新經濟時代管理者的時間管理策略

最新 05-14

這個話題筆者想拆成三個問題來解讀：新經濟時代、管理者、時間管理策略。

問題一，什麼是新經濟時代？

其實，「新經濟時代」這個提法並不新了，但又在隨著時代的發展時時更新。這個詞最早是在美國前總統柯林頓執政時期出現的。幾乎在他整個執政期間，美國經濟出現了前所未有的一系列新現象:創記錄的長期繁榮、高增長，甚至出現低通脹伴隨著低失業率。人們似乎感到了一個不同於過去的經濟形態的出現。1996年12月30日，美國《商業周刊》發表了一篇題為"新經濟的勝利"的文章，對這種現象作了最早的回應。主編斯蒂芬·謝潑德指出，美國已進入一個新經濟時代。後來在《2001美國總統經濟報告》中進一步指出:"新經濟是指由技術、商業實踐和經濟政策的相互良性互動，從而產生巨大的經濟績效。其具體表現為快速的經濟增長和收入提高、低失業率和適度通貨膨脹。"中國學者徐志翰撰文指出，新經濟時代是以知識經濟、虛擬經濟和網路經濟為標誌。著名經濟學家周期仁教授說，新經濟時代的主要特徵可以歸結為三句話:第一網路化、第二信息化、第三全球化。到如今已進入移動互聯網、人工智慧、大數據、社群經濟的時代了，「新經濟時代」的內涵和特徵又有了更多新的提法。

筆者在這裡想對「新經濟時代」的特徵提出四點自己的看法。

第一，巨變的時代。這幾年最常聽到的一句話就是「這個世界唯一不變的就是變化」。在這樣一個新經濟時代，這種變化不是一般的變化，而是有著超級變數的變化。這種變化往往是看不到的變化。比如當年中國互聯網剛剛興起時的三大門戶網站：新浪、搜狐、雅虎（中國），卻被名不見經傳的互聯網行業新貴阿里巴巴給打敗，並且是從一個全新維度（新興電商）給顛覆的，被它坐上了中國互聯網行業平台的「第一把交椅」。怎麼把握這個時代的商業變化呢？一是「巨大的變化」。是指現代和過去相比，整個人類社會環境發生了極為深刻的變化，歷次經濟技術革命無一不在資源配置的手段、途徑及效率上產生了重大變革，對人們的生活方式帶來了深遠的影響。二是「劇烈的變化」。是指經濟技術革命迭代的速度比過去更加劇烈，從工業革命1.0（機械化時代）到工業革命2.0（電氣化時代）差不多用了一百年，從工業革命2.0（電氣化時代）到工業革命3.0（自動化時代）差不多又用了一百年，從工業革命3.0（自動化時代）工業革命4.0（智能化時代）只用了五十年。工業革命3.0以前，一項突破性的技術產生差不多要十幾二十年，而到了工業革命3.0以後，一項突破性的技術出現周期縮短到了五年甚至兩三年。換句話說，過去幾十年才能遇到的超級變數，現在幾年就可能遇到了。

第二，信息爆炸的時代。前面提到周期仁教授概括的新經濟時代的主要特徵之二就是信息化。自上世紀以來，隨著計算機、互聯網和光纖的出現，使整個世界進入了信息化時代，人們可以在世界的任何一個地方了解到世界上在任何瞬間發生過的事件，實現"足不出戶的溝通"和參與，且這種溝通的手段和方法越來越簡潔透明。然而在我們獲取信息越來越快捷方便的同時，也產生了一個新的問題，就是「信息過載」，信息量超過了人的感官接受靈敏度和人腦記憶區緩存的上限。中國有句古話叫做「過猶不及」，現在人們面臨的問題是，一方面被大量的信息所包圍（其中不少是干擾或失真信息），另一方面又難以辨識哪些才是自己真正需要的信息（有時甚至錯過了這些信息）。因此，從海量信息中去篩選、識別適合的、真實的信息，是一種對信息社會適應能力的考驗。

第三，共享的時代。新經濟是基於知識經濟的全球化經濟，新經濟的基本特徵是高技術化和全球化。新經濟時代生產力極大提高，生產要素在全球範圍內流動，從這些意義來說，資源是共享的，它對人類供給是無限的；但同時資源又是匱乏的，經濟發展與資源短缺的矛盾更加突出。所以，建設環境友好型、資源節約型社會的目標才成為全球普遍共識，於是有了共享經濟。現如今交通工具可以共享、車位可以共享、住房可以共享、日常用品可以共享……很多資源都可以共享，包括時間。

