究竟什麼是項目管理？

不論管理與否，項目是客觀存在的。如果不好好管理，項目看上去會遙遙無期，耗盡所有可用資源，但結果卻不盡如人意。有時我們完成了項目，但留在身後的卻是一片狼藉的爛攤子，工作人員也被弄得筋疲力盡、倍感迷茫。那麼，究竟什麼是項目管理？項目管理又是如何推動項目走向成功的呢？

第二課：什麼是項目管理

本課內容

1.項目管理的基本概念及其過程組

2.了解項目管理帶來的益處

雖然項目形形色色、或大或小，但是項目管理都可以歸結為以下幾個問題。

1)需要解決什麼問題　如果你不知道問題根本所在，就無法判定解決方案是否正確。 有時，問題會以機遇的形式出現，你大可加以利用。比如，你可能負責一個解決高退貨率問題的項目。換個角度來看，你可能啟動了一個提高產品質量以提高市場佔有率的項目。

即便是最簡單的問題背後也有一大堆細節工作要完成。項目該達成什麼目標？客戶心中對此是否有明確要求？達成目標並滿足客戶要求需要做哪些工作？

2)如何解決問題　把木料與釘子交給木匠並交待他們「去吧，去鋪木地板」，這種做法是萬萬不行的。你必須為項目的實施制訂計劃，包括詳細說明各項任務、列出所有需要的資源、確定成本及項目需要的時間。

3)如何判斷項目已經完結　如果項目目標及各方需求界定明確，就很容易判斷項目是否完結。如果項目目標是將產品退貨率降低30%，只需計算出產品退貨的數量以及降低的百分比即可。有時，我們很難看出一個項目是否取得了成功。無論如何，你必須預先設定好明確的成功標準才能輕鬆作出判斷。

4)如何判斷項目進展情況　項目進展順利的一個標誌是客戶在項目完結書上簽字並同意付款。

另外，整個過程順利與否也是你必須評估的一個方面。在項目收尾階段，總結經驗教訓非常重要，但這也是最容易被忽視的一個環節。項目團隊的成員應該聚在一起記錄項目的成功之處和不盡人意之處，記錄成功或失敗的原因，並分析哪些方面應加以改進，以便應對將來可能出現的類似項目。領悟到上面幾點內容，你才能找到提高項目管理能力的辦法，在將來的項目中輕鬆獲得成功。

項目管理5大過程組

每個項目都有一系列的目標、起始時間以及預算。項目管理的目的就是嚴格按時間、按預算達成項目目標。在實際操作中，項目管理是一項持續性的工作，目的就是在項目範圍與時間、成本、質量以及其他各種限制因素之間尋求平衡。根據項目管理協會出版的《項目管理知識體系指南》（Guide to the Project Management Body of Knowledge），項目管理可以分為以下5大過程組，如下圖：

圖：項目管理5大過程組

啟動　啟動是指正式承諾開始做一個項目。選定的項目經理要深入挖掘項目真正的目標，找出潛在的項目干係人，並與客戶及其他項目干係人一起尋找達成項目目標的辦法。實際上，啟動階段就是要回答一個問題：「你在努力解決什麼問題？」項目經理還要準備一份項目及項目商業利益概要。當管理層同意開始進入該項目的計劃階段時，啟動階段就結束了。

計劃　計劃是指詳細制訂解決問題的辦法。在計劃階段，你要明確所有必做的工作，落實各項工作的負責人，確定工作開始的日期及需要花費的時間，並確定成本。憑藉技巧以及一點運氣，有可能項目目標如期達成，開銷亦在預算之內，完成的質量也符合最初的要求，更難能可貴的是沒有浪費分配給該項目的資源。如果沒有考慮到通往成功道路上可能出現的風險，也沒能找出應對辦法，那麼，這樣的計劃是不完整的。 提前計劃會讓你在項目的執行過程中收到幾倍於前期投入的回報。如果不提前花時間做周密的計劃，後期就只能浪費更多的時間去「滅火」。

