人人都要會的文檔工具
這個文檔工具專題是「手段」的最後一部分，講完這個後，我們的交互技能樹的職業技能部分也就快結束了，還剩最後的精神部分，我準備在下周突擊一下，一口氣把它完結掉。這個專題還真是我給自己挖的坑，要說起文檔工具的使用，當然是所有職場人士人人必備的技能，我當時把它列在裡面正是因為這一點。但如果你非要把它拿出來單獨說，又好像沒有什麼好說的——Word、Excel、PPT誰不會用？思維導圖誰不會畫？不過說真的，儘管大家都會用，但是真正能把它們都用好的人我還真沒見過多少啊。
會用Word寫文檔，但是你會設置頁眉頁腳，能夠用自己定義模板來高效寫出一篇報告嗎？除了Word之外，你還會用什麼更方便高效的文檔工具嗎？
會用Excel畫表格，但是你會用各種公式做統計，知道自動生成數據透視表的方法嗎？給你一份原始產品和用戶數據，你能夠從裡面分析出可行性的產品改進結論嗎？以及，你會用更高級的數據分析工具比如SPSS嗎？
會用PPT做彙報，但是你能夠快速做出一份簡單、美觀以及易懂的PPT嗎？如果想要給PPT增加酷炫流暢的視覺動效，你能夠做出像是喬布斯、老羅、雷軍等人用的那種產品發布會級別的效果嗎？
就算是產品經理和設計師們再熟悉不過的思維導圖，其實大部分人畫的方式也都是不對的——因為大家都沒有理解思維導圖的創始人東尼·博贊發明這種書寫方式的初衷。如果真要選出一類最容易提高、性價比最高的職場技能，那其實就是這些文檔工具的使用技巧了。它們不僅全都可以通過刻意練習的方式來提高，而且每一門手藝都還能即刻用到工作中，改善你的工作效率，讓人對你刮目相看——「原來他連這些工具都能用得這麼好，真是一個非常靠譜的人啊，以後我有軟體不懂都可以請教他！」而且，就算你不做設計師了，以後想做產品經理、項目管理、遊戲製作人，甚至是證券分析師、投資人等等各種角色，其實都能用得上這些技能，它們是真正的萬金油，你值得擁有。儘管我在周圍人看來，已經是一個「超級工具黨」，幾乎所有軟體我都感興趣、都略懂一二，但我還真的不認為自己已經精通這些文檔工具了，只是多少掌握了一些技巧而已。另外由於篇幅關係，任選其中一種工具（比如PPT的使用技巧）其實都能寫出一本書來，我這裡也沒法展開說，只能給大家講講方向了。
一、思維導圖
說到「思維導圖」（Mind Map），相信大家已經不陌生，現在產品經理寫需求文檔、設計師做信息架構的時候都會經常用到，我的這個「交互技能樹」也是用它來表示的，大家會覺得這是一種很方便的寫文檔的工具，不再是那種一個段落一個段落的線性結構，而可以是用網狀鋪開的結構來寫，還能快速調整每個節點的順序和位置，所以可以適應很多種場景的寫作。「思維導圖」是東尼·博贊（Tony Buzan）在20世紀60年代發明出來的，結合了心理學、大腦神經生理學、語義學、神經語言學、記憶和助記法、感知理論、創造性思維等各類學科的知識，它是用於提高創造力和生產力的技巧，它能提高個人和組織的學習效率，它是用文字抓住靈感和洞察力的一套革命性方法。思維導圖的影響力有多大？東尼·博贊的《思維導圖》系列叢書，已被譯成35種語言，風靡200多個國家，總銷量突破1000萬冊，他本人也被劍橋大學、牛津大學、哈佛大學、斯坦福大學等世界名校聘為客座教授，專門講授思維導圖的實際應用技巧，他還成立了一個培訓組織，為世界各地的學校、企業和組織培訓思維導圖的技巧和各種學習方法。我有幸參加了一次公司請來的台灣籍官方認證講師Phoebe的思維導圖課程，聽完之後確實大開眼界，收穫很大——原來這才是思維導圖的正確打開方式，我們以前認為這種思維導圖軟體打開就知道怎麼用，就像自以為能夠用Photoshop畫幾個圖形就算會PS了一樣，實在太想當然了！這種培訓價格不菲，主要還是為了讓講師手把手帶大家學會思維導圖的使用方式，而其實主要的內容都在東尼·博贊的《思維導圖》這本書中講過了，書並不厚，大家直接看書就可以。