第四，困惑的時代。正因為前面三種特徵的存在，讓現代人在享受新經濟發展帶來紅利的同時，也感受到種種不適應——對變化速度的不適應、對信息量猛增的不適應以及對新生活方式的不適應。而這些不適應歸結到一點，當代人最大的困惑是：時間不夠用，時間跑的太快了。

問題二，關於管理者。

什麼是管理者呢？現代管理學之父彼得·德魯克認為，在一個現代組織中，

如果一位知識工作者能夠憑藉其職位和知識，對該組織負有貢獻的責任，因而能實質地影響該組織的經營能力及達成的成果，那他就是一位管理者。

按照德魯克的定義，筆者將管理者的角色畫成下圖示意：

從圖中可以看出，一個標準的組織體系里，基層的管理者就是各種專業技術人員，又叫知識工作者，雖然他們不一定會有管理下屬的職權，但他們憑藉自己的知識能力為組織做貢獻，符合管理者的定義；再往上就是職業經理，既要用自己的知識服務於組織，又要管理下屬員工，起到中堅作用，是管理者的核心；最上面是老闆（或者股東代表、董事長），他要管理整個組織的人員，當然可能直接管理，也可能通過授權來間接管理，同時，他要用自己的決策力為組織成果負責。對於一些小微型企業或自由職業者來說，也許就是兩個甚至一個管理層級（如既是老闆又要干專業人員的事）。

對於各級管理者來說，他們的主要職責是什麼？雖然細化起來可能有N多條，但是歸根結底只有一條，就是提升組織績效。請看下圖：

這點應該毋庸置疑吧？組織中的管理者都必須擔負整體成果的責任，不管做什麼職位，有什麼樣的職責，歸結到一點就是要追求組織的績效和成果。

組織中的管理者都面臨著共同的困惑，主要集中反映在下面的矩陣中：

這幾個矩陣怎麼來理解呢？

「時間不屬於自己」。前面說到筆者對「新經濟時代」理解的四點特徵中最後一個就提到了關於「時間不夠用」這一最大的時代困惑。其中的原因之一，就是多數職業人士都身處組織之中，往往被來自上司、客戶或平行部門的任務和快速變化的形勢推著走，好像時間都是「被安排的」，很難有自由支配的時間。由於社會競爭的壓力，工作常常超負荷，不僅八小時內如此，八小時外也如此，加上「新經濟時代」通訊網路技術高度發達，走到天涯海角都能被聯繫上，而且現代人也幾乎被手機和即時通訊工具給控制了。

「忙於日常運作」。因為組織都是有一套標準的工作流程體系，任何管理者都像是一部高速運轉機器上的一個零部件，以一致的頻率運行著，稍有停歇機器就會出故障，就有監督力量來找問題了。在這樣的體系下，管理者往往被迎面而來的事務所纏繞，窮於應付。上半區的兩個矩陣聯繫在一起，就反映了現代組織中，管理者「身不由己」和「時不由己」的尷尬境地。

「貢獻要被別人利用才有效」。其實它來自於一個道理：除了少數偉大藝術家、科學家和運動員，很少有人是靠自己單槍匹馬取得成果，不管組織成員還是個體職業者，大多數人都要與人合作，並有效的合作，才能產生貢獻價值。每一名知識工作者都各有所長，但是這些長處要被組織內的其他人所接受，其成果要被外部客戶所接受才能具備有效性。

「受制於組織『內部』局限」。這與中國一句古詩詞「不識廬山真面目，只緣身在此山中」相合。由於組織內部的職能設置和流程設計，使得許多信息產生了不對稱，給管理者的視角也帶來了「局限」，或者因為大數據技術的出現，獲取二手信息非常方便，減少了人們對於外部事物的體驗觀察，而這些信息經過組織流程過濾了之後，已經被附加了組織標準的主觀意義，使得人的認知也不那麼客觀了。還有個現象，由於組織高速運轉產生的「垃圾」問題，使得現在很多企業的老闆也不由自主的把目光放到內部事務的解決上，分散了他們去搞外務工作的精力，而只聚焦在組織內部是不會有真正的成果產生的，成果都在組織之外。下半區的兩個矩陣聯繫在一起，說明了管理者個人能力的發揮很大程度上受制於與組織之間的協調共生關係。

