紀念「6·9國際檔案日」——你想知道的檔案都在這裡
編者按
檔案建設事關學校的歷史積澱和文化傳承，是學校文化建設之根。檔案管理工作不僅是學校管理規範化、科學化、信息化和現代化的標誌，也是學校的軟實力，體現學校管理的檔次和水平。在第11個「6.9國際檔案日」到來之際，檔案館特編輯檔案專版，旨在架設檔案館與廣大師生交流的橋樑，提升檔案工作者的社會意識和全校師生員工的檔案意識。
「國際檔案日」的由來
1948年6月9~11日，位於巴黎的聯合國教科文組織（UNESCO）召開了一場專家會議，來自世界上許多國家的檔案工作者參加了會議交流，經大家討論決定成立國際檔案理事會（ICA）。會上通過了ICA的第一份章程，章程中指出，世界各國的檔案工作者應共同努力「為了全人類」保護好檔案，開展鑒定並提供利用；檔案和文件作為全世界共享的遺產和全人類一樣具有同一性。
2007年11月，為了慶祝2008年6月9日ICA成立60周年紀念日，ICA全體成員在於加拿大魁北克舉行的年度全體會議上投票決定，將每年的6月9月定為國際檔案日。
2013年，中華人民共和國國家檔案局決定自該年開始，把每年的6月9日即「國際檔案日」作為檔案部門的宣傳活動日。
畢業生辦理學歷認證及補辦學歷證明書注意事項
高校錄取審批表及成績單是我校學生在校學習期間錄取和學業成績的證明材料。為方便學生，進一步規範學歷認證及補辦學歷證明的辦理工作，維護畢業證的真實性、嚴肅性，現將有關注意事項說明如下：
1
辦理時間及地點：
時間：每周一至周五
上午8:30—11:30 ，下午2:30—5:00；
周一下午因政治、業務學習閉館，節假日值班時間另行通知。
地點：東校區綜合樓806房間
2
辦理程序：
（一）我校畢業生個人因私查閱本人學籍檔案時，需持本人畢業證和身份證原件。
（二）受他人委託，因私查閱他人檔案時，經辦人需持本人身份證和委託人的畢業證按規定辦理。
（三）校外單位因公需查閱本校畢業生學籍檔案時，須持所在單位介紹信和經辦人身份證，方可辦理查閱手續
（四）凡我校畢業生需要學歷認證的，應先到檔案館複印錄取審批表，並加蓋檔案館印章，再到學校教務處出具學籍證明。
（五）凡我校畢業生補辦畢業證明者，應先到學校檔案館複印新生錄取審批表，並由檔案館工作人員依據檔案資料提供畢業證書編號，再到學生處補辦畢業證明書。
（六）凡查閱利用檔案者，必須認真填寫《檔案查閱利用登記表》，並出示有關證件及介紹信等相關材料，嚴格按照查閱利用的檔案程序辦理。證件、手續不完備者，檔案管理人員不予辦理。
學生檔案管理知識
1
什麼是學生檔案?
學生檔案是學校在學生管理活動中形成的，它記述和反映個人經歷、思想品德、專業能力、學習狀況等原始記錄。
2
什麼是畢業生的人事檔案?
畢業生的人事檔案由學籍檔案轉換而來，是指畢業生畢業後，在其學籍檔案中放入該畢業生的報到證,然後由學校將檔案轉交畢業生就業單位的人事部門或委託的人才交流機構。這時的學籍檔案正式成為人事檔案,它是通過畢業生與用人單位或委託的人才交流機構簽訂就業協議，然後履行相關畢業程序並取得報到證後的檔案。
3
學生檔案內有哪些材料?
主要包括兩部分材料:
(1)高中檔案材料:入團志願書、高中畢業生登記表、高考報名登記表、體檢表、高考志願表等；
(2)大學檔案材料:年度鑒定表、畢業生成績單、畢業生登記表、在校期間獎勵、表彰及其他有關須裝檔的材料等。
4
學生檔案有什麼作用?
學生檔案，對於個人來說，無論是就業、工作調動、出國政審、職稱評審、工資調整，還是入黨(團)以及離退休手續的辦理、各項證明的出具等等，都將以檔案材料的審核為重要依據。
5
畢業生如何對待自己的檔案?
(1)高度重視，了解相關的檔案知識。
(2)畢業時，抓緊辦理就業報到證,將檔案放在就業單位檔案管理部門，或者方便自己利用的地方人才交流中心託管。
6
為什麼建議未就業的學生畢業時將檔案放在人才交流中心託管?
根據國家相關政策,規定畢業生畢業後暫時找不到就業單位的，其檔案可免費由學校保存兩年。為此，有些同學就誤以為既然學校免費保存，就無須再由人才交流機構託管了。在這兩年里，學校只是保存檔案，不會添加這兩年你工作的檔案記錄，如你的轉正定級、職稱評定等。按國家政策規定，大中專畢業生畢業(以報到證人事部門簽署日期為準)一年後，即可由所在單位人事部門或委託的人才交流機構批准轉正定級;本科畢業生畢業工作一年(以報到日期計)、大中專畢業生畢業工作滿三年可申報初級職稱,由所在單位人事部門或委託的人才交流機構負責辦理。由此可見，學校保存檔案只是「存改」檔案，起不到其他作用。
7
畢業生委託人才交流機構人事代理後都享有哪些服務?
(一)負責人事檔案關係接受、調出相關手續;
(二)辦理畢業生的轉正定級;
(三)檔案工資的晉級:
(四)職稱晉陞申報:
(五)辦理落戶手續。
鄭州師範學院檔案館
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新媒體工作室出品
編輯|排版：李向林
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