思維導圖是一種可視圖表，一種整體思維工具，可應用到所有認知功能領域，尤其是記憶、創造、學習和各種形式的思考。它被描述為「大腦的瑞士軍刀」。思維導圖的有效性在於它多樣的形狀和形式。它從中央發散出去，運用曲線、符號、辭彙、顏色以及圖片，形成一個完全自然的有機組織。1——《思維導圖》，東尼博贊一幅標準的思維導圖應該是下圖這樣的：
（引用自《思維導圖》中的插圖）思維導圖的技巧和準則繪製思維導圖的關鍵在於，先定義一個中央話題，然後使用圖像和辭彙短語作為基本元素，激發大腦不斷進行聯想和發散，直到自己覺得已經把這個中央話題說透、說明白為止。1. 突出重點整個導圖中的內容都需要經過你的思考和過濾，只寫出你認為是重點內容的關鍵字，同時還可以為最重點的內容加上圖像來突出。
一定要用中央圖像：圖像可以自動地吸引眼睛和大腦的注意力，可以觸發無數的聯想，還是幫助記憶的極有效的方法。所以一定要為你的中央話題找一個形象、生動的圖像，讓它能不斷地激發你的思考；
整個思維導圖中都要用圖像：只要有可能，就要用圖像，好處上面已經說過了。不要害怕畫得不好，這是給你自己看的，可以刺激你更加註意觀察生活，進而提高你描述真實物體的能力；
要用通感：可以多使用一些有關視覺、聽覺、嗅覺、味覺、觸覺的詞或圖像，比如你想表示發散性，就可以畫一棵不斷分叉的大樹，同時想像這棵樹的樣子，這樣你就能在下次看到的時候快速記起你要說的內容。
2. 發揮聯想它是人腦使用的另一個整合工具，是人腦記憶和理解的關鍵，它可以讓大腦進入任何話題的深層次。
在分支的內外連接時，可以用箭頭：思維導圖本身就是一個多維的圖像，不用把自己束縛在一個層次上，可以用箭頭甚至是雙向箭頭來做空間和邏輯上的連接；
使用各種色彩：色彩是加強記憶和提高創造力最有用的工具之一，無論是圖像還是導圖的枝幹，都可以選擇各種顏色，刺激你動用更多的腦細胞來進行創造和記憶；
使用代碼：代碼可以是勾、叉、圓圈、三角形或者下劃線，它們可以讓你在思維導圖的各個部分之間快速建立聯繫，不管這幾個部分隔得有多麼遠、看起來多麼無關。
3. 清晰明白保持清晰明白，可以幫助聯想和回憶更加流暢，這一點其實是很多人都沒有做好的。
每條線上只寫一個關鍵詞：每個單獨的詞都有上千個可能的聯想，只寫一個詞會給你帶來聯想的自由，這樣既記錄了重點，同時還保留了思維的彈性。這一點其實是最顛覆大家認知的，很多人甚至會在一條線上寫一句話甚至是一整個段落，那樣和抄書也沒區別了，對你記憶這本書的關鍵內容或是發散性思考毫無幫助；
線條的長度和詞本身的長度盡量一樣：這個規則容易讓詞與詞之間盡量靠近，也就有利於產生聯想，所節約的空間還能讓更多的信息都囊括在一張思維導圖上。這一點在手寫時尤其要注意，在電腦上軟體其實已經幫我們自動完成了；
中央的線條更粗：線條應該是中間最粗，越分支越細，就像是樹枝的分形結構一樣，這樣有助於你始終保持注意力在重要的中央部分上，同時粗細變化豐富的有機曲線有助於增強視覺上的興趣。
思維導圖的應用場景可能你會奇怪，平時我們畫的思維導圖都是只寫關鍵字的，為什麼東尼·博贊發明的這種方法需要用到這麼多圖像和顏色呢？其實這和他提倡的用途有關，真正按照他的方式來畫的思維導圖，可以用到很多場景中，也能夠起到更多的作用。（ST：我畫這棵交互技能樹的時候也是偷懶的，如果能加上更多的圖像效果會更好，後面我會補上。）真正的思維導圖，可以用於以下方面：
用於記憶：當你需要記住一系列知識點的時候，可以直接拿出一張白紙和一支多色筆（就是那種可以切換紅綠藍黑的圓珠筆），然後把你要記的東西用圖像和關鍵字描述出來，這種方式比一整篇的文字筆記要有效得多；