那企業要想在快速迭代、追求更大經濟績效的「新經濟時代」更好地生存發展，需要什麼樣的管理者呢？德魯克先生給出的答案是：有效的管理者。

什麼樣的管理者才是有效的管理者？讓我們來看一個小故事。

市值3000億美金的FaceBook網站上去年曾彈出一條消息，點擊量瞬間爆棚：說FaceBook創始人馬克·扎克伯格要休兩個月陪產假，讓所有的員工這段時間不管發生事情都不要聯繫他。大家可能覺得不可思議，一般認為成就越高的人越忙，時間越寶貴。以扎克伯格的成就，作為一家快速崛起的創新領先型世界知名公司，那他一定是忙得要把時間掰成秒來用了，而且手下有那麼多管理人員和員工，怎麼可能給自己放那麼長的整塊自由時間？人家扎克伯格可真就這麼自信這麼牛，因為他有一套激勵員工的高效工作法，對於組織的效率和自動運行的可靠性，他是完全放心的。可以說，扎克伯格就是有效管理者的傑出代表。

那什麼是有效性呢？彼得·德魯克說過：有效性就是使能力和知識資源能夠產生更多更好成果的一種手段。可見，有效性就是直指管理者的貢獻被別人接受的狀態。

管理者的有效性主要體現在三個方面：一是決定著組織的有效性。個人的成效離不開組織，同樣組織的效率也依託於個人效率。管理者如能卓有成效，整個組織的績效水平也會很高。二是從事「對」的工作才能有效。彼得·德魯克曾說過：做正確的事情，而後才是正確的做事。這就是說管理者要善於決策，提升判斷「做好該做的事情」的能力。三是只有被別人利用其貢獻才算有效。這點在前面理解困惑矩陣時曾分析過，就不贅述了。

問題三，管理者的時間管理策略有哪些？

彼得·德魯克還說過這樣一句話：不能管理時間，就不能管理一切。可見時

間管理是一切管理的基礎。時間管理策略也是適應「新經濟時代」，提升個人和組織管理有效性的關鍵策略。

那什麼是時間管理呢？其實，我們管理的並不是時間，而是所做的事情。所謂時間管理就是將事情分配到合適的時間段中，在有限的精力內完成，得到更多的產出。

管理者的時間管理策略可以從三個維度來研究：

第一，個人效率的提升策略——自我管理。組織效率取決於組織成員能對自己進行有效管理，現代組織管理的核心在於「自我管理」。一是有效的管理者要在思想和行動上成為自己的「CEO」。能對自我的認知和行為像「CEO」那樣做出有效的控制和決斷。二是對自己有深刻的認識。清楚自我的優缺點，明白自己的價值觀（清楚是否能與所在組織的價值觀保持一致），知道自己的學習方式、工作方式和如何與人共事，以及能在哪些方面做出最大貢獻。這樣才能更好地融入團隊，與其他夥伴協同作戰，讓自己的貢獻被別人有效利用。三是回饋分析法後採取行動。通過對自己一段時間的工作表現及別人的評價進行總結分析，發現並專註於自己的長處，加強自己的長處，同時克服自己的偏見和無知，糾正不良習慣，改善人際關係，進而改善提高個人績效。四是善用有限的時間。面臨「時間不夠用」這個新時代最大的困惑，管理者掌握自己的時間有三步基礎方法。第一步，記錄時間。就是說我們可以通過真實記錄時間，了解時間實際上怎麼耗用的。可以記到本子上，也可以記到軟體上；可以自己親自記錄，也可以委託秘書或助理來觀察記錄。第二步，管理時間。就是在第一步的原始記錄基礎上分析診斷「時間花費」都去哪兒了？有沒有浪費或低效時段？思考能否做減法，即這件事情該不該做？該不該自己去做？能否轉交給別人做？或者與其他事情合併起來做？按照要事優先的原則，對待辦事項進行排序，把時間優先安排到重要的事情上。並要集中時間和精力做事，排除干擾，確保高效。第三步，安排時間。首先，要集中自由時間。通過前面兩步，管理者應該可以清楚了解自己有多少時間可以自由分配（就像扎克伯格知道自己能抽出兩個月自由時間休陪產假），把這些時間集中起來處理重要的事務，會產生更多貢獻，並且建立防火牆，努力使這段時間不被任何打擾，也不隨意浪費。其次，要設定最後期限。做計劃和與人交接任務時一定要提出時間限制，並用明顯的「時間辭彙」去標註。最後，要把握好整塊與碎片時間。該集中整段時間做的事情，一定不要分割開來，如會議、寫作等；而適合在碎片化時間去處理的事情，可以穿插在整塊時間之間去做，如打電話、處理郵件和視聽材料等；還可以把一些瑣碎之事或例行之事集中到一個時間段處理，將固定和非固定的工作巧妙組合安排，如會議、討論、業務學習、接待重要客戶等，可以安排一個相對固定有規律的時段。

