項目同步管理法-設計師輔技手冊（三）
最近在工作中發現，身邊的設計師喜歡埋頭幹活，項目的信息同步做得比較少。大家普遍有兩個觀點：一來認為在事情沒完成前，沒必要告知別人；二來，大家認為設計稿還沒有完美，給大家看會有不好的反饋。在大型團隊合作中，這種觀點非常容易導致一些問題。本文就我個人的工作經驗，和大家分享作為設計師，同步項目信息的方法和原則。
什麼是項目同步，它的意義是什麼
項目同步是指：在合作中，團隊成員因為各種原因，可能對項目最新的進度、風險、共識理解不一致，所以需要通過階段性告知的方法，來保證多方理解一致。這個過程稱之為『同步』。舉例來說，項目周會，不可能保證每個成員都在場，所以在會議結束後，主持人需要同步會議結論，讓沒參加會議的人也了解項目進度。 由於設計師這個職位，註定大部分時候需要與別人合作。所以項目同步管理，是每一個職業化設計師的必備的技能。
項目同步的核心
項目同步就是解決：什麼需求，在什麼時間節點，針對哪些問題，如何組織信息，並同步給合作夥伴、團隊內部&Leader。
先來理理在設計師工作中，由於同步不到位，可能導致的問題：
1.由於需求變更，導致設計稿修改，並出現項目Delay；
2.設計中溝通次數少，合作方對於最終方案並不買單；
3.產品不定Deadline，只說儘快出稿，但天天催稿，影響心情和設計效率；
按我在互聯網公司的工作經驗，這些問題幾乎每個需求都會遇到，那麼如何去解決？這就是我今天分享的主題——如何建立項目同步彙報機制。
什麼是機制
簡單來說，機制即規範化，也是套路的一種說法。大到國家法律，小到設計規範，都是機制的一種。機制化之後，人們便可以無腦執行。 為什麼要建立同步彙報機制呢？主要有3點好處：
1.書面化共識：留下Record，避免不必要的鍋；
2.制約無序行為：花了半小時當面聊，無序的點很多，需要整理並形成約定；
3.讓利益相關人了解進度：例如產品設計開發Leader，項目介面人都了解情況。
每個Designer都需要建立屬於自己的彙報機制，這是成為Professional Designer的第一步。
如何進行項目同步
那麼如何去同步呢？基於經驗，我認為項目同步前，要問自己這幾個問題：
1. Who：和誰同步？
2. What：同步什麼？
3. When：什麼時候同步？
4. How：用什麼方式同步？
Point 1：和誰同步 – 確定同步對象
與不同的人，同步的側重點不同。在互聯網公司的工作中，典型有3類同步對象：
1. 項目組成員
與他們主要目標是同步共識，同步共識的好處有3點：
- Tracking：出問題方便溯源；
- Organize：整理討論中零碎的點；
- Double Confirm：二次確認雙方是否真正達成共識。
就我個人工作經驗來看，第三點尤為重要。有時候大家認為達成共識了，但落在紙面上，分歧才會展現出來。根本的原因，還是雙方的理解不一致。二次確認，能夠最大程度的避免這種情況。
2. 組內同事
主要目標是同步結論，提高組內設計效率。典型的Case是去年，在某個項目的流量報表中，最大的流量來源叫「第三方Refer流量」，這個「第三方Refer流量」具體是指什麼，問了很多設計師都不知道。經過和數據經理確認後，將含義同步在大群里，並發了郵件。
3. Leader
主要目標是同步風險，無論在哪個團隊，風險預估都是非常重要的。尤其是運營相關需求，要特別注意風險管理。因為運營又要求創意，時間點又卡死，一旦出現問題，立刻向上反饋。在事情變得更差之前，讓上級幫你協調時間和資源。
Point 2：同步什麼 – 確定同步內容
因為每個需同步的Case都不一樣，我就講一講整理的套路。首先要確定你要講什麼？假設Leader突然問你，XX需求還沒搞完么？此時應該如何回答？ 這裡有2個模型可以幫助梳理內容：
1. WWH模型：
Why起因、What內容、How方法。
就剛才的例子來說，就可以回答為：產品經理因為XX原因，對設計稿不滿意（Why）；所以我們需要多出幾個方案（What）；今天我就在收集資料，嘗試從XX角度給幾個方案讓大家一起討論（How）。簡單的問詢，用WWH模型已經足夠。
2. STAR模型：
S = Situation（背景）：交代事情的背景；
T=Task（任務）：基於這個背景，需要完成哪些任務；
A = Action（行動）：這些任務，需要通過哪些行動才能完成；
R = Result（結果）：基於這些行動，可能產生哪些結果。
相比於WWH模型，STAR更加完整，適合從頭到尾闡述一個需求。確定內容時，另一個重點是：每次只聚焦一個事情。一件事情只有一個重點，任何的討論都不要偏離這個主題。
Point 3：什麼時候同步 – 確定同步時間
不同的內容，同步優先順序不一樣。對於同步共識來說，討論結束就要乘熱打鐵，拉群輸出，保證所有人都沒有質疑。之前我與上海團隊，跨區域團隊合作時，我們形成同步機制，每次電話討論完，結論立刻群里同步，避免忘記。 對於風險同步，則越快越好，且尤其要立刻同步給Leader。溝通工具優先順序從低到高為：IM軟體
