除了搭模型分析數據，Excel還能有哪些神操作？

UniCareer經授權轉載

作為一個（前）諮詢顧問，基本每天花4個小時畫PPT，花4個小時開各種會，剩下來4個小時就是在折騰EXCEL了。

一般情況下，諮詢顧問擼的EXCEL會長成這個樣子（Sizing Model）：

也會是這個樣子（Forecast Model）：

當然，EXCEL能實現的功能遠遠不止如此。

作為一個諮詢師的基本修養，今天就來聊一聊，除了搭模型、數據分析、數據處理之外，EXCEL到底還能實現哪些功能。

01

記賬

我工作的頭幾年，花錢如流水。但是，我根本沒有辦法回憶起這些錢都花在了什麼地方。

——這對於財務專業畢業的我實在是太恥辱了，於是開始決定記賬。

剛開始我也試用了各類記賬APP，始終沒有找到最合適的一款。有的只能記收入不能記支出；有的分類不夠細，無法準確區分支出類別；有的本身數據分析功能太弱，又不支持EXCEL導出。

於是果斷決定用EXCEL編寫，本身也非常簡單：先確定「一級分類」和「二級分類」，設置好聯動菜單，就實現了支出記錄（收入同理）。

有了這張表，利用一些基本函數（Sumifs, Vlookup, Countifs等）和數據透視表，可以製作Dashboard，方便追蹤每月甚至每周的支出情況。

每年年底，我也會根據當年的收支數據，製作年度總結報告，分析當年的收入和支出的情況，並制定次年的預算：

記賬最直接的好處就在於監控收入與支出，知道錢都花到哪些地方了，從而為未來的收支情況提供戰略指導。

特別是如果有貸款（如房貸，車貸），或者大額支出（如買手機，買包），可以根據過往數據，精確地測算承受能力，為支出決策提供輸入，並指導未來的開支情況。

在我記賬兩三年後，基本就可以非常準確地預測次年的支出情況，並制定預案。

02

自動列印

早幾年我還在前前東家的時候，有個物流行業的客戶。

那時候還沒有菜鳥，大部分快遞公司用的還是紙質面單，像下面這樣，基本靠手寫或者針孔印表機。

這家客戶也是剛進入快遞領域，只給快遞員配了一台特難用的列印軟體，每次必須先手動輸入內容，再對好面單紙，然後再進行列印——每列印一張面單就得重複一次這個過程，導致列印比手寫的速度還慢。

如果是小客戶，一天發個十幾單，快遞員填快遞單還應付得過來；但如果是發貨量幾百甚至上千件，那光填面單的工作量就夠受的，基本就預示著快遞員需要通宵作業了。

快遞員和營業部就面臨這樣的矛盾：不拉大客戶，就完成不了業績，但拉了大客戶，又沒辦法及時收件，因此天天愁雲慘淡。

我們的項目組在一線調研時發現了這個問題，為了幫助客戶，我寫下了人生中第一個VBA程序。

在參考了其他快遞公司的列印程序之後，花了一個周末的時間搞定了程序，其實需求特別簡單，就是自動輸入內容和自動列印。

程序界面也非常直觀：

使用方法也是簡單粗暴：

第一步：在後台輸入信息（客戶有現成的EXCEL表，直接貼進去就行）

第二步：在印表機內放好面單紙

第三步：點擊列印，開始玩手機

寫完這個程序後，先在廣東一家營業部做試點，大幅減少了快遞員填單的工作量，業績很快就做起來了。一傳十十傳百，這個程序也很快在公司內部傳開了。

後來，這個小玩意兒還被項目經理專門拿到客戶會上，作為一個案例來論述客戶當前快遞業務的基礎薄弱，需要加大投資力度。

不過，後來換了幾次電腦，這段代碼在某一次轉移數據時被殺毒軟體誤殺了，可惜了。

03

任務管理器

關注我公眾號比較久的粉絲應該都了解，我是個重度拖延症患者，常常以工作忙為借口拖更。

為了治好我的拖延症，我又寫了個小程序，做任務管理：

每天早晨，先在後台回顧昨天工作的完成情況，然後填好今天要做的事情，再轉移到主界面輕輕一點，歡快的一天就開始了！

不僅如此，這個程序還能追蹤月度任務和年度任務的完成情況，在主界面上均有顯示。

有了這個軟體，希望我的拖延症能儘快治好。

04

中午吃啥

前一段時間，從諮詢公司跳槽來到了甲方公司，終於告別了每天兩頓外賣的生活。但新的問題又出現了，公司周圍這麼多餐廳，到底應該選哪家？

為了拯救自己以及公司廣大選擇困難症患者，我又開始折騰了。

首先，用爬蟲在大眾點評上收集公司周圍500米以內的餐廳信息，包括名字、地址、菜系和評分。

然後，用隨機函數+VBA實現隨機挑選的按鈕，從此告別選擇困難症：

程序一經推出就收到了廣大選擇困難症用戶的歡迎。不過，程序跑了幾天後發現，經常會選出一些不想吃的餐廳，需要多次隨機才能找到一個滿意的餐廳。

於是我又寫了幾行代碼，加了「想吃」和「不想吃」功能，徹底告別不想吃的餐廳：

這裡分享一個小Tip，用中文版EXCEL編寫的VBA，用英文EXCEL打開就會出現無法保存或自動刪除宏的問題，所以在編寫時盡量將默認語言改成英語。

05

結語

由於有了VBA，EXCEL的功能幾乎可以無限拓展，我曾經還玩過用VBA編寫的三國殺、看過用EXCEL繪畫，以及種種其他奇技淫巧。

雖然現在已經告別了諮詢行業，但無論是工作還是生活，幾乎事事離不開EXCEL。

EXCEL不僅是數據收集與分析的工具，更是協同工作的重要工具，一份EXCEL文件可能需要不同的人提供輸入與修改，在製作EXCEL的過程中，要始終考慮到閱讀與修改的便利性。

因此，在最後聊一聊做EXCEL時的一些基本原則：

1. A列與第一行一般留空，保存時應將游標固定在左上角的A1，並將縮放比例調節至100%，方便他人閱讀

2. 盡量不要合併單元格，因為會影響到函數和透視表

3. 不同類型的數據應用不同顏色標示（一般情況下，實際數據用藍色，計算後的數據用黑色，引用數據用綠色，假設數據用橘色或紅色），所有的數據和信息都必須標示清楚來源

4. 熟練掌握各類快捷鍵，可以減少加班時間

做Excel快捷鍵「小能手」

想跟滑鼠say byebye,讓你的操作飛起來

向UniCareer公眾號後台

喜歡這篇文章嗎？立刻分享出去讓更多人知道吧！