基於科室管控的院內智慧物流HPD系統的設計與實現

導讀：為了建立統一的供采平台和院內物流信息化系統，降低整個供應鏈條中的流通成本，貼近醫改目標，實現醫院、供應商以及患者三方的共贏。鎮江市第一人民醫院提出了基於科室管控的院內智慧物流HPD系統，以醫療用品在科室的庫存管理為基礎，通過使用與消耗信息作為需求預測來達到科室庫存自動補貨的目標，對科室的申領範圍與數量進行管控，將管理及風險控制工作前置，對醫院現有的管理規則進行細化與延伸。實現預防管理，可以更有效的計劃、更快速的反映醫院需求。實現醫院醫療物資的合理化，管理精細化，利於醫院物流進行整體規劃以及集成信息平台建設。

基於科室管控的院內智慧物流HPD系統的可行性

目前，鎮江市第一人民醫院的全院耗材在供應環節供應商眾多，管理難度大，送貨時間易發生衝突；採購計劃由人工制定，不僅工作量大而且計劃準確度較低；二級庫房管理人員需要人工制定請領計劃，工作量大而且差錯率較高；全院耗材無貨位管理，盤點難度較大，非正常損耗嚴重；醫院的物料管理系統獨立於採購，功能缺失無法實現科室二級庫的管理，單純的信息錄入無法滿足醫院需求，無法從供應鏈的源頭供應商實現信息共享來配合醫院的管理需求，上述問題造成醫院供應商、採購中心以及科室二級庫信息分割，增加了科室庫管和採購中心人員的工作量，降低了工作效率。

為了解決上述問題，在醫改大背景下，醫院需要提高資產配置效率，達到國際要求和JCI標準，滿足醫院日益增長的業務需求，通過耗材統一配送實現醫院中央庫房零庫存，節約醫院倉儲成本，優化院內物資管理流程；通過建立數據介面，加強醫院系統間的信息交互，實現醫療物資的合理化管理；通過科室的使用與消耗信息作為需求預測來達到科室庫存自動補貨的目標，進而維持庫存量的最佳化。對醫院所涉醫療用品採購、日常二級庫存管理、院內配送、物資消耗實現全信息化管理與流程優化，藉助醫院建設的精益化管理體系，精細化管理手段和方法對醫院物流進行診斷分析、整體規劃以及集成信息平台建設，提出一套物流精益化管理的解決方案——基於科室管控的院內智慧物流HPD系統，符合新醫改模式下的醫院現狀和發展需要。

系統概述

醫院以醫療用品在科室的庫存管理為基礎，通過使用與消耗信息作為需求預測來達到科室庫存自動補貨的目標；使用信息可以由收費信息通過數據模型轉換獲得，自動補貨可以用來作為降低庫存量、改善庫存周轉，進而維持庫存量的最佳化。而且醫院與供應商共享重要信息，雙方都可以改善需求預測、補貨計劃等。對醫院現有的管理規則進行細化與延伸，對科室的申領範圍與數量進行管控，將管理及風險控制工作前置，實現預防管理。

系統模塊介紹基於科室管控的院內智慧物流HPD系統包含以下功能模塊：基礎信息管理、供應商管理、資質證照管理、申請管理、訂單管理、出入庫管理、退貨管理、倉庫管理、高值耗材管理、報表管理。其模塊關係如圖1所示。

圖1 院內智慧物流HPD系統模塊關係圖

系統架構介紹 系統架構由數據業務層、系統邏輯層和系統業務層三個層次組成，如圖2所示。其系統架構具有以下優點：（1）採用先進的.NET技術開發，B/S結構；（2）具有分布性特點，可以隨時隨地進行查詢、瀏覽等業務處理；（3）業務擴展簡單方便，通過增加網頁即可增加伺服器功能；（4）維護簡單方便，只需要改變網頁即可實現所有用戶的同步更新。

圖2 院內智慧物流HPD系統架構圖

系統項目總體規劃

耗材集中採購實現零庫存引進先進的設備和技術，將各類耗材、後勤物資等醫療用品納入統一管理。通過耗材統一配送，實現醫院中央庫房零庫存，節約醫院倉儲成本，優化院內物資管理流程。

科室管控實現耗材的自動補貨科室管控包含對科室使用耗材範圍種類和數量的管控，根據科室醫療用品消耗情況和現有庫存，通過使用與消耗信息作為需求預測，使用信息可以由收費信息通過數據模型轉換獲得，自動生成採購申請，實現低值耗材的自動補貨。全院耗材實行電子化採購，無需人工制定採購計劃。