用於創造性思維：一張大白紙，一個中央話題，不斷地發散和聯想，這種方式不僅可以用於單人的頭腦風暴，也可以用於多人的共同討論，在做一些創造性的思考的時候非常有幫助，我自己就屢屢用這種方式來想各種設計方案的雛形；
用於記筆記：你是否已經厭倦了以往的那種事無巨細的課堂筆記？我一直認為花費大量的時間在寫字而不是聽課上面是非常愚蠢的行為，如果我在學生時代就能接觸到這個方法該多好，邊聽邊畫邊思考，記憶的效果會遠勝於只是單純地記錄老師和書上的觀點，因為這種讀書筆記是需要你大腦高度參與才能做出來的，同時還可以用於考前對整個學科內容的復盤；
用於會議紀要：寫會議紀要也和做筆記一樣，對你自己來說只要記錄要點就夠了，剩下的應該是用來想：我到底在這次會議中收穫了什麼？下一步應該做什麼？這些都很適合用思維導圖來呈現；
用於寫演講稿：很多人一到上台演講或者彙報的時候就大腦一片空白，就算事前寫滿了一張紙的文字演講稿都還是記不起一個字。這也是思維導圖的用武之地，因為你在寫的時候就是只記錄關鍵字和不斷聯想，你的大腦可以在這個過程中做出很好的預演練習，整個演講稿也是在你的思考過程中呈現出來的，並不需要記憶任何一段話，等到真正上台時，你只要回憶一下那張思維導圖豐富的色彩和圖像，很快就能想到現在講到第幾點了，接下來要講什麼。
還可以用於決策、用於自我分析、用於寫日記、提高學習技巧等等很多方面，我就不一一列舉了。
常用的思維導圖軟體
Xmind（推薦）：PC和Mac平台都有的免費軟體，部分高級功能要收費，但是基本使用已經足夠了；
MindManager：以前我用得比較多，但是一來比較貴，二來比較臃腫，啟動慢、功能複雜又不美觀，後來就棄坑了；
MindNode（推薦）：Mac平台上非常優秀的思維導圖軟體，非常精簡和美觀，用起來非常舒服，它是我現在的主力軟體之一；
iMindMap：東尼·博贊官方授權的思維導圖軟體，可以完美實現所有他說的思維導圖功能，和手繪效果幾乎一樣。但缺點是貴得離譜，我當時還真的花了一千多元買了一個版本，有幾個功能確實很好用，但那複雜的授權管理和很差的軟體優化實在是讓我受不了。
[
1
]引用自《思維導圖》（Kindle版），作者東尼·博贊，位置4366
二、文檔編輯
設計師要寫什麼文檔？
競品分析報告
用戶訪談紀要
可用性測試報告
會議紀要 / 頭腦風暴紀要
交互說明文檔
設計走查文檔（開發還原效果檢查）
……
除了工作上的這些，還有寫讀書筆記、寫項目總結、寫個人經驗分享等文章的時候，都會用到寫文檔的技能。但是你現在還是只會用Word的簡單編輯功能嗎？還在那裡一個字一個字地調樣式嗎？還在為圖文混排的糟糕效果而抓狂不已么？Word這個工具本身雖然有很多不便的地方，但是也有不少省時省力的技巧，只要你願意花時間去研究，甚至去買點書來看，還是能夠發現不少有用的東西的。但如果你是一個願意鑽研新工具的人，相信微軟早已不代表最先進的生產力的話，那就果斷找一些替代品吧，在很多場景下這些工具無疑更有用：
印象筆記（Evernote）：相信很多人都在用了，它可以用來收集你平時在網上找到的文章和好觀點，也可以隨時隨地記錄你的想法、會議錄音，甚至是拍照轉換成黑白掃描件也很方便。但它還是有你不知道的正確打開方式——你應該把它當成你的雲端大腦，而不是一個文檔收集器。推薦你去看看《Evernote超效率數字筆記術》這本書，裡面介紹了很多好方法；
有道雲筆記：和印象筆記很類似，整體來說我還是更喜歡用印象筆記，但是有道雲有一個團隊協作的功能，可以讓團隊成員自己上傳文檔和共同編輯，這個很方便；
Bear：Mac和iOS平台獲得蘋果編輯推薦獎的筆記軟體，相比印象筆記來說更輕更美，更適合隨手記個筆記、寫個文章，它的標籤式管理方式比筆記本更高效。軟體本身是免費的，同步功能要收費，不過價格不算貴；
