老編覺得《超級整理術》靠譜的建議
書名：《超級整理術》
作者：［日］泉正人
1．東西「應該放哪兒」！
應當記住的不是「東西放哪兒了」，而是「東西應該放哪兒」這一規則，規則越簡單越好，太複雜反而會把自己搞糊塗。記住這個規則，並徹底執行「用後就還原」，肯定不會半天找不到自己需要的東西。
2．文件分類保管，不必分類太細
①正在辦理的或近期要用的文件，放在托盤或透明文件夾中，擺在辦公桌桌面上最容易拿到的地方；最好根據工作項目分類保存，只要是和某個項目有關的文件，統統放進一個文件夾內，如果一個放不下時，可分為多個。為了便於分辨，應給透明文件夾加上封面，在A4紙上面寫清項目和合作方名稱，以及開始日期（最好統一格式用6位數，如180801），封面用Word文檔的固定格式列印，每次列印封面時直接調出文檔填寫時間和名稱即可。盡量把文件統一成A4紙大小，看上去整齊，便於收納，也不容易丟。大尺寸的資料，就縮印成A4尺寸再保存。②需要保存的重要文件，如合同、發票等，封口保存；③不知以後是否需要的文件，暫時保存。
3．常用物品不用站起來就能拿到
你坐在椅子上，最好能不用站起來，就夠得著想拿的東西，這樣工作時注意力可以更加集中。所以像簽字筆、訂書機、即時貼等最常用的東西，要放在桌面上的筆筒里，否則每次使用都得把這些東西從抽屜里拿進拿出，很浪費時間。不需要頻繁使用的，如透明膠帶切割機、修正液等，可以放進抽屜里，以免佔用寶貴的桌面空間。
4．下班時活兒沒幹完不要收拾桌子
案頭工作還有很多沒完成，已經到下班時間了，為了儀式感，是不是都要物歸原處再走呢？NO！如果安全條件允許，不要收拾，攤在桌子上。因為第二天上班後，再把昨天收拾好的文件一一取出來很浪費時間的。工作前花費的時間越多，就越難以集中精力進入狀態。整理的最終目標是提高工作效率，一切妨礙工作效率的整理都是多餘的。
5．信息不必分類過細，要便於搜索
電腦的搜索功能很強大，文件只要整理出個大概就行。文件夾名稱和文件名都要儘可能詳細，而且格式統一，比如「日期+項目名稱+內容」。即使是客戶發來的文件，也要重新命名，把時間和關鍵詞都放進去，日後想要的時候就很容易搜索到了。電腦桌面要保持清爽，最好沒有文件夾，常用軟體放在任務欄上。正在辦理中的文件，按不同項目設文件夾快捷方式，放在電腦桌面上。打開電腦後，爭取滑鼠點擊不超過3下就能找到正在辦理的項目文件。
6．郵件快速分類快速回復
①郵件打開後只讀一遍，需要回復的立即回復，實在沒空就把這些已讀一遍的郵件保存在收件箱里，歸在「尚未處理」文件夾中，有空時一併回復，但是也應第一時間回復一句「郵件看到了，回頭答覆您」。不要讓對方處在一種不知道郵件收到沒有的焦慮中，有損互信關係。一旦你給對方留下了「這人總是很快回我郵件」的印象，對方也會以同樣的態度來回報你。時間一長，連對方的習慣也容易被你規則化了。
②在5秒鐘內作出判斷，儘可能減少猶豫和思考的時間。要是能把那些猶豫不決的時間都節省下來的話，工作效率會提高許多。
③郵件要寫得簡單明了（分條分項寫成靈活的「清單」），不僅節約發件人時間，也節約收件人閱讀時間。
7．清空大腦，把事情都記在日程表上
商務人士都會使用電腦或手機來管理自己的工作和日程。但是諸如還信用卡、買衛生紙、給某某買禮物等生活瑣事呢？這些繁雜的小事如果不用電腦來記，就會長期駐留在大腦的某個角落裡，可能會在你工作的時候突然跳出來。比如突然想起信用卡要還錢了！接下來又會想，要還多少錢來著，還款日是幾號來著，今天是幾號？最要命的是，有時我們會強迫自己停下手中的工作，找出銀行發來的賬單，核對確認金額和期限。如果總是這樣，工作時就很難再集中精神了。
