美國留學生存貼
在申請美國留學，無論是網申階段、網申狀態查詢、網申結果詢問、申請I-20等還是收到錄取結果階段，都有可能通過郵件和美國大學溝通。到了美國後，發郵件交作業或者與教授討論問題更成了學習生活中的家常便飯。所以，給學校發郵件是出國留學的基本技能。
不同於中國，在美國社會中郵件是最主要的線上交流和溝通方式，尤其是正式的場合里，郵件甚至可以被作為法律證據。所以在國內習慣了，微信式快餐交流方式的同學們，到美國最重要的一件事就是學會如何準確地發郵件。
今天就請跟隨美國教育在線小編學習一下如何書寫正式而且高效的郵件。
一封正式郵件的必備項就是：主題、稱謂、正文、結尾、落款簽名。
1
Subject line 標題
郵件主題經常都有人忽略，要麼就不寫，要麼寫了，也不夠具體，從主題上別人就當這封郵件是垃圾郵件。要知道你的老師、老闆、同事、或者客戶可能每天要瀏覽幾十上百篇郵件，所以你需要給郵件一個簡單、明確、具體的標題，讓對方看一眼標題，甚至不用打開就知道這篇郵件要說什麼。
比如，不只是寫「Application」，而是寫「Application of Reduce Load」
2
Salutation 稱謂
跟對方郵件來往較多
用Hi XX或者Hello XX，比如Hi William。這種方式通常是用來你和對方關係很熟，或者你已經和對方來往過很多次郵件。不知道姓名的還可以直接用Hi。
頭一次跟對方聯繫，或者不熟悉
要正式一點，最好用 「Dear+姓」，比如Dear Mr. Green, Mrs. Green。如果不知道對方（女性）是否已婚，用「Ms.」來代替「Miss」或「Mrs.」最保險。如果不知道對方姓氏或性別，使用「Dear Sir/Madam」。
收件人不止一個
使用「Dear customers」或者「Dear partners」，給同事們可以寫「Dear All」
3
Main point 正文
一般英文郵件剛開頭都要開始寒暄一下：
開場白
Hope you are well.
回復開場白
Further to our conversation earlier……
As discussed over the phone……
Thanks for your kind reply.
Thanks for the update on the situation.
Regarding...
As per my email sent on xxxx
Please help to clarify....
道歉
如果回復晚了，道歉該怎麼表達？
Sorry for the late reply.
如果你出了小差錯，比如發錯郵件、搞錯時間地點等，在重新發送郵件加以糾正時，在結尾加上 "Sorry for any inconvenience caused"。
但整體的正文內容一定要抓住3C原則。
Deliver aClearmessage
UseCorrectgrammar, vocabulary and punctuation
BeConcise
所以3C原則就是Clear清晰，Correct正確，Concise 簡明。記住重點在於更有效的傳達信息，用更簡單的句型和清晰的組織來使你寫的東西更易讀。
4
Closing 結尾
常用結尾
Let me know if you have any questions or concerns.
If you have any questions, please feel free to reach me out.
Please let me know if there are questions.
深盼及早回復
We are looking forward to hearing from you.
We trust you will share us a feedback at your earliest.
We hope that you could reply us as early as you can.
我會與你保持聯絡，讓你知道事情的進展
I will keep you posted.
I will keep you updated.