Typora：基於Markdown語法的文檔編輯器，我平時寫文檔和寫公眾號文章都是用它，免費而且Mac和Win兩個平台都有，我之前也特地寫過一篇推薦文章，感興趣的同學可以了解下。
其實現在還有一些可以在線編輯的文檔工具，比如石墨文檔和騰訊文檔，用於協作和共享還是蠻方便的，至於長文檔的編輯，個人習慣還是比較喜歡在軟體里進行，只要加上堅果雲這樣的雲同步盤就可以解決多端同步問題了。
三、數據分析
我們說現在的設計師需要看產品的後台數據，要會處理用研的問卷統計數據，這些該用什麼工具？毫無疑問，至少用Excel來進行基本的統計分析和各種公式的調用得會，面對同樣一張表的不同時期數據，你應該要能做出一個會自動更新結果的圖表來，這樣才算基本達標。我平時說的前期用戶人口屬性分析、各產品主要人群以及使用頻率等等分析，都是從數據後台導出後，我自己手工統計的。如果做不到這一點，那隻能等著產品經理給你提需求了，但是設計方面的數據難道你真的不應該親眼看看、親自分析一下嗎？在數據分析界，還有一款比Excel更專業的工具——SPSS。Excel雖然日常用得多，但是一旦到數據條目非常多的量級，以及要生成回歸分析等各種交叉分析的時候就不夠用了。這時候用研同學常用的SPSS就會派上用場。
作為一款專業的大數據分析軟體，它可以做的事情當然要比Excel要多得多，複雜程度和上手成本當然也要高得多，同時價格也非常感人。為了掌握它，我還特地去聽了公司一位用研同學的分享課，學會了一點點皮毛，但是由於平時用得太少，現在也忘得差不多了。對用研和大數據分析感興趣的同學可以去詳細了解。
四、PPT報告
寫PPT的能力有多重要不用我多說了吧？什麼，作為設計師的你平時不用寫PPT，所以不太會？那可不行，寫PPT的能力遠比你在學校中所能想到的要重要得多：
設計師都需要有一份精美的求職簡歷和作品集，這些都應該用Keynote來寫，然後導成PDF文檔；
設計師平時做項目總結和設計分享的時候，一份拿得出手的、生動有趣的PPT很重要，光會畫圖可不夠；
設計師做好一份方案設計之後，要向甲方或者老闆提案的時候，PPT做得好通過率就高得多；
設計師在BAT這樣的公司里需要通道晉級，在很多互聯網公司也需要做季度或者半年的績效陳述，這些都需要你會做、會講PPT。
就算不是為了自己，有時候老闆或者上級也會需要對外做宣講甚至發布會的，這時如果你是一位精通PPT技能的人，那完全可以通過這門手藝跟老闆打好關係，為公司樹立品牌形象，何樂而不為呢？其實做PPT並不難，會做排版、會做動效的同學，推薦你們早日棄坑PowerPoint，轉投蘋果的Keynote的懷抱，因為那裡的像素級移動和對齊、豐富的動畫效果和神器移動的轉場會讓你欲罷不能，效率要高很多，效果也要好很多。
尤其是動效方面，你可以像是學習原型工具一樣好好研究各種動畫（本來Keynote也就是蘋果公司的原型工具），以將問題說明清楚為目的來設計酷炫的動效，絕不應該為了動而動，更不要做太長時間的動畫，浪費觀眾的時間。
就像上面這張PPT的動畫構件，只有幾個我是設置了0.4秒的，其他的都是0秒，只是為了分步驟展示才分了這麼多段。比起單純的軟體技巧，其實更難的是如何寫好一個PPT報告，框架結構是怎樣，應該怎麼起承轉合效果最好，如何介紹自己的設計方案最容易讓人接受，這裡面的技術含量不會低於「如何寫出一篇10W+微信公眾號文章」。我們也是在寫的過程中不斷總結和更新，現在才總算有一些關於項目彙報和總結的心得，我自己在寫晉級PPT的時候是有多痛苦也跟大家說過了。光是如何寫好PPT這件事情就可以寫一本書了吧，你去網上一搜也能搜到很多此類的書，我就不給自己挖坑了。系列文章題圖的圖片授權基於：CC0協議
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