使用Jira software＋Structure實現大規模跨團隊項目管理

跨團隊項目開發普遍存在於各大互聯網公司，而且隨著業務的快速變化，項目複雜度也在不斷增加。如果團隊業務梳理不及時，這種狀況還會不斷加劇，項目管理工作直接面臨巨大挑戰。通常可能會遇到如下問題：

a) 缺乏項目整體視圖；

b) 無法及時獲取項目最新狀態信息；

c) 具體開發人員沒有清晰的待辦列表；

d) 度量數據不及時、不準確。

解決上述問題的方法有很多，本文結合筆者多年對Jira、Structure的使用經驗，向讀者們介紹一種高效可行的方案。

關於Jira，大多數IT從業者應該都不陌生，它是一種項目與事務跟蹤工具。其特點是靈活，可以自定義欄位及流程，常用來進行bug、審批及項目管理。其中Jira software比較適合敏捷項目管理，其內置的scrum、看板模式本身就是敏捷軟體開發的主流框架。

關於Structure，它是Jira的插件，顧名思義，可以用來維護層級結構。特別對於複雜的項目，尤為有用。其本質上是一個強大的、可編輯的實時報表系統，可以用來產生多個層級及維度的項目報表，從而獲得不同層級不同維度的項目視圖。

除了層級功能，Structure還有數據聚合功能。相比Jira本身，Structure的知名度要弱很多，國內應用的也沒那麼多。

Jira software和Structure，兩者並沒有太大依賴，Jira software側重敏捷團隊的項目管理，而Structure側重整體視圖和報表。即使沒有Jira software，僅使用Jira core 和 Structure也是可以搭建使用的，只是敏捷項目管理會困難些。

介紹完了Jira、Structure，我們來了解如何使用工具進行流暢的跨團隊項目管理？

假如我們現在就有一個大需求，需要跨團隊協作完成。假設如下：

業務需求

內容電商項目(內容資訊搭載商品售賣)，由平台產生優質的資訊內容，根據用戶的興趣愛好將內容推薦給用戶。在資訊內容中搭載資訊相關並且用戶可能購買的商品，從而增加商品的售賣量。

團隊

業務及產品團隊 – 負責梳理業務和業務需求拆分

CMS團隊 – 負責內容後台及內容服務

APP內容團隊 – 負責內容資訊的應用端展示

搜索團隊 – 提供內容資訊及商品的統一搜索服務

推薦團隊 – 提供內容個性化推薦服務

商品團隊 – 提供商品購買服務

需求大致拆分及對應團隊如下圖所示：

跨團隊項目管理實現過程

大體思路

通過Jira software進行團隊級別的需求開發管理，通過Structure產生總體視圖，從而實現跨團隊的項目管理。

1.準備工作

a)Jira 項目創建

我們首先會為每個具體的團隊創建團隊工作空間，在Jira里就是一個Jira項目。

b)欄位定製

Jira允許管理員隨意定製欄位，可根據實際需要做欄位的增刪。個人建議不要有太多需要填寫的欄位，以免造成流程過重以及信息的分散。

在本文的示例中，在默認欄位的基礎上，我們添加了「開始時間」、「完成時間」和「問題/風險」欄位來方便強化排期和風險管理。

c)流程定製

史詩（epic）-- 對應原始的業務需求，是最大粒度的需求

產品需求（story）-- 對業務需求梳理拆分後的需求，可以分配至開發團隊跟進開發。本文中涉及的幾個項目團隊使用了同一個流程。事實上，不同類型的開發團隊流程是不盡相同的，如APP類的通常會涉及到合版，服務/h5類的會涉及到上線。因為我們為每個團隊創建了項目空間，因此也支持各團隊自定義流程。感興趣的讀者可以自己嘗試一下。

子任務（sub-task）-- 產品需求進一步拆分，具體開發/測試可執行的任務。

2.業務需求維護並拆分產品需求

在【業務需求團隊A】中創建業務需求（Epic），然後拆分為若干具體產品需求（Epic下創建story），結構如下，目前所有的工作都在【業務需求團隊A】這個項目空間進行。

3.產品需求完善並分配給團隊

在上一步完成需求拆分後，由各需求相應的產品負責人將需求進一步細化，並分配給對應的研發團隊，其中分配通過Jira issue的移動來實現。

移動完成後，一方面我們保持了業務需求和產品需求的層級鏈接關係，另一方面使得產品需求到具體的團隊鏈路明確，從而可以進行獨立的團隊項目管理，從而為後面基於Structure建立整體業務需求視圖打下基礎。

4.研發團隊迭代開發

各個研發團隊收集到的需求，會自動放入團隊的待辦列表，團隊梳理優先順序並確定迭代計劃。本文依照CMS團隊為例展開介紹：

a)需求優先順序排序

團隊的待辦需求列表包含了拆分後的業務需求、團隊自有需求以及技術改進類需求。PO/產品經理和團隊一起確定需求優先順序。Jira software中可以直接拖動順序確定優先順序。

b)迭代計劃

SM/項目經理根據需求優先順序進行任務拆分、任務排期，從而確定迭代計劃。為了方便後期的項目進度跟進、風險把控，對於拆分的子任務項需要維護開始時間、完成時間及原始的工作量估計。同時，為了能及時透明項目進度，需要項目團隊成員及時更新任務的剩餘工作量。

除了Scrum，Jira software還提供了 Kanban的開發模式，各個團隊可以自主選擇。

c)任務狀態更新和工時

團隊需要及時更新任務狀態、記錄工作內容並維護剩餘工作量，以確保系統里有最新的項目進度信息。可以要求團隊在每日站會前更新狀態，然後在站會時同步下問題，有必要的話再將問題和風險補充到相應欄位。

可以在Jira中為團隊成員創建儀錶板，以方便團隊成員查看自己的任務和需求。

5.使用Structure生成全局視圖

Structure除了生成層級功能外，還可以提供各種數據維度的數據聚合，本文通過以下幾個實例簡單說明。

a)業務需求視圖

業務需求全局視圖提供了清晰的WBS，除此之外，通過每個項目成員及時更新各自的任務狀態和進度，全局視圖可以實時提供最新的項目信息。視圖中的進度信息可以通過多種方式定義，如狀態階段，工作量完成比例等。關於進度百分比，本文中使用的公式如下：

進度百分比 = 已用工作量 / （已用工作量 + 剩餘工作量） *100%

b)研發團隊項目視圖

研發團隊項目視圖展示團隊項目的整體視圖，項目包含業務需求和團隊自有需求等。

通過研發資源視圖，管理人員可以清晰實時的了解團隊成員的工作內容和負荷，從而做出相應決策。

結語

Jira的優點之一是靈活，但也因過於靈活，很多公司喜歡過度配置，產生非常多的必填欄位，導致流程臃長，而實際使用起來卻非常不便。最終大家都沒有了使用的意願，慢慢荒廢，淪為形式。

使用Jira的目的就是提升效率，如果團隊都不願意用，何談提升效率？建議盡量簡化流程，減少不必要欄位，讓最終團隊願意使用，真正能幫助到團隊，而不是成為團隊負擔。

在團隊養成習慣之後，可以考慮適當增加欄位和擴展流程，在滿足更多的數據度量需要的同時，保證團隊都在高效利用。這樣才能實現真正意義上的大規模跨團隊工具化項目管理。

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