寫封合格郵件有多難

「請告知XX客戶在X日之前把某文件原件寄到我們辦公室，謝謝。」我默默嘆口氣，回復「麻煩告知貴辦公室地址及收件人聯絡方式」。

看似專業的郵件可能帶來更大的摩擦成本。發件人默認我知道客戶應該把快遞寄到哪兒和寄給誰，而並沒有考慮我獲取相應信息的難度和成本。

也許我可以自行查閱通訊錄或者詢問其他同事得知準確快遞信息，但從提高工作效率的角度來看，發件人明顯給我出了難題——本來我在寫郵件給客戶時順便粘貼回郵地址即可，現在不管我手頭多忙，無論自己查找還是等待回復，我都浪費了時間。

工作中接觸的人越多，我越珍惜簡明扼要觀點清晰的郵件。如何寫一封合格的工作郵件呢？我認為，最重要的是考慮怎麼讓收件人準確獲知你想傳達的信息並給予反饋。在發送時注意形式上的一些小技巧，可能能更好達到預期效果。

收件人

如果有多位收件人/抄送對象，按職位排列。如果收件對象既包含外部組織的人士也包含同一公司的同事，把外部客戶的名字放在前面。

理解收件人/抄送對象/盲抄對象的區別，並應用於不同場景。

例如：同一份文件要對外報送給不同客戶，同時要抄送老闆和同級同事，選擇盲抄發送一封郵件還是逐封點對點發郵件？我選擇後者，儘管老闆和同級同事會收到數封內容一樣的抄送郵件。理由是，點對點發送時可以針對不同的收件人個性化其稱謂，讓他/她更能感覺到郵件是專門而寫，重視程度可能會有所提高。

又如：你認為某人應該收到某封郵件，但又不想被收件人知道，此時使用盲抄比較合適。如果盲抄，就一直維持，不要一不小心又換回抄送模式。

我當年網申世界銀行職位時，收到了HR盲抄的申請確認函，但沒過多久又收到一封所有收件人都在抄送欄的澄清信。雖然我不知道盲抄和抄送的對象是否完全相同，但很可能HR已經把他/她想隱藏的郵箱地址完全暴露。

主題

我比較習慣的方法是項目名稱+寫信事由，比如xx基金/xx項目-x協議需要於x時之前審閱。這是律所教會我的好習慣。該命名法至少有兩個好處：更容易引起收件人的注意，使其對發件目的一目了然，以便做出相應工作安排，以及方便自己歸檔郵件，便於日後查找。

求職郵件更應該把主題寫好：xx公司xx職位申請-姓名-畢業院校。即使職位描述的最後已經寫出郵件主題該怎麼寫，HR姐姐的信箱里還是塞滿各種題目就不合要求的郵件，可想而知，這些發件者獲得後續面試機會的幾率不會太高。

主題欄還有一點需要注意：如果是回復郵件，麻煩把自動出現的Re/或者答覆刪到只剩一個再發送，不然萬一同一事項郵件往來頻繁，標題最後都淹沒在「Re:答覆：Re」的海洋里，不但看著心亂，還反而容易忘了正題。

正文內容

身在職場的小夥伴都能體會，來回郵件確認一些瑣碎事項非常低效。如果一封郵件把事情說明白，能極大降低溝通成本。

最重要的事項放最前面。第一段里除了客套話就寫清楚要對方做什麼。郵件不宜長，但是要言簡意賅地解釋要對方做事的原因，希望對方採取的行動，以及截止時間點。要是光說「麻煩您幫我把協議蓋個章寄回來」，我肯定得問這是什麼協議，為什麼要簽這個協議，需要蓋幾份，最晚什麼時候要。但如果第一次發郵件提出請求時就已經說明前因後果和需要怎麼做，什麼時候做，能節約不少時間和精力。

不管郵件用中文寫還是用英文寫，都別太長，這不是論文——雖然中心句+論據的結構是必要的，但是如果要寫快1000字才能把事說明白，還是寫個備忘錄作為附件吧。甭管是電腦屏還是手機屏，看多了長郵件估計都頭暈。

還有，如果發英文郵件，跟中文郵件一樣，得文通字順。文縐縐的辭彙不一定是你想像的意思。比如有的國內律師認為「It is understood」比"I understand"好，因為主體模糊，能規避責任。我問過大學教授，也問過英美律師，他們都說能用主動語態盡量別選被動，何況It is understood的主體不還是發件人。

事前檢查

即使職場老鳥也可能大意失荊州。我第一個老闆說，他做律師時，曾經不小心把己方的memo抄送給了對方律師，又無法撤回，只得緊急打電話，請對方不要看郵件附件。

我也遇到過收到客戶郵件後，又接連收到幾封撤回失敗通知的情形。客戶後來解釋，發現附件不是最新版本，但總是顯示撤回不成功，連續點擊幾次，影響了十幾個人。我也曾經因為沒有回復最新郵件而誤解對方的意思。

防患於未然總好過亡羊補牢。郵件發出前一定全面檢查，尤其是以下事項的準確性：

收件人/抄送對象的郵箱地址；

主題欄的項目名稱和事項；

正文中提到的時間；

是否回復了最新郵件；以及

附件的內容及版本。

如果寫郵件時時刻提醒自己為對方著想、言簡意賅、信息準確，雖然你看不到收件人的表情，但他們可能因為心塞程度降低而更快回復你，並更及時地提供幫助。同時你也會發現無論是自己的寫作技能還是工作效率都會顯著提高。此等好事，何樂而不為？

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