Point 4：用什麼方式同步 – 確定同步形式
根據內容的複雜程度，選擇不一樣的同步形式。一般來說分為3種：
1. 簡單，急切的內容
直介面頭溝通，簡單直接，但缺點明顯。首先是你需要高度提煉信息，不能啰嗦；其次，聽者可能未必有心在聽。例如對方正在忙，有可能會被忽略。
2. 複雜內容
指需要講清楚WWH，或STAR的內容。這類內容往往有前後邏輯，所以強烈建議通過IM軟體／微信／QQ彙報。這樣的好處是通過文字，可以鞭策和訓練自己梳理清楚邏輯。同時也能對設計邏輯進行Review，查漏補缺。
3. 複合內容
需要使用PPT，Prezi等工具進行複雜的彙報和演講。
同步原則
有幾項同步原則和大家分享，可以讓大家更加高效的同步。
Point 1：三點邏輯
任何事情都要講出1，2，3。這裡講工作中的例子，某天早上我們與合作機構開會，調研機構對於小程序的用法。電話大概打了1小時，雙方很發散的討論了很多事情。電話一掛斷，設計負責人就總結出了，機構期望的3個小程序能力框架：
1、內容輸出（視頻、音頻、文章、題庫……）；
2、互動（留言板、討論區、客服）；
3、銷轉閉環（買課、上課，可以復用H5的能力）。
所以在複雜的事情，也要訓練出總結1.2.3的能力。本篇文章也是一樣，每個節點都拆分了1.2.3。通過下圖的Mindmap，可以看到清晰的1.2.3結構。
Point 2：收益邏輯
收益邏輯核心是「三講一免」。在同步的時候，講收益，講好處，講價值，不要講沒用的細節。一般來說，追責或者設計方案深度討論時才用到細節。 應用一部電影，《穿Prada的惡魔中》Vogue主編Miranda的經典台詞：
「我對你無能的細節不感興趣。」
—— Miranda, The Devil Wears Prada, 2006
這句話精準的反映了人們的內心。除非有利益關聯，所有人只看結果，沒有人會對細節關心。
Point 3：彙報結果
和收益邏輯有點像。為了節約雙方時間，同步時只講結果，不講或者後置過程，因為如果結果OK，沒有人會關係細節。
同步進階技巧
Point 1：壞消息早點說
壞消息早點說。這裡我提到了第一位，大家一定要警惕壞消息可能帶來的風險。如果不確定是不是壞消息，可以通過以下的「壞消息陷阱」模型來甄別，來看看你是不是掉進了「壞消息陷阱」：
1. 這事以前發生過，很好解決；
No，世界萬物都是在變化，團隊的資源也在變化，以前能解決過並不代表現在能解決。
2. Leader說，不重要的事情自己決定；
No，問題的核心是，所有壞消息都是重要的消息。如果壞消息Leader不知道，一旦老闆開始追責，從Leader到基層，責任一個都少不了。
3. 我知道所有事情；
這是在一個職位上坐久的人，和自負的人經常會遇到的問題。當你自認為了解一切時，危機確有可能打的你措手不及。
4. 這事情我能解決；
這是一個錯覺，因為你不能保證在短時間，把事情看全。舉例來說，某些需求可能看需求文檔，只有2個核心頁面，但其內部邏輯可能極其複雜。這些邏輯很難一眼就看出來。
5. Leader／產品經理／合作團隊應該知道這條壞消息吧？
一來，作為執行的基層，執行上遇到的問題，你不說他們怎麼知道？二來，就算他們知道了，再確認一遍別人也不會怪你。
6. 我不用完整彙報；
No，壞消息需要同步，而且需要解釋明白前因後果，方便追查到底是哪個環節出了問題。
Point 2：複述要點
指的是每次討論完，將要點按照1.2.3整理出來，複述給對方。這樣做有幾個好處：
1. 檢查認知
通過複述，看看雙方理解是否一致。
2. 查漏補缺
人腦不是電腦會遺忘，雙方一起Review可以降低遺忘概率。
3. 隨時應變
對於有疑問的點，通過複述來二次討論。例如基於討論，你們總結出了1，2，3點。對於第2點你有質疑，此時在拿出來推理一番，是非常自然的。
4. 氛圍建立
這是一個很好的合作附加值。情感層面，聽與說的互動對於氛圍的建立，遠遠好過無聊的一問一答。
Point 3：用最短的時間
這點有點難，這裡我想表述的是：當你想的越清楚，說的越短。這個技巧沒有什麼捷徑，需要通過不斷訓練才能達到。 今天的分享就是這些，希望能給大家一些啟發和幫助。
參考資料：
- Its Okay to Manage Your Boss, The step-by-step program for making the best of your most important relationship at work, Bruce Tulgan, Wiley, 2010.8
- 向上管理：如何正確彙報工作，蔣巍巍，人民郵電出版社，2015.8
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