信息的互聯互通各系統之間通過建立數據介面，加強醫院系統間的信息交互，實現醫療物資的合理化管理，院方可實時查看供應商的具體配送情況，供應商也可以實時了解醫院的物資庫存，為醫院優先備貨，保證醫院藥品供應的及時性和準確性，實現醫院採購信息與供應商配送信息的互聯互通以及供應商與醫院庫存的信息共享。

系統業務流程與實現

系統業務流程基於科室管控的院內智慧物流HPD系統包含低值耗材管理和後勤物資管理，其流程圖如圖3、圖4所示。

圖3 院內智慧物流HPD系統低值耗材管理流程圖

圖4 院內智慧物流HPD系統後勤物資管理流程圖

系統實施及核心演算法

科室申領管控方案根據採購中心提供出入庫明細，通過EXCEL表格透視功能梳理出各科室申領目錄，同時計算出科室日申領數量（使用量）。根據以往項目經驗並結合醫院科室二級庫、治療室物資儲存量等情況，擬採用2天使用量為下限、4天使用量為上限設定自動補貨上下限數值。依據上述兩個信息製作《科室物資申領目錄及庫存上下限值確認表》。院內各科室護士長提交的《科室物資申領目錄及庫存上下限值確認表》內容，結合本科室實際需求勾選物資並核對上下限數值是否合理，若不合理可根據實際需求修改上下限值。各科室護士長確認物資申領目錄和科室二級庫庫存上下限數值，同時器械科、後勤保障部審核確認；根據確認的物資目錄和上下限數值，在院內智慧物流HPD系統中進行系統數值初始化。根據科室每天的消耗庫存數據，院內智慧物流HPD系統自動計算各科室請領數量，自動生成出庫單。在各科室的智慧物流管理系統中，科室請領人員對出庫單進行確認審核。

入出庫管理入庫操作：操作人員為中央庫房的工作人員，入庫單製作方式有三種：提取供應商配送清單導入、逐個商品錄入、調出訂單轉換為入庫單。按入庫單明細與實務進行核對，核對無誤後確認入庫。出庫操作：庫管員根據各科室的申請，製作出庫單，將商品出庫至各科室，核對出庫明細中商品未出庫，各科室根據商品的實際消耗進行掃碼出庫。

在院內智慧物流HPD系統中做物資耗材的入庫出庫操作，可以實時查看一級中心倉庫的庫存，各科室二級庫的庫存；通過自定義時間段，查看該時間段內各一級庫、二級庫耗材的詳細出入庫明細；選擇不同的出入庫類型，查看耗材的購入或消耗情況；支持各科室領用入庫查詢、訂單到貨查詢；通過分析醫院科室的消耗數據以及庫存數量，合理設定採購上下限，保證醫院耗材物資正常使用的同時有效降低醫院庫存積壓。

核心演算法基於科室管控的院內智慧物流HPD系統定時將各科室庫存數量與庫存下限比較，低於下限，自動補貨到上限數量，即自動補貨量=上限數值-當前庫存 。每種耗材在不同的科室有不同的上下限；上下限主要根據前3個月的日均銷量計算，還需考慮季度、以往波動趨勢等因素；下限通常設置3～5天的用量，上限通常設置7～10天的用量；上下限可多重設置，如普通上下限、3天長假上下限、7天長假上下限等，適應醫院的及時需要。其演算法如圖5所示，第1次庫存數量-消耗數量1並未達到下限，科室繼續使用材料，直到第2次消耗，庫存-消耗數量1-消耗數量2低於所設置的下限，則觸發系統自動補貨機制，補貨數量=上限數值-庫存-消耗數量1-消耗數量2。根據醫院實際情況，醫院採用2天使用量為下限、4天使用量為上限設定自動補貨上下限數值。

圖5 自動補貨演算法圖

在系統設計與實現過程中，醫院嚴格控制各步驟之間的銜接，同時注意各個事務的優先順序，避免主次不分導致過程失控，抓住關鍵環節的管理與控制，遵循醫院的總體信息規劃。其結果與成效主要體現在：

（1）加強了醫院與供應商之間的關係與合作，實現了信息共享，減少採購訂貨環節，合理控制庫存，有利於雙方共同採取措施降低採購成本；

（2）提高了醫院管理標準化、規範化和精細化水平，消除不必要的資源浪費，對醫院經營流程和成本水平掌控更加及時，資源調配更加準確；

（3）在醫院的患者服務方面，使醫護人員從繁雜的用品管理中解放出來，實現了全條碼化的標準作業，回到本職義務工作中，從而提升醫院醫療服務質量。

文章來源：《中國數字醫學》雜誌2018年第02期，作者及單位：霍莉莉 劉健 雷凱，鎮江市第一人民醫院。

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