8．把操作型工作委託給他人
工作可以分為「操作型」和「思考型」兩大類。操作型的工作：如處理髮票、整理文件或進行會議準備等不怎麼需要動腦筋就可以完成的工作，大多數情況下都是些例行事務。思考型的工作：如規劃立案、策劃新項目、寫作、決定經營戰略等需要進行大量思考的工作。「只要是操作型的工作，我們都可以委託給他人，從而節約自己的時間，提高工作效率，這也是我們整理的最終目的。」
9．對會議進行程序化管理
作者認為在同一時間內許多人聚集在一起開會是一種浪費。小時工資為200元的5名員工聚在一起開會，每小時等於花費1000元。除此以外還有場地費等其他費用，因此開一次會的實際成本估計在5000元左右。如果在會上討論的是價值5000元以上的內容倒還好，但是絕大多數會議都是將大量的時間用於只需郵件就可以處理，或不必當場討論的事情。如果是不得不進行的會議，建議先做要點提綱，用郵件發給會議全體出席者，讓大家搞清楚會議的議題，做好相應的資料準備，並整理好自己的發言後，再參加會議。如此一來，大家都明確了自己的職責和會議內容，會議可以高效地進行。事先做要點提綱，也使會議記錄更加容易，只需在各項議題下面填寫會議上的決定事項和重要事項，以及每項工作具體由誰負責，會後立即發送給參會人即可。
10．給工作任務設定周期提醒
我們的工作中有許多每周每月都要做的例行事務，如果每次都要在日程表中輸入一遍，會相當麻煩，各種日程軟體中有「定期工作任務」設定功能，利用起來很方便，可以設定每周一、每月第二個星期天或每月最後一天做哪些相同的事務性工作。作者尤其推薦把例行事務固定在一個相同的日期，比如投資相關事務安排在周二，確認工作安排在周一，雖然這些工作只要一周內完成就行，周幾做無所謂，但固定一個日子形成規則更好，可以使工作更加有條不紊，更能集中精力思考問題。 「就算最初只是一個很模糊的創意，但是只要將它們輸入定期顯示的『工作任務』，便會督促自己不斷完善、推進該創意。」很可能它們會在某個時候發展成具體可行的構想。
11．「絕對努力工作不走神」時段
要是在工作場所禁止打電話、禁止聊天，工作效率應該可以得到大幅提高。日本內衣製造廠托林浦公司就將這一想法付諸實踐了。該公司社長對公司同事之間「嘰嘰喳喳地討論工作」也很反感，為了改善這種狀況，托林浦公司制定了「努力工作時間段」制度，規定每天12點半到14點半的兩個小時內，禁止同事之間進行交談，禁止員工在辦公室內走動，也不準接電話。對於這一規定，一開始有員工反對，但等到大家都習慣了以後，公司的工作效率得到了大幅提高，加班的現象也明顯減少了多。因為大家都想著無論如何也不能加班，所以都不斷提高效率、加快工作速度，與此同時，他們自身的能力也得到了提升。
12．工作日和休息日保持一致作息
作者周末也保持著與平時一樣的作息制度，早上六點鐘起床，之後工作兩到三個小時。在那之後，則出門兜兜風，充分地享受假日。有些人認為周一到周五應全力工作，周六周日則應該徹底放鬆。作者認為，人一生中工作時間與私人時間幾乎各佔一半，無論哪方面都很重要，沒有必要硬是將兩者涇渭分明地分開考慮，因為如果這樣的話，「臨近周末我們會變得很開心，到了周一又會變得意志消沉，如此一來，工作狀態也會發生波動」。
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