5
Sign off 落款
Formal正式
Yours sincerely,
Yours faithfully,
Semi-formal半正式
Kind regards,
Regards,
Informal 非正式
Take care,
All the best,
Signature Block 簽名，包括你的姓名 (name)、職稱 (title)、公司 (company)、聯絡信息 (contact information) 等，比如：
TIPS 給教授發郵件的注意事項
1. 郵件是永久性的。一旦你把它發出去了，就不可能再收回來了。只要教授收到了郵件，他就主宰了這封郵件的命運，或者保存，或者是把郵件轉發給同事博取一笑(這是最糟的情況)――後果自負哦。
2. 郵件要發到你被告知的郵箱里。檢查，再檢查，看「發送到」那一欄的地址是不是正確。僅僅因為你的媽媽和你的教授的名字都是"Lynn"，也沒有理由把你所有的愛都寄送到了Lynn教授那裡吧。
3. 教授可能不使用大學的亂七八糟的郵箱系統。所以把郵件發送到他們真正在用的郵箱地址，而不是大學通訊錄上的郵箱地址。(檢查一下他們的個人摘要或者任務分配表來尋找一些線索。)
5. 主題欄要緊扣主題。在主題欄要對這封郵件有一個簡要的解釋。千萬不要包含一些要求，比如說「緊急請求--請立即回復」，可以很肯定的說，你的請求會像垃圾一樣處理掉。
6. 稱呼很重要。最安全的開頭方式是用「親愛的×××教授」。這樣的話你就不會再考慮這個教授是不是個博士或其他，並且當你稱呼你的女教授「Ms」或者「Mrs.」也不會顯得像是個性別歧視者。
7. 清楚簡潔是最好的。你的教授每天會收到25-30封郵件，所以如果你的問題很簡潔明了那是最好的(一般把問題一條條列出來比較好)。如果你的問題表述的很詳盡或者多層面的，最好在教授的辦公時間面談，這樣教授就能夠更有效地幫你解決問題。
需要注意的是，再用附件發送論文初稿前，要確定他是不是願意接受這樣長的文件。如果不，那就看一下他是否願意在郵件主體讀一頁或者一個中心段。
最重要的是，附件里的論文不要用奇怪的格式。你也許認為.odt格式的文件比較酷，也不用為OPEN OFFICE 付費，但是當教授發現他/她花了20分鐘找到的插件也打不開，還要花費半個小時來下載Open Office。本來只需15分鐘的評分工作現在卻耗費了一個小時，然後教授會給你評分嗎?你可以想像的。
8. 必須要告知教授已收到郵件。如果你的教授屈尊給你回答或者發送你需要的資料，一定要告訴他你已經收到了。這樣，下次在課堂上看到你的時候，他們就會覺得你是個不錯的學生。
9. 這不是大聲嚷嚷的爭吵。郵件不要都用大寫字母來寫，因為這是一種在郵件中表達憤怒或者其他強烈的感情的方式。沒有人喜歡喊叫的。
10. 沒有人真的喜歡錶情符號和微笑符。請相信這一點。
11. 這不是Facebook。你寫給教授的郵件不要像你在朋友留言板上的留言一樣隨意。
重要提示：千萬不要和你的教授開玩笑，這個時候，無論多可笑都不可以。
12. 這不是寫即時消息....所以不要像寫短消息一樣用單詞的縮寫形式，你絕對是在冒風險，如果我說的不對請改正。
13. 這不是校園幽默。不要隨意拿以下的事情當談資：你的論文很難搞，你那個「很衰」助教都不教些你想知道的東西，或者是你期中考試考了個很爛的分數。
14. 這不是在評價你的教授。沒有教授想聽你評價他們的課堂表現，所以把你的意見留到期末評價中，你可以滔滔不絕地表達出你對老師的看法，而且是匿名的。
15. 拼寫錯誤會使你看起來像個笨蛋。所以每次都要使用拼寫檢查，並校對你的郵件兩遍。
16. 最後的簽名很重要。每封郵件最後都要感謝教授抽出時間來幫助你，並以「Best Wishes、Regards」來結尾。(或者其他相關的正式語，但是要用友好的語氣。)然後簽上你的全名，而不是什麼昵稱，就像Ry-Ry 或者 Biff。
17. 你的教授不想聽你講你的人生哲學。在你的郵件最後不要說什麼你引用的宗教或者政治觀點。你永遠不知道這些會不會冒犯你的教授。
18. 不要太過殷勤。在郵件中表現出禮貌和友好很重要，但是要適度，不要搞得像是在阿諛奉承。
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