情上了。

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凡事只做一次法則

1、重啟需要時間

你正在忙著工作，突然郵箱彈出提醒，告訴你有一封新郵件；

你正在接聽電話，手機彈出一個提示音，正是感興趣的話題，電話結束點擊進去；

你正在列舉重要事件清單，電腦彈窗跳出，國內外發生一則重大爆炸性新聞…

看完了這些信息，你回來重新處理手頭的工作，發現需要重頭開始整理思路，進入狀態，然而，過了一會兒，上面的情況又再一次發生，你再次停下了手頭的工作。

高效人士，幾乎對遇到的所有問題都會立即採取行動。做事要想高效，就要花費最少的時間和精力處理事情。

每當工作中被打斷，從一個狀態進入另一個狀態，實際上後面工作的效率會大打折扣，因為我們忽略了一點：重新回到工作中時需要重啟的精力和時間！

2、凡事只做一次

如何避免被各種彈窗、跳出、提示音等打斷，專註手頭工作呢？秉著「凡事只做一次」的原則，設置固定的時間一次性處理掉所有郵件。比如，設置早、中、晚各一個固定時間（比如早11點、下午4點、晚上9點）、固定時長（比如20分鐘）。

記住「凡事只做一次！」一次把事情解決，不要留到後面再做，不然最後的結果很可能就是：要麼棄做，要麼花大量時間與精力重啟。

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「帕累托」（二八）法則

1、無處不在的80/20法則

帕累托，義大利偉大的哲學家和經濟學家。傳說有一天，他發現，80%健康的豌豆莢是從花園裡20%的豌豆植株上收穫的。

這個發現引起了他對不均勻分配的思考。他想到了財富分配，並且發現，義大利80%的土地為20%的人口所擁有。 他對不同的產業進行了調查後發現，通常情況下，80%的產量僅僅由20%的公司產生。

這個關於投入與產出不平衡的「普遍真理」被稱作帕雷托法則或80/20法則。雖然這個比例並不一定總是80/20，但是這種不平衡在商業案例中很常見:

①總銷售額的80%是由推銷員中的20%完成的。

②利潤中的80%來自客戶中的20%。

③軟體崩潰案例中的80%是由最常見的軟體錯誤中的20%引起的。

④醫療保健支出的80%來自於患者中的20%

2、儘可能將80/20法則用於工作中

每件事情都是會有代價的，所有的東西都需要花時間的，在得到之前就應該三思，不需要用過多的外物來取悅自己。所以說二八定律重要的是要形成一種思維模式，能分辨出帶給你超額回報的少數事情。

這樣就需要你去尋找捷徑，把最重要的事情做到極致，其他的差不多就可以了，或者直接就不做。發展自己的技能，使自己在幾個目標領域出類拔萃，不要試圖掌握一切。通過確定對自己來說最重要的那20%的目標和工作，來減少工作量，減少壓力，提升幸福感。

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E-3C系統

最後分享作者提出的E-3C系統，它能幫助你快速行動起來。

E是Energy，也就是精力，我們的時間是固定的，但我們生產效率是可變的。擴充精力，增強注意力是提高生產效率的秘訣。有哪些保持精力的簡單方法呢？作者認為有兩個，第一個就是保持充足的睡眠，這個不多說了；第二個是早起，但這個早起可不是簡單的只是早點起床而已，要用早晨的時間，舉行一個儀式，像冥想、寫日記、補水、練瑜伽，這樣就可以為一天的精力和清晰的思維打下一個很好的基礎。

3C指Capture、Calendar、Concentrate這三個詞，翻譯成中文是捕捉、日曆和專註。

捕捉的意思就是，把筆記本當成你的另一個大腦，隨時捕捉新思路，把大腦的負荷轉移到筆記中去；日曆的用法是，很多高效人士會給自己的每一天設定一個主題，比如會議日、團建日、家庭日，這樣做的好處是可以批量處理類似的任務；最後一個就是專註，高效人士永遠走在日程表的前面，不會去理會那些看上去只耽誤一分鐘的事情，也不會同時處理多項任務。

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