第二，組織效率提升的策略。一是培養員工高效性。管理者不僅要提升自己的有效性，也要注意培養所管理員工的有效性，可以上面用第一點所介紹的自我管理方法訓練提升他們的工作效率。二是減少時間浪費。管理者要從組織整體效率提升的角度去優化設計工作流程，精減冗員，完善制度，健全信息功能，減少不必要的事務產生，比如過多的會議、書面報告、複雜的人際關係、信息系統失靈等。三是善於用人。就是要善用人的長處，做到「物盡其用、人盡其才」，這是管理者的重要任務，可以給組織帶來真正的機會；還要學會容忍別人的短處，並盡量限制其短處產生作用的範圍。四是掌握好管理幅度。管理學家認為管理幅度橫向最好不要超過7個，否則管理效率會降低。隨著組織規模越大，管理者的「管理關係」就越複雜，協調所需要的時間就越多，可自由支配的時間就會越少，所以合理設計好管理者的橫向管理幅度，是對他時間精力的一種保護，也是保持好管理者高效性的重要保障。這就需要優化組織架構和管理層級，將集權與分權的管控體系設計好。

第三，提升個人和組織管理有效性的策略。這是從個人和組織效率整體提升的角度來研究時間管理策略。一是關注和利用好時間。時間是最稀缺的資源。有效的管理者與他人最大的區別，就是非常珍惜自己與他人的時間。就是說管理者在善用自己有限時間的同時，也要尊重別人的時間，在與他人工作交接時，盡量兼顧彼此的時間，比如通電話、約面談、安排工作任務等，盡量控制掌握好時間節奏。二是建立在優勢上。就是要善於利用自己的長處，利用上級、同事和下級的長處，以正向激勵為主，充分發揮人的「潛能」。三是集中於主要領域。堅持要事第一原則，按輕重緩急設定優先次序並堅守，關注關鍵事情，抓矛盾的主要方面，將有限的時間精力集中到真正該做和真正先做的工作上。四是善做有效決策。有效的管理者所做的決策也是有效的，掌握好時機做出最需要做的決策，體現了管理者的高效性。這就需要按照正確的秩序，採取正確的步驟，系統地思考「做正確的事」，分清例常事件和例外事件（例常事件就不用決策，用制度和程序去解決；例外事件才需要決策判斷，而且努力通過建立完善制度，將它納入例常事件，盡量減少決策時間）。

在本文最後，筆者想向各位讀者做系列推薦，希望能更有效地幫助大家掌握好新經濟時代下管理者可以學會的時間管理策略。

推薦書單：

《卓有成效的管理者》彼得·德魯克（1966年）

《21世紀的管理挑戰》彼得·德魯克（1999年）

扎克伯格提高員工效率26張PPT

《麥肯錫卓越工作方法》拉塞爾

說明：本文的不少觀點也來自於德魯克先生這兩本經典書中的精華。扎克伯格提高員工效率26張PPT中，筆者最推薦的是「時間在於優先」、「有限的時間非常專註並有效率」、「從小任務開始，讓工作運轉起來」、「工作——放鬆——工作=高效」這四條方法，這也是為何扎克伯格能夠放心休兩個月陪產假的奧秘所在。麥肯錫高效工作法中，筆者最推薦的是「工作秩序條理化」、「工作方法多樣化」、「工作內容簡明化」、「提高效率「三原則」：能不能取消？能不能合併？能不能取代？」這四條方法。

推薦工具：《時間手記》

這是筆者及合伙人團隊歷時一年半研究編印的一本時間管理工具手冊。它是「知識+工具+行動」的組合，具有東西時間管理理念合璧、融匯貫通，結構化模板預留空間，便寫便攜趁手好用，體現商務品牌團隊文化等四大特色。這部工具可以培養使用者養成時效管理習慣，幫助個人和組織提升生產效力（有效性）。