很多時候，你製作PPT的流程是錯的
文丨爾東
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「
短平快的PPT文章我們看的太多了，所以我決定分享一些真正的乾貨，這些乾貨如果你能認真讀完，並加以思考的話。相信對於PPT，你會有爆髮式的理解與進步。
職場中的PPT，總有一些痛點。
你明明做了8分的工作，因為不會PPT呈現，導致領導看不到呈現的重點信息，從而影響你的績效。還有一類場景，5個人都做了PPT，而且你更用心，但恰恰也可能因為你的需求目標與邏輯不明，反而最後的彙報效果比起別人更差。
所以，在職場的PPT絕不應該只是好看炫酷的工具，而是個人邏輯思維傳播的媒介。
大部分PPT的演示需求，我們都需要去說服他人，同時大部分演示場合，我們都是「被要求」「被迫」去製作和演示PPT。
個人述職
你需要用PPT去說服領導我做了不少工作，我的績效非常優秀
崗位競聘
你需要用PPT亮出個人的資歷，獲得這個offer
新產品發布
你需要打動目標消費者去購買產品
部門計劃
計劃涵蓋新的預算，你需要說服領導審批通過計劃方案
年終總結
你需要用PPT回顧自己的成績，讓目標人群認可你的付出成果
……
你看，職場去做一個PPT，背後都是有目標的。
PPPT在職場的作用是一個媒介載體，更大的作用是輔助我們表達清楚，達到有效溝通的目的。
那麼，在職場製作PPT前，我們究竟需要考慮什麼？
1.
明確聽眾權利
這個標題可以理解為，在每一次製作PPT前，我們需要洞悉了解目標人群的需求，最起碼要做到，最大程度了解下面這4點需求：
●為什麼需要做這個PPT？
●這個PPT目標人群是誰，最後的成果是什麼？
●PPT的邏輯結構與時長是多久？
●PPT的演示類型，是需要現場演講呢還是發給目標人群閱讀？
通常在職場中，我們製作PPT都是被動需求，如果是給領導或者同事製作PPT，那還應該了解決策人的需求：
●為什麼需要做這個PPT？
●這個PPT目標人群是誰，最後的成果是什麼？
●PPT的邏輯結構與時長是多久？
●PPT的演示類型，是需要現場演講呢還是發給目標人群閱讀？
●決策人對於PPT的風格或者其他要求？
我發現很多職場朋友都有這樣的經歷，比如在職場製作PPT時，當你煞費苦心的完成PPT交付給領導（同事）後，他們給予的反饋會令你欲哭無淚。
看著一版又一版反覆修改的PPT，浪費的不止是時間，磨滅的更是自己的激情。
為什麼職場中的PPT容易反覆修改，這個問題的底層原因是什麼呢？
其實就是前期需求溝通出現了問題。
如果PPT需求來自於決策領導，大部分人都不敢於溝通或者因為時間緊迫，而選擇不溝通。連決策層最基本的喜好需求，都不了解，自然PPT不會一稿就過。
解決方法是：
1）多途徑去了解需求，多與決策人溝通，溝通的維度就圍繞上面給出的幾點展開。
2）正式開始輸出PPT時，可以給決策人做幾版樣稿。把握決策人準確需求的同時，輸出1-3版樣稿，不光要做問答題洞悉需求，也要讓領導（同事）多做選擇題，縮小屏障。
那麼同樣，如果不明確聽眾需求及這次PPT演示的目標，最後的演示現場氣氛也會非常尷尬，台上的演講人口沫橫飛，台下的人群思維亂飄。
那麼，我們可以得出一個結論。
做PPT之前要提前明確聽眾的權利需求，分析參與演示人群，也只有這樣，聽眾才會理解並且認同你的主題觀點，才會有積極的成果反饋。
這也才有可能是一次成功的演示，你要知道，職場的PPT並不是配色絢麗，版式動畫酷炫就能取代的。
溝通明確需求，用PPT準確傳播觀點並打動目標人群，拿到對應的目標成果，這才是最重要的。
2.
PPT應該上升到邏輯層面
這個標題應該如何理解呢？
簡單講，就是進入職場後你會發現，PPT最核心的是表達邏輯，而不是所謂的表象層的視覺。拿著一堆炫酷的PPT模板，你會發現對於職場的你，完全不適用，這都是表象層的視覺障礙。
相反，你與你的領導，都會熱愛簡潔明了，主題內容突出的PPT。按照領導們的話說，就是讓人看得明白，事情能講清楚，視覺還要過得去。
這也是為什麼我們看到太多的商業演示案例時，第一眼總是覺得好像不夠眼前一亮，但細細閱讀，才發現內容看得明白，事情能講的清楚，而視覺看得過去。
除此之外，職場的PPT更多作用是有效溝通，有效溝通的底層因素就是，這份PPT具備正確的表達邏輯。
具備邏輯的PPT，更利於我們表達觀點，具備邏輯的PPT是為我們加分的PPT。談到邏輯，職場PPT常見的邏輯線應該是什麼樣的呢？
比如，用PPT完成一個新的方案在會議上宣講，目標是通過公司決策者的認可並實施，思考下這裡面的邏輯線應該包括什麼？
●方案背景
首先，你得講講這個方案開始的背景，你可以理解為為什麼要發起這個方案。
●方案目的
其次，說一說方案要達到的目的與成果。
●現狀分析
目前階段的現狀如何，存在哪些問題，從而更有效的引出你的解決方案。
●擬採取的新方案
到這一環節，就該談談你的方案，從上面的問題引出解決策略，推出你的方案。
●實施計劃以及相關成果效益
接下來就應該是實施計劃時間軸，以及方案實施後的主要成果效益。
有了這樣主線邏輯，PPT職場演示彙報呈現才能打動並且說服他人。
職場中的每一類型的PPT演示，背後都有隱藏的邏輯主線。比如年終總結、個人彙報、競聘述職、項目彙報、產品開發、營銷規劃等等。
3.
你之前的流程是錯的
很多時候，在職場中接到一個新的PPT製作任務。通常的做法是先找模板，再找資料內容，最後填充文稿，完成提交。
這樣看上去高效的PPT製作，其實正在抹殺掉你對PPT的激情與動力。
一是製作上沒有邏輯主線，最後的PPT彙報呈現，勢必會造成傳達不清，邏輯不明。二是如果按照這個思維給領導製作PPT，沒有需求的溝通，最終會導致你的PPT會持續修改下去。
那麼，正確的流程應該是什麼樣的呢？
首先，接到PPT演示任務，需要明確演示需求，按前面4個維度展開溝通；其次，尋找相關材料，提煉邏輯，假如你對演示內容非常熟悉，也可以先提煉邏輯再組織材料。
最核心的邏輯層面，可以由自上而下或自下而上兩種思維方法展開和提煉，關於這一部分，下次我會另起一篇深入的寫一寫。
而後再確定匹配風格，版式設計，細節修改，最後提交交付。
最後強調一點，職場設計PPT中，最關鍵兩點核心是，明確需求與理清邏輯。
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