隨著微軟Project程序等項目管理軟體的流行，許多人誤以為安排項目日程等同於項目管理，他們認為日程就是項目計劃的全部。事實上，只有理解了項目管理的真正含義之後，你就可以學習如何更有效地利用Project程序的功能管理項目了。

執行　執行一個項目是項目經理為項目存活而持續進行的工作。第一步就是讓項目正式上馬，把項目團隊召集到位、明確規則。接下來，項目經理要保證團隊集中精力在正確的時間做正確的事，即嚴格按照項目計劃的要求展開工作。

控制　控制項目也是一個持續性工作，但這一過程組的側重點在於監控並衡量項目的進展，看項目是否在沿著軌道順利進行。當出現不可避免的變化、問題、意外，甚至是概率很小但可能出現的災難時，項目經理可以決定調整的方法及幅度，從而使項目回歸正軌。

收尾　收尾包括以下幾個方面：正式驗收並宣布項目完結、記錄最終成績以及經驗教訓、交付合同、將所剩資源轉交給其他項目使用。標誌成功的標準是否得到了滿足？相關人員是否均認為項目取得了成功並正式簽署驗收報告？

項目管理思考優秀的項目管理既是一種藝術也是一門科學。不過，真正認清項目的目標及客戶需求非常困難。不僅如此，你還必須綜合考慮項目範圍、時間、成本、質量、資源等各種限制因素，合理協調以尋求它們之間的平衡，從而順利完成項目目標。比如，如果質量是令自身產品從競爭對手中脫穎而出的關鍵，那麼延長項目時間、提高預算也許是更好的選擇。相反，如果讓同類產品早於競爭對手上市是成敗關鍵，那麼減少產品功能（即項目範圍）、加派人手或接受一定程度的瑕疵（即降低產品質量）亦不失為上策。

作為項目經理，你無法改變時間、成本、可用資源等限制因素，但可以決定如何利用這些因素。只要你的計劃可行且不影響項目以外的任何事或任何人，你就可以大膽推行，無需請求任何人的批准。

相反，如果計劃不可行，你就可以要求改變一個或兩個限制因素。比如，你可以恭恭敬敬地走到管理者面前，要求他們給你配備更多的人力物力以縮短項目時間。若仍然行不通，還有最後一個辦法：請求客戶放寬時限，或增加投資，或縮小項目範圍。

表面上看，制訂計劃、設定進度、控制項目都能在辦公室里進行。然而，現實恰恰相反，項目管理經常需要與他人合作、交流。項目干係人（所有與項目有利益關係或受項目影響的人）或許會因項目的成功而獲利，或許親自參與項目，或許在某些方面受到項目的影響，但不論是哪種情況，他們都對項目的成敗起著舉足輕重的作用。項目干係人必須就項目需要解決的問題、項目的策略、項目成功的決定性因素達成共識。更重要的是，項目干係人既可能成為你堅強的後盾，也可能成為你的死敵，因此，項目經理最重要的一個任務就是與項目干係人保持良好溝通。

與項目團隊的其他成員保持溝通也同樣重要，因為他們是具體工作的負責人。團隊成員必須了解自己的工作及各種限制因素、及時發現問題並協作解決。為了成功完成項目，項目經理必須肩負起領導責任，有時還需要苦口婆心甚至花言巧語地鼓勵每個工作人員。

小結

優秀的項目管理不一定成本高昂、複雜煩瑣。簡言之，不要慌。你已經具備了大量的項目管理知識。如果你搬過家、舉辦過家庭聚會或重新裝修過衛生間，那麼完成目標、嚴格遵守項目日程、控制開支、保證質量等項目管理工作對你來說不應陌生。

後續我將為大家講述如何更高效、更有效地管理項目，以及如何利用相關軟體為項目管理助一